Mẫu phiếu xác nhận công việc hoàn thành là một tài liệu được sử dụng để xác nhận rằng một công việc cụ thể đã được hoàn thành theo yêu cầu. Vậy cách ghi mẫu phiếu này như thế nào là hợp lý? Bài viết dưới đây, ACC sẽ cung cấp tất cả các thông tin cần thiết đến bạn.
Mẫu phiếu xác nhận công việc hoàn thành 2024
1. Hình thức của Mẫu phiếu xác nhận công việc hoàn thành
Có hai loại hình thức phổ biến cho Mẫu phiếu xác nhận công việc hoàn thành:
1.1. Mẫu số 05-LĐTL:
- Được ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
- Áp dụng cho các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế.
- Mẫu phiếu có quy định cụ thể về nội dung, bố cục và trình tự sắp xếp các thông tin.
- Doanh nghiệp có thể tải mẫu phiếu này trên trang web của Bộ Tài chính hoặc các trang web cung cấp thông tin về luật lao động.
1.2. Mẫu tự thiết kế:
- Doanh nghiệp có thể tự thiết kế mẫu phiếu xác nhận phù hợp với nhu cầu và đặc thù hoạt động của mình.
- Mẫu phiếu tự thiết kế cần đảm bảo bao gồm đầy đủ các thông tin cần thiết, như:
- Tên đơn vị
- Bộ phận
- Số phiếu
- Ngày tháng
- Tên người thực hiện
- Mô tả công việc
- Số lượng/Khối lượng
- Chất lượng
- Kết quả
- Ký tên
- Doanh nghiệp cần lưu ý đảm bảo tính hợp pháp và phù hợp với quy định của pháp luật khi tự thiết kế mẫu phiếu.
2. Mẫu phiếu xác nhận công việc hoàn thành 2024
Mẫu phiếu xác nhận công việc hoàn thành 2024
3. Hướng dẫn cách ghi mẫu phiếu xác nhận công việc hoàn thành
Trong Phụ lục 3 của Thông tư 200/2014/TT-BTC cũng hướng dẫn chi tiết cách ghi và trách nhiệm ghi từ loại chứng từ trong đó có mẫu phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, cụ thể như sau:
Bảng thanh toán tiền lương được lập hàng tháng. Cơ sở để lập Bảng thanh toán tiền lương là các chứng từ liên quan như: Bảng chấm công, phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành...
Cột A, B: Ghi số thứ tự, họ tên của người lao động được hưởng lương.
Cột 1,2: Ghi bậc lương, hệ số lương của người lao động.
Cột 3,4: Ghi số sản phẩm và số tiền tính theo lương sản phẩm.
Cột 5,6: Ghi số công và số tiền tính theo lương thời gian.
Cột 7,8: Ghi số công và số tiền tính theo lương thời gian hoặc ngừng, nghỉ việc hưởng các loại % lương.
Cột 9: Ghi các khoản phụ cấp thuộc quỹ lương.
Cột 10: Ghi số phụ cấp khác được tính vào thu nhập của người lao động nhưng không nằm trong quỹ lương, quỹ thưởng.
Cột 11: Ghi tổng số tiền lương và các khoản phụ cấp mà người lao động được hưởng.
Cột 12: Ghi số tiền tạm ứng kỳ I của mỗi người.
Cột 13,14,15,16: Ghi các khoản phải khấu trừ khỏi lương của người lao động và tính ra tổng số tiền phải khấu trừ trong tháng.
Cột 17,18: Ghi số tiền còn được nhận kỳ II.
Cột C: Người lao động ký nhận khi nhận lương kỳ II.
Cuối mỗi tháng căn cứ vào chứng từ liên quan, kế toán tiền lương lập Bảng thanh toán tiền lương chuyển cho kế toán trưởng soát xét xong trình cho giám đốc hoặc người được uỷ quyền ký duyệt, chuyển cho kế toán lập phiếu chi và phát lương. Bảng thanh toán tiền lương được lưu tại phòng (ban) kế toán của đơn vị. Mỗi lần lĩnh lương, người lao động phải trực tiếp ký vào cột “Ký nhận” hoặc người nhận hộ phải ký thay.
Có thể thấy việc quy định về mẫu phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành được người sử dụng lao động dùng để đảm bảo sự đồng nhất và minh bạch trong quá trình xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành cũng như có căn cứ để tính tiền lương, tiền công cho người lao động một cách công bằng, chính xác.
4. Một số lưu ý khi sử dụng Mẫu phiếu xác nhận công việc hoàn thành
- Phiếu cần được lập đầy đủ và chính xác.
- Phiếu cần được ký tên bởi người xác nhận công việc hoàn thành.
- Phiếu cần được lưu trữ cẩn thận để làm bằng chứng cho các mục đích sau này.
- Cần điền đầy đủ tất cả các thông tin theo yêu cầu của mẫu phiếu
- Cần đảm bảo thông tin được ghi chép chính xác, rõ ràng, dễ đọc.
- Phiếu cần được ký tên bởi người xác nhận công việc hoàn thành, thường là trưởng bộ phận hoặc quản lý. Chữ ký cần rõ ràng, đầy đủ họ tên và chức vụ.
5. Câu hỏi thường gặp:
5.1. Mục đích sử dụng của mẫu phiếu này là gì?
Trả lời: Mẫu phiếu này được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau, bao gồm:
- Làm cơ sở để thanh toán cho người thực hiện công việc.
- Lưu trữ hồ sơ về công việc đã được thực hiện.
- Kiểm tra xem công việc đã được thực hiện theo yêu cầu hay chưa.
5.2. Cần lưu trữ phiếu trong bao lâu?
Trả lời: Thời gian lưu trữ Phiếu xác nhận công việc hoàn thành phụ thuộc vào quy định về quản lý hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp. Theo quy định chung, thời gian lưu trữ tối thiểu của Phiếu là 02 năm. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể lưu trữ lâu hơn tùy theo nhu cầu và mục đích sử dụng. Dưới đây là một số trường hợp cần lưu ý về thời gian lưu trữ Phiếu:
- Đối với Phiếu liên quan đến việc thanh toán tiền lương: cần lưu trữ tối thiểu 03 năm theo quy định tại khoản 4 Điều 11 Thông tư 200/2014/TT-BTC.
- Đối với Phiếu liên quan đến việc thanh tra, kiểm tra: cần lưu trữ theo thời hạn của hồ sơ thanh tra, kiểm tra.
- Đối với Phiếu liên quan đến việc giải quyết tranh chấp lao động: cần lưu trữ theo thời hạn của hồ sơ giải quyết tranh chấp lao động.
5.3. Có thể sửa đổi nội dung của mẫu phiếu không?
Trả lời: Có thể sửa đổi nội dung của mẫu phiếu xác nhận công việc hoàn thành, nhưng cần lưu ý một số điểm sau:
Loại mẫu phiếu:
- Mẫu số 05-LĐTL: Doanh nghiệp không được sửa đổi nội dung của mẫu phiếu này vì đây là mẫu bắt buộc theo quy định của Bộ Tài chính.
- Mẫu tự thiết kế: Doanh nghiệp có thể sửa đổi nội dung của mẫu phiếu này để phù hợp với nhu cầu của mình.
Nguyên tắc sửa đổi:
- Nội dung sửa đổi không được vi phạm quy định của pháp luật, đặc biệt là các quy định về lao động, kế toán, thuế.
- Nội dung sửa đổi cần đảm bảo sự đầy đủ, chính xác, rõ ràng của thông tin.
- Cần giữ nguyên các thông tin cơ bản của mẫu phiếu theo quy định.
Lưu ý khi sửa đổi:
- Cần cập nhật đầy đủ các văn bản liên quan như quy chế, quy định nội bộ của doanh nghiệp.
- Cần thông báo cho người lao động về việc sửa đổi nội dung mẫu phiếu.
- Cần lưu trữ đầy đủ các phiên bản mẫu phiếu đã sửa đổi.
Một số trường hợp thường sửa đổi:
- Thêm vào các thông tin mới phù hợp với nhu cầu quản lý của doanh nghiệp.
- Sửa đổi cách thức trình bày, bố cục của mẫu phiếu.
- Cập nhật các quy định mới của pháp luật.
Trên đây, là những nội dung cần thiết về mẫu phiếu xác nhận công việc hoàn thành 2024 của ACC dành cho bạn đọc. Nếu có vướng mắc, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số hotline: 1900.3330 để được hỗ trợ trực tiếp. Trân trọng!
Nội dung bài viết:
Bình luận