Mẫu phiếu nhập kho, xuất kho bằng tiếng anh chi tiết

Phiếu xuất kho là tài liệu dùng để ghi nhận và xác nhận việc xuất hàng hóa hoặc tài sản từ kho lưu trữ. Phiếu này đảm bảo quy trình xuất kho được theo dõi chính xác và tuân thủ các quy định quản lý.

Mẫu phiếu nhập kho, xuất kho bằng tiếng anh chi tiết

1. Phiếu xuất kho bằng tiếng anh là gì? Khi nào cần sử dụng phiếu xuất kho bằng tiếng anh?

Phiếu xuất kho trong tiếng Anh thường được gọi là:

• Goods Delivery Note (GDN): Đây là thuật ngữ phổ biến nhất, dùng để chỉ một tài liệu đi kèm với hàng hóa đã xuất kho, liệt kê chi tiết về sản phẩm, số lượng, và người nhận.
• Delivery Note: Một thuật ngữ chung hơn, cũng được sử dụng để chỉ phiếu xuất kho.
• Inventory Delivery Voucher: Thuật ngữ này nhấn mạnh đến việc giảm lượng hàng tồn kho khi xuất hàng.

Phiếu xuất kho bằng tiếng Anh thường được sử dụng trong các trường hợp sau:

- Giao dịch thương mại quốc tế:

• Khi xuất khẩu hàng hóa sang các nước khác, phiếu xuất kho bằng tiếng Anh (thường là tiếng Anh hoặc ngôn ngữ của nước nhập khẩu) là tài liệu bắt buộc để hải quan các nước kiểm tra, thông quan hàng hóa.
• Phiếu xuất kho bằng tiếng Anh giúp đảm bảo thông tin về hàng hóa được truyền đạt một cách chính xác và thống nhất trên toàn cầu.

- Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài:

• Các doanh nghiệp này thường có các giao dịch với đối tác nước ngoài, vì vậy việc sử dụng phiếu xuất kho bằng tiếng Anh là cần thiết để đảm bảo sự thống nhất trong giao tiếp và hồ sơ.

- Các hợp đồng thương mại có quy định sử dụng tiếng Anh:

• Nếu hợp đồng thương mại quy định sử dụng tiếng Anh trong các tài liệu giao dịch, thì phiếu xuất kho cũng phải được lập bằng tiếng Anh.

2. Mẫu phiếu xuất kho bằng tiếng anh chi tiết

Receiver’s Full Name:……………………………………………………………………

Reason for Issuing: ………………………………………………………………………

Export in stock: ……………………………………

Location…………………………………………….

Total amount (In words): …………………………………………………………………

The number of original documents attached:……………………………………………

                       Date…….Month……Year………..

3. Hướng dẫn cách soạn mẫu phiếu xuất kho bằng tiếng anh 

Một phiếu xuất kho tiêu chuẩn thường bao gồm các thông tin sau:

Tiêu đề: Goods Delivery Note hoặc Delivery Note

Thông tin công ty: Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, email, mã số thuế...

Số hiệu và ngày lập phiếu: Số phiếu và ngày lập để dễ dàng quản lý và đối chiếu.

Thông tin người nhận: Tên công ty hoặc cá nhân nhận hàng, địa chỉ giao hàng chi tiết.

Danh sách hàng hóa:

• Tên hàng hóa: Mô tả chi tiết về sản phẩm.
• Số lượng: Số lượng hàng hóa xuất kho.
• Đơn vị tính: Cái, bộ, kg, lít...
• Giá đơn vị: Giá của mỗi đơn vị hàng hóa.
• Thành tiền: Tổng giá trị của từng loại hàng hóa.

Tổng cộng: Tổng giá trị của toàn bộ hàng hóa.

Điều khoản thanh toán: Hình thức thanh toán (chuyển khoản, tiền mặt...), hạn thanh toán.

Điều kiện giao hàng: Phương thức giao hàng (FOB, CIF...), chi phí vận chuyển.

Ghi chú: Các thông tin bổ sung khác như số lô, hạn sử dụng, yêu cầu đặc biệt...

Chữ ký và họ tên người lập phiếu: Người chịu trách nhiệm lập phiếu và kiểm tra thông tin.

4. Một số từ vựng cần thiết cho mẫu phiếu xuất kho bằng tiếng anh

Thông tin chung

• Goods Delivery Note (GDN): Phiếu giao hàng
• Delivery Note: Phiếu giao hàng (dùng chung)
• Invoice: Hóa đơn
• Order number: Số đơn hàng
• Delivery date: Ngày giao hàng
• Shipping date: Ngày vận chuyển
• Customer: Khách hàng
• Supplier: Nhà cung cấp
• Consignee: Người nhận hàng
• Shipper: Người gửi hàng

Mô tả hàng hóa

• Item: Mặt hàng
• Product: Sản phẩm
• Description: Mô tả
• Quantity: Số lượng
• Unit: Đơn vị
• Price: Giá
• Total amount: Tổng số tiền
• Batch number: Số lô
• Expiration date: Hạn sử dụng

Điều khoản giao hàng

• Terms of payment: Điều khoản thanh toán
• Payment terms: Điều khoản thanh toán
• Incoterms: Các điều khoản giao hàng quốc tế (ví dụ: FOB, CIF, CFR)
• Shipping method: Phương thức vận chuyển
• Carrier: Nhà vận chuyển
• Tracking number: Mã vận đơn

Các cụm từ khác

• Shipped on: Được vận chuyển vào ngày
• Packed in: Đóng gói trong
• As per invoice: Theo hóa đơn
• Please check the goods upon receipt: Vui lòng kiểm tra hàng hóa khi nhận
• Any discrepancy should be reported immediately: Bất kỳ sự khác biệt nào nên được báo cáo ngay lập tức

Hy vọng qua bài viết, Công ty Luật ACC đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về Mẫu phiếu nhập kho, xuất kho bằng tiếng anh chi tiết. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với Công ty Luật ACC nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.