Mẫu sổ theo dõi hợp đồng kinh tế

Để quản lý các hợp đồng kinh tế một cách hiệu quả, việc sử dụng mẫu sổ theo dõi là không thể thiếu. Việc sử dụng mẫu sổ này giúp cho việc quản lý và theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng trở nên dễ dàng và chính xác hơn, giúp cho việc bảo đảm tính pháp lý và minh bạch trong các giao dịch kinh tế. Qua bài viết này chúng tôi sẽ cung cấp Mẫu sổ theo dõi hợp đồng kinh tế để việc thực hiện quản lý hợp đồng kinh tế của quý khách hàng có thể trở nên đơn giản, hiệu quả hơn.

1. Sổ theo dõi hợp đồng kinh tế là gì?

Sổ theo dõi hợp đồng kinh tế là một công cụ quản lý được sử dụng để theo dõi và giám sát việc thực hiện các hợp đồng kinh tế thông qua việc ghi chép đầy đủ các thông tin quan trọng về hợp đồng. Sổ theo dõi hợp đồng kinh tế đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo việc thực hiện hợp đồng đúng tiến độ và chất lượng, giảm thiểu rủi ro tranh chấp, tăng hiệu quả quản lý hợp đồng.

2. Mẫu sổ theo dõi hợp đồng kinh tế

Hiện nay, không có quy định cụ thể về mẫu sổ theo dõi hợp đồng kinh tế. Tuy nhiên, quý khách hàng có thể tham khảo mẫu sau đây:

3. Các bước điền mẫu sổ theo dõi hợp đồng kinh tế

Các bước điền mẫu sổ theo dõi hợp đồng kinh tế:

Ví dụ: Hợp đồng mua bán máy tính

Hợp đồng: 

Ghi thông tin về số hợp đồng, ngày ký hợp đồng, loại hợp đồng, đối tượng hợp đồng (tên, địa chỉ). Ví dụ:

• Số hợp đồng: Mua bán/2023/01
• Ngày ký: 01/01/2023
• Loại hợp đồng: Mua bán
• Đối tượng hợp đồng:
• Bên bán: Công ty Cổ phần Máy tính ABC
• Địa chỉ: 123 Nguyễn Văn Trỗi, Phường 1, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh

Thực hiện: 

Điền thông tin vào từng mục theo nội dung theo dõi:

• Tên hàng hóa/dịch vụ: Máy tính xách tay
• Số lượng: 10
• Đơn vị tính: Cái
• Giá trị hợp đồng: 100.000.000 đồng
• Thời hạn thanh toán: 30 ngày sau khi nhận hàng
• Hình thức thanh toán: Chuyển khoản
• Ngày giao hàng/cung cấp dịch vụ: 10/01/2023
• Địa điểm giao hàng/cung cấp dịch vụ: Công ty Cổ phần XYZ, 456 Trần Hưng Đạo, Phường 2, Quận 3, TP. Hồ Chí Minh

Ghi chú: 

Ghi chép các thông tin liên quan đến quá trình thực hiện hợp đồng như:

• Ngày thanh toán: 15/01/2023
• Số tiền đã thanh toán: 100.000.000 đồng
• Tình trạng thực hiện: Hoàn thành
• Ghi chú: Máy tính đã được giao hàng và nghiệm thu đầy đủ

Cần cập nhật thông tin vào sổ theo dõi hợp đồng một cách đầy đủ và chính xác theo từng mốc thời gian và lưu trữ sổ theo dõi hợp đồng cẩn thận để phục vụ cho việc tra cứu và kiểm tra trong tương lai.

4. Nội dung mẫu sổ theo dõi hợp đồng kinh tế 

Nội dung mẫu sổ theo dõi hợp đồng kinh tế

Nội dung cụ thể trong mẫu sổ có thể bao gồm các thông tin sau đây:

Thông tin chung:

• Tên hợp đồng: Ghi rõ tên và số hiệu của hợp đồng.
• Ngày ký: Ghi ngày tháng năm ký kết hợp đồng.
• Loại hợp đồng: Xác định loại hợp đồng (mua bán, gia công,...)
• Đối tượng hợp đồng: Ghi tên và địa chỉ của bên bán/bên nhận gia công.
• Giá trị hợp đồng: Ghi tổng giá trị của hợp đồng.
• Thời hạn hợp đồng: Ghi rõ thời gian hiệu lực của hợp đồng.
• Nội dung chính của hợp đồng: Tóm tắt các điều khoản quan trọng của hợp đồng.

Theo dõi thực hiện hợp đồng:

Hợp đồng:

• Tên hàng hóa/dịch vụ: Ghi rõ tên hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp trong hợp đồng.
• Số lượng: Ghi số lượng hàng hóa hoặc dịch vụ cần cung cấp theo hợp đồng.
• Đơn vị tính: Xác định đơn vị tính cho số lượng hàng hóa/dịch vụ.
• Giá trị hợp đồng: Ghi giá trị tương ứng với số lượng hàng hóa/dịch vụ.
• Thời hạn thanh toán: Ghi rõ thời hạn thanh toán cho từng đợt thanh toán.
• Hình thức thanh toán: Xác định phương thức thanh toán (tiền mặt, chuyển khoản,...).
• Ngày giao hàng/cung cấp dịch vụ: Ghi rõ ngày tháng giao hàng/cung cấp dịch vụ.
• Địa điểm giao hàng/cung cấp dịch vụ: Xác định địa điểm giao hàng/cung cấp dịch vụ.

Thực hiện:

• Số lượng hàng hoá/ dịch vụ đã thực hiện: Ghi nhận số lượng hàng hóa/dịch vụ đã thực hiện.
• Giá trị đã thực hiện: Ghi nhận giá trị tương ứng với số lượng đã thực hiện.
• Ngày thanh toán: Ghi nhận ngày tháng thực hiện thanh toán cho từng đợt.
• Số tiền đã thanh toán: Ghi nhận số tiền đã thanh toán cho từng đợt.
• Tình trạng thực hiện: Ghi chú tình trạng thực hiện hợp đồng (đang thực hiện, hoàn thành,...). Ghi chú: Ghi chép các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng; Ghi chú các thay đổi, điều chỉnh (nếu có) so với nội dung hợp đồng ban đầu.

Ký tên và đóng dấu: 

Ký tên và đóng dấu của người đại diện hợp pháp hai bên (nếu cần thiết). 

5. Quy trình nộp mẫu sổ theo dõi hợp đồng kinh tế

Để đảm bảo thông tin được gửi đi chính xác và đầy đủ, quy trình nộp mẫu sổ theo dõi hợp đồng kinh tế cần được thực hiện cẩn thận và tuân thủ theo các bước sau:

- Hoàn thiện mẫu sổ: Điền đầy đủ thông tin và chi tiết cần thiết vào mẫu sổ theo dõi hợp đồng. Sử dụng thông tin chính xác và cập nhật trong quá trình điền mẫu.

- Kiểm tra thông tin: Rà soát kỹ lưỡng mọi thông tin trong mẫu sổ để đảm bảo không có lỗi và mọi chi tiết đều chính xác. Chú ý đến các thông tin quan trọng như:

• Tên và địa chỉ của các bên tham gia hợp đồng.
• Số hiệu hợp đồng.
• Nội dung hợp đồng.
• Các mốc thời gian quan trọng.
• Các điều khoản thanh toán.

- Xác nhận sự kiện và ngày thực hiện: Đảm bảo rằng mọi sự kiện liên quan đến hợp đồng đã được ghi chép đầy đủ và chính xác trong mẫu sổ.  Ghi rõ ngày hoàn thiện mẫu sổ để theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng.

- Chuẩn bị tài liệu đi kèm: Nếu cần thiết, chuẩn bị các tài liệu hỗ trợ hoặc bổ sung đi kèm với mẫu sổ theo dõi hợp đồng. Các tài liệu này có thể bao gồm:

• Bản sao hợp đồng.
• Biên bản nghiệm thu công việc.
• Hóa đơn thanh toán.

- Kiểm tra chữ ký và duyệt: Xác nhận rằng tất cả các bên tham gia hợp đồng đã ký tên và duyệt mẫu sổ theo quy định. Việc ký tên và duyệt thể hiện sự đồng ý của các bên đối với nội dung trong mẫu sổ.

- Chọn phương tiện gửi: Lựa chọn phương thức gửi phù hợp để gửi mẫu sổ theo dõi hợp đồng. Các phương thức gửi phổ biến bao gồm:

• Email.
• Fax.
• Dịch vụ gửi tài liệu trực tuyến.

- Gửi đi và theo dõi: Gửi mẫu sổ theo dõi hợp đồng theo phương thức đã chọn. Theo dõi và xác nhận rằng mẫu đã được nhận và xử lý bởi bên nhận.

- Lưu trữ bản giữ lại: Bảo quản một bản sao của mẫu sổ đã nộp để tra cứu và tham khảo trong tương lai.

6. Câu hỏi thường gặp

6.1 Mẫu sổ theo dõi hợp đồng kinh tế có thể được sử dụng để quản lý các hợp đồng gia công?

Có. Mẫu sổ theo dõi hợp đồng kinh tế có thể là công cụ hữu ích để quản lý các hợp đồng. Tuy nhiên, cần điều chỉnh lại sao cho phù hợp với mỗi loại hợp đồng khác nhau.

6.2 Sổ theo dõi hợp đồng kinh tế có thể được sử dụng để giải quyết tranh chấp?

Có thể. Sổ theo dõi hợp đồng kinh tế có thể được sử dụng làm bằng chứng để giải quyết tranh chấp giữa các bên tham gia hợp đồng.

6.3 Sổ theo dõi hợp đồng kinh tế có phải được cập nhật thường xuyên không?

Có. Cần cập nhật thông tin vào sổ theo dõi hợp đồng một cách thường xuyên để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ.

Hy vọng qua bài viết, Công ty Luật ACC đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về Mẫu sổ theo dõi hợp đồng kinh tế. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với Công ty Luật ACC nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.