1. Biên bản cuộc họp là gì? Vai trò của biên bản cuộc họp là gì?
Trong cuộc họp thường dùng để ghi lại những gì diễn ra trong cuộc họp, bao gồm nhiều thông tin và ý kiến khác nhau của những người tham gia. Tài liệu này được gọi là biên bản cuộc họp. Thư ký cuộc họp, tức là báo cáo viên tài liệu, sẽ chịu trách nhiệm kiểm đếm số người tham gia và số người vắng mặt trong cuộc họp, đồng thời ghi chép đầy đủ các thông tin quan trọng theo diễn biến của cuộc họp. Xét về vai trò, biên bản cuộc họp sẽ được dùng để ghi lại những sự việc đã diễn ra và diễn ra trong cuộc họp, do đó biên bản cuộc họp được coi là một văn bản không có hiệu lực pháp luật, nhưng là cơ sở tạo nên cuộc họp để chứng minh những sự kiện thực tế đã và đang xảy ra. Dựa vào biên bản cuộc họp, mọi người có thể xem lại những chỉ đạo của lãnh đạo hay những ý kiến góp ý, xây dựng của cá nhân, đơn vị liên quan,… Từ đó có thể điều chỉnh, tổ chức và giải quyết công việc một cách hiệu quả. càng tốt. Trường hợp những người tham gia cuộc họp khi ký vào biên bản cuộc họp có nghĩa là họ đã xác nhận những cam kết của mình trong việc thực hiện công việc. Biên bản cuộc họp bây giờ đóng vai trò nhắc nhở những người tham gia thực hiện công việc của họ. Đồng thời, biên bản cuộc họp còn đóng vai trò giúp những người liên quan trước khi bắt đầu cuộc họp tiếp theo với nội dung tương tự để theo dõi và kiểm tra tính chính xác của công việc cần thực hiện.
mẫu lập biên bản cuộc họp qua hợp đồng
2. Nêu những yêu cầu khi viết biên bản cuộc họp?
(1) Lập biên bản các cuộc họp Việc chuẩn bị chu đáo mẫu biên bản họp đúng yêu cầu, đúng quy định là một trong những điều cần thiết. Không phải ai cũng có khả năng lắng nghe, tiếp thu và hiểu tất cả thông tin trong cuộc họp hiện tại. Vì vậy cần phải lập biên bản cuộc họp và ghi chép kịp thời nội dung cuộc họp Biên bản cuộc họp phải có các nội dung sau: Thời gian và địa điểm gặp mặt; Diễn giả Nội dung cuộc họp Kết luận cuộc họp.
(2) Đăng ký nhanh và đăng ký đầy đủ Người ghi biên bản cuộc họp thường phải là người có tốc độ ghi chép nhanh và đầy đủ các thông tin quan trọng. Vì vậy, người ghi biên bản cuộc họp nên chuẩn bị sẵn laptop hoặc máy tính để ghi lại thông tin trong trường hợp không sử dụng được máy ghi âm. Người ghi biên bản cuộc họp phải luôn đảm bảo nội dung biên bản chứa đựng những thông tin quan trọng và chính xác.
(3) Nội dung biên bản cần tập trung Biên bản cuộc họp cần có trọng tâm để những người không dự họp có thể hiểu được vấn đề, tránh trình bày dài dòng, lan man không cần thiết.
(4) Thông tin ghi trong biên bản cuộc họp phải chính xác Biên bản cuộc họp phải khách quan, trung thực. Người ghi biên bản cuộc họp không được thêm, bớt, ghi nhận xét vào các ý kiến phát biểu trong cuộc họp. Biên bản cuộc họp phải được đọc cho mọi người có mặt nghe, nếu sai thì sửa lại và tự nguyện ký tên để chịu trách nhiệm liên đới.
3. Bố cục của biên bản cuộc họp là gì?
Biên bản cuộc họp thường bao gồm các phần sau: Quốc hiệu, tiêu ngữ, tiêu đề biên bản thời gian ghi âm người tham dự cuộc họp Diễn biến chính của buổi làm việc Kết thúc cuộc họp: Lý do, thời gian, nội dung cuối cùng... Thủ tục chữ ký xác nhận.
4. Trình bày mẫu biên bản họp mới nhất 2023?
Biên bản cuộc họp tuy không có quy định cụ thể nhưng cần tuân thủ các điều kiện, quy định của Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn phòng. Cách ghi biên bản cuộc họp cụ thể: (1) (3) Chủ đề và mục tiêu chính của cuộc họp
(2) Các sở, ban, ngành, đơn vị, công ty tổ chức cuộc họp.
(4) Người điều hành: Người nêu vấn đề chính, điều hành hướng dẫn hoặc tổng hợp ý kiến để giải quyết vấn đề.
(5) Thư ký: Là người chịu trách nhiệm điểm danh thành phần tham dự và ghi chép các thông tin của cuộc họp, bằng cách ghi biên bản cuộc họp.
(6) Các thành viên khác: có thể là đại diện các bộ phận hoặc nhân viên có liên quan đến chủ đề cuộc họp.
(7) Nội dung cuộc họp: đây là phần quan trọng nhất mà thư ký cần lưu ý khi ghi biên bản cuộc họp, vì thư ký sẽ là người quan sát và ghi lại những gì diễn ra trong cuộc họp (những vấn đề được trình bày trong cuộc họp), trình bày, thảo luận, phát biểu ý kiến của các đại biểu,...)
(8) Kết luận cuộc họp: Người chủ trì cuộc họp phải căn cứ vào nội dung thảo luận và thông qua biểu quyết (nếu có) để quyết định.
- Mẫu
|
CƠ QUAN, ĐƠN VỊ….
Số: ……………….. |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ………, ngày …… tháng …… năm …… |
BIÊN BẢN HỌP
Về việc)………………..………..
Hôm nay, vào lúc ….… giờ …… ngày ….. tháng ….. năm …..
Tại ……………………………………………………………………………..
Diễn ra cuộc họp với nội dung ……………………………………………..
- Thành phần tham dự:
- Chủ trì: Ông/Bà …………………….….. Chức vụ: …..………………
- Thư ký: Ông/Bà ………………………… Chức vụ: ……………………
- Thành phần khác:
……………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………....
- Nội dung cuộc họp:
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
III. Biểu quyết (nếu có):
- Tổng số phiếu: …………. Phiếu
- Số phiếu tán thành: ……… phiếu, chiếm …… %
- Số phiếu không tán thành: ………... phiếu, chiếm …… %
- Kết luận cuộc họp:
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
Cuộc họp kết thúc vào lúc ….. giờ ….. ngày …. tháng ….. năm ……, nội dung cuộc họp đã được các thành viên dự họp thông qua và cùng ký vào biên bản.
Biên bản được các thành viên nhất trí thông qua và có hiệu lực kể từ ngày ký./.
|
THƯ KÝ (Ký, ghi rõ họ tên) |
CHỦ TỌA (Ký, ghi rõ họ tên) |
|
CÁC THÀNH VIÊN KHÁC (Ký, ghi rõ họ tên) |
|
Nội dung bài viết:
Hãy để lại bình luận của bạn tại đây!