Mẫu phiếu đề xuất độ mật của văn bản

Trong bối cảnh an ninh thông tin ngày càng trở nên quan trọng, việc quản lý độ mật của các văn bản là nhiệm vụ không thể xem nhẹ. Mẫu phiếu đề xuất độ mật của văn bản cung cấp một công cụ hữu hiệu để doanh nghiệp và tổ chức phân loại, kiểm soát và bảo vệ các thông tin quan trọng một cách hiệu quả và chặt chẽ.

1. Căn cứ vào đâu để có thể biết được độ mật của văn bản mật mà cơ quan đã nhận?

Căn cứ điểm b khoản 1 Điều 4 Nghị định 26/2020/NĐ-CP, cơ quan tiếp nhận văn bản mật sẽ phân biệt độ mật của văn thông qua ký hiệu được đóng trên bì thư. Theo đó, được ký hiệu đối với mội cấp độ mật của văn bản được ký hiệu như sau:

• Văn bản tuyệt mật: A.
• Văn bản tối mật: B
• Văn bản mật: C

2. Mẫu phiếu đề xuất độ mật của văn bản

PHIẾU ĐỀ XUẤT ĐỘ MẬT CỦA VĂN BẢN ⁽¹⁾

Kính gửi:........................................................................................

1. Tên gọi hoặc trích yếu nội dung văn bản: …
2. Đơn vị chủ trì xây dựng văn bản: …
3. Họ và tên người soạn thảo văn bản: … - chức vụ ⁽²⁾
4. Đề xuất độ mật: … ⁽³⁾
5. Căn cứ đề xuất độ mật: điểm … khoản … Điều … Quyết định số …/QĐ-TTg ngày …/…/20… của Thủ tướng Chính phủ ban hành danh mục bí mật nhà nước … ⁽⁴⁾
6. Dự kiến số lượng bản phát hành, tạo ra (bao gồm nhân bản và bản lưu); hình thức phát hành: … bản (Gửi: Bản số 01 …; Bản số 02 ... Lưu: Văn thư (bản gốc), Bản số 03…). ⁽⁵⁾
7. Văn bản nêu trên khi được ban hành: được phép sao, chụp hoặc không được phép sao, chụp./.

Ý kiến của lãnh đạo phụ trách                                        Người soạn thảo

   Ngày … tháng ... năm 20…                                         Ngày ... tháng … năm 20...

Ý kiến của lãnh đạo duyệt ký

Ngày … tháng … năm 20…

Ghi chú:

- (1) Phiếu đề xuất độ mật của văn bản phải trình duyệt lãnh đạo đơn vị duyệt ký và lưu cùng với bản gốc của văn bản (bản có chữ ký tươi); không phát hành gửi các cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận; là cơ sở quan trọng để xác lập bí mật nhà nước và độ mật của bí mật nhà nước.

- (2) Là người trực tiếp soạn thảo văn bản bí mật nhà nước.

- (3) Đối chiếu với mức độ mật (Tuyệt mật, hoặc Tối mật, hoặc Mật) theo Quyết định của Thủ tướng Chính phủ ban hành danh mục bí mật nhà nước trong lĩnh vực có liên quan...

- (4) Ghi rõ căn cứ vào điểm (nếu có), khoản, điều Quyết định của Thủ tướng Chính phủ ban hành danh mục bí mật nhà nước trong lĩnh vực có liên quan... để xác định đúng mức độ mật tại Ghi chú số (3) Phiếu đề xuất này. Hoặc căn cứ vào độ mật của văn bản do cơ quan, tổ chức khác gửi đến để phải xác định độ mật tương ứng (theo quy định tại Khoản 2 Điều 10 Luật Bảo vệ bí mật nhà nước).

Ví dụ: 4. Đề xuất độ mật: theo quy định tại Khoản 2 Điều 10 Luật Bảo vệ bí mật nhà nước thì văn bản nêu trên được xác định độ mật tương ứng với độ mật của Kế hoạch số …/KH-UBND ngày 02/11/2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc báo cáo sơ kết tình hình, công tác…).

- (5) Cần ghi rõ số lượng văn bản bí mật nhà nước phát hành (bao gồm: số lượng, nơi nhận, lưu văn bản bí mật nhà nước); trường hợp gửi nhiều cơ quan, đơn vị thì có thể lập danh sách ở phía sau Phiếu đề xuất này, hoặc hình thức khác.

Việc ghi số thứ tự “Bản số…” trong Phiếu này (theo thứ tự từ số 01 đến hết số lượng bản phát hành, tương ứng với thứ tự cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận tài liệu) sẽ được phản ánh tương tự vào “Sổ đăng ký bí mật nhà nước đi” và Tài liệu bí mật nhà nước khi phát hành (có đóng dấu “BẢN SỐ” trên trang đầu và ở phía bên trái của tài liệu), “Sổ chuyển giao bí mật nhà nước”. Bản gốc không đóng “Bản số”.

Hình thức phát hành: qua cơ yếu; đĩa,…

Đây là mẫu mang tính chất tham khảo, trong trường hợp không sử dụng tờ trình, phiếu trình duyệt văn bản để đề xuất độ mật thì có thể áp dụng mẫu này./.

3. Việc sao chụp văn bản mật của cơ quan nhà nước có được phép hay không?

Căn cứ Điều 2 Nghị định 26/2020/NĐ-CP, việc sao chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước chỉ được phép thực hiện nếu có sự cho phép của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Quy định này đảm bảo rằng việc sao chụp và phát tán tài liệu bí mật được kiểm soát chặt chẽ, ngăn ngừa rủi ro lộ lọt thông tin bí mật.

Do đó, nếu không có sự cho phép từ người đứng đầu, việc sao chụp văn bản mật là không được phép.

Hy vọng qua bài viết, Công ty Luật ACC đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về Mẫu phiếu đề xuất độ mật của văn bản Đừng ngần ngại hãy liên hệ với Công ty Luật ACC nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.