Sổ đăng ký cổ đông là một công cụ quan trọng để quản lý hoạt động của công ty cổ phần. Nó ghi nhận thông tin về sở hữu cổ phần của các cổ đông, giúp đảm bảo quyền lợi của các bên liên quan. Để hiểu rõ hơn về Mẫu sổ đăng ký cổ đông công ty cổ phần hãy cùng Công ty Luật ACC tìm hiểu bài viết sau:
Mẫu sổ đăng ký cổ đông công ty cổ phần
I. Sổ cổ đông công ty cổ phần là gì?
Công ty cổ phần là một loại hình doanh nghiệp có vốn điều lệ được chia thành nhiều phần bằng nhau gọi là cổ phần. Mỗi cổ đông là chủ sở hữu một hoặc một số cổ phần và có quyền và nghĩa vụ tương ứng với số cổ phần mà mình sở hữu.
Sổ đăng ký cổ đông là văn bản do công ty cổ phần lập và lưu giữ để ghi nhận thông tin về sở hữu cổ phần của các cổ đông. Sổ đăng ký cổ đông có thể được thực hiện dưới dạng văn bản giấy hoặc tập dữ liệu điện tử.
II. Quy định pháp luật về sổ đăng ký cổ đông
Công ty cổ phần phải lập và lưu giữ sổ đăng ký cổ đông từ khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Sổ đăng ký cổ đông có thể là văn bản giấy, tập dữ liệu điện tử ghi nhận thông tin về sở hữu cổ phần của các cổ đông công ty.
2. Sổ đăng ký cổ đông phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:
a) Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty;
b) Tổng số cổ phần được quyền chào bán, loại cổ phần được quyền chào bán và số cổ phần được quyền chào bán của từng loại;
c) Tổng số cổ phần đã bán của từng loại và giá trị vốn cổ phần đã góp;
d) Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý của tổ chức, địa chỉ trụ sở chính đối với cổ đông là tổ chức;
đ) Số lượng cổ phần từng loại của mỗi cổ đông, ngày đăng ký cổ phần.
3. Sổ đăng ký cổ đông được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty hoặc các tổ chức khác có chức năng lưu giữ sổ đăng ký cổ đông. Cổ đông có quyền kiểm tra, tra cứu, trích lục, sao chép tên và địa chỉ liên lạc của cổ đông công ty trong sổ đăng ký cổ đông.
4. Trường hợp cổ đông thay đổi địa chỉ liên lạc thì phải thông báo kịp thời với công ty để cập nhật vào sổ đăng ký cổ đông. Công ty không chịu trách nhiệm về việc không liên lạc được với cổ đông do không được thông báo thay đổi địa chỉ liên lạc của cổ đông.
5. Công ty phải cập nhật kịp thời thay đổi cổ đông trong sổ đăng ký cổ đông theo yêu cầu của cổ đông có liên quan theo quy định tại Điều lệ công ty.
III. Nội dung sổ đăng ký cổ đông tại công ty cổ phần
Công ty cổ phần phải lập và lưu giữ sổ đăng ký cổ đông từ khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Sổ đăng ký cổ đông là cơ sở để Công ty cổ phần thực hiện việc chi trả cổ tức và lập Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông.
Hình thức: Sổ đăng ký cổ đông có thể là văn bản giấy, tập dữ liệu điện tử.
Sổ đăng ký cổ đông phải có các nội dung chủ yếu sau đây:
- Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty;
- Tổng số cổ phần được quyền chào bán, loại cổ phần được quyền chào bán và số cổ phần được quyền chào bán của từng loại;
- Tổng số cổ phần đã bán của từng loại và giá trị vốn cổ phần đã góp;
- Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý của tổ chức, địa chỉ trụ sở chính đối với cổ đông là tổ chức;
- Số lượng cổ phần từng loại của mỗi cổ đông, ngày đăng ký cổ phần.
Lưu giữ: Sổ đăng ký cổ đông được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty hoặc các tổ chức khác có chức năng lưu giữ sổ đăng ký cổ đông.
Cổ đông có quyền kiểm tra, tra cứu, trích lục, sao chép tên và địa chỉ liên lạc của cổ đông công ty trong sổ đăng ký cổ đông.
IV. Mẫu sổ đăng ký cổ đông công ty cổ phần
Dưới đây là mẫu sổ đăng ký cổ đông công ty cổ phần công ty Luật ACC tổng hợp và gửi tới khách hàng đang có nhu cầu tìm hiểu về mẫu sổ đăng ký cổ đông công ty cổ phần:
CÔNG TY CỔ PHẦN ………
------------
SỐ: …./…../……..
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
------o0o-----
……………, ngày ……… tháng ……… năm ………..
SỔ ĐĂNG KÝ CỔ ĐÔNG
- Tên Công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN ……………………………………………………………
Tên giao dịch: ………………………………………………………………………………………………………
Tên viết tắt: …………………………………………………………………………………………………………
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số ……………………. Do Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và đầu tư Thành phố Hà Nội cấp
ngày ………………………..
Địa chỉ trụ sở chính: …………………………………………………………, thành phố Hà Nội
Vốn điều lệ: …………………………….. đồng (…………………………………… đồng Việt Nam).
Tổng số cổ phần: …………………………… Cổ phần (…………………………………. cổ phần)- Cổ phần cổ đông sáng lập đã mua: ……………………… Cổ phần (……………………….. cổ phần)
- Cổ phần chào bán: 0 cổ phần.
Loại cổ phần:
Cổ phần phổ thông: ……………………. Cổ phần (Mười tám nghìn cổ phần)
Cổ phần ưu đãi: 0 cổ phần
Mệnh giá cổ phần : …….. đồng (……….. nghìn đồng Việt Nam)
4. Tên cổ đông, địa chỉ, số lượng cổ phần của từng loại cổ đông:
| STT | Họ và tên | Nơi đăng ký hộ khẩu | Chỗ ở hiện | Số, ngày, nơi cấp | Số cổ | Loại cổ | Số GCN | Ngày cấp |
| thường trú | tại | chứng minh thư nhân | phần | phần | Vốn góp | |||
| dân (hoặc hộ chiếu) | ||||||||
| 1 | ||||||||
| 2 | ||||||||
| 3 | ||||||||
| Sổ cổ đông đã được lập và lưu giữ tại trụ sở Công ty. | ||||||||
| Đại diện theo pháp luật của Doanh nghiệp |
Mẫu 2:
Mẫu sổ đăng ký cổ đông công ty cổ phần
V. Cách lập sổ đăng ký cổ đông công ty cổ phần
Mẫu sổ đăng ký cổ đông dù không được pháp luật quy định chi tiết, song đây không phải là tài liệu khó xây dựng. Nội dung sổ đăng ký cổ đông phải thể hiện được các thông tin sau:
- Tên, địa chỉ trụ sở công ty;
- Tổng số cổ phần được quyền chào bán, loại cổ phần được quyền chào bán và số cổ phần được quyền chào bán của từng loại;
- Tổng số cổ phần đã bán của từng loại, giá trị vốn cổ phần đã góp;
- Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ chứng thực cá nhân đối với cổ đông là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý của tổ chức, địa chỉ trụ sở chính đối với cổ đông là tổ chức;
- Số lượng cổ phần từng loại mà mỗi cổ đông sở hữu, ngày đăng ký cổ phần.
VI. Ai là người quản lý sổ cổ đông công ty cổ phần
Theo quy định tại Khoản 3 Điều 122 Luật Doanh nghiệp 2020, sổ đăng ký cổ đông được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty hoặc các tổ chức khác có chức năng lưu giữ sổ đăng ký cổ đông (Ví dụ: Trung tâm lưu ký chứng khoán). Việc quản lý sổ cổ đông được thực hiện bởi hai bên:
1. Công ty cổ phần:
Có trách nhiệm lập và lưu giữ sổ đăng ký cổ đông.
Cập nhật thông tin về sở hữu cổ phần trong sổ đăng ký cổ đông khi có thay đổi.
Bảo mật thông tin trong sổ đăng ký cổ đông.
Cung cấp thông tin trong sổ đăng ký cổ đông cho các bên liên quan theo quy định.
2. Trung tâm Lưu ký Chứng Khoán (VSD):
Lưu giữ thông tin về sổ đăng ký cổ đông theo hợp đồng ký kết với công ty cổ phần.
Cung cấp thông tin về sổ đăng ký cổ đông cho các bên liên quan theo quy định.
VII. Vai trò của sổ cổ đông công ty cổ phần
Sổ cổ đông là tài liệu nội bộ, không phải là văn bản cần xin cấp phép giống như Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, song lại đóng vai trò rất quan trọng đối với công ty cổ phần bởi những lý do sau:
Tài liệu chứa đầy đủ thông tin của các cổ đông
*Lưu ý: Khi có thay đổi địa chỉ liên lạc, cổ đông phải thông báo kịp thời với công ty để cập nhật vào sổ đăng ký cổ đông.
Xác nhận việc sở hữu cổ phần của cổ đông
- Sổ cổ đông phải thể hiện thông tin về tổng số cổ phần được quyền chào bán, đã bán của từng loại và giá trị vốn cổ phần đã góp.
- Đối với thủ tục chuyển nhượng cổ phần, cổ phần được coi là đã bán khi:
Được thanh toán đủ;
Thông tin về người mua được ghi đầy đủ vào sổ cổ đông và kể từ thời điểm hoàn tất việc chuyển nhượng, người mua cổ phần trở thành cổ đông của công ty.
Tóm lại, sổ cổ đông là văn bản nội bộ chính xác và kịp thời nhất để xác nhận việc chuyển nhượng cổ phần và sở hữu cổ phần của cổ đông, là căn cứ để tiến hành việc phân chia lợi nhuận trong công ty cổ phần.
VIII. Những câu hỏi thường gặp:
1. Những vấn đề lưu ý khi soạn thảo sổ đăng ký cổ đông công ty cổ phần là gì?
Để đảm bảo cho sổ đăng ký cổ đông công ty cổ phần đúng quy định, khi soạn thảo, doanh nghiệp cần lưu ý:
- Cung cấp đúng thông tin của từng cổ đông công ty và có bản sao rõ ràng
- Chú ý đến từng nội dung cần có của sổ đăng ký cổ đông và đặc biệt lưu ý đến vốn góp
- Có chữ ký của người đại diện theo pháp luật và chữ ký của từng cổ đông công ty
- Khi chào bán cổ phần cho cổ đông hiện hữu các thông tin về cổ đông phải được ghi vào sổ đăng ký cổ đông để chứng thực quyền sở hữu cổ phần của cổ đông đó trong công ty.
2. Không lập sổ đăng ký cổ đông công ty cổ phần bị phạt tiền không?
Căn cứ theo quy định tại điểm b khoản 2 và điểm đ khoản 3 Điều 34 Nghị định 50/2016/NĐ-CP thì công ty cổ phần không lập sổ đăng ký cổ đông có thể bị phạt tiền tối đa lên đến 15.000.000 đồng và bị buộc phải xác lập cũng như lưu giữ sổ đăng ký theo quy định.
3. Thời điểm lập sổ đăng ký cổ đông?
Công ty cổ phần phải lập và lưu giữ sổ đăng ký cổ đông từ khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo khoản 1 Điều 122 Luật Doanh nghiệp 2020.
Nội dung bài viết:
Hãy để lại bình luận của bạn tại đây!