Mẫu giấy niêm phong hồ sơ [Cập nhật 2024]

Mẫu giấy niêm phong hồ sơ là vấn đề được nhiều người quan tâm khi niêm phong vật chứng. Bài viết sau đây, ACC sẽ cùng bạn đọc tìm hiểu nội dung Mẫu giấy niêm phong hồ sơ.

1. Niêm phong là gì

Căn cứ Điều 3, Nghị định 127/2017/NĐ-CP quy định chi tiết về việc niêm phong, mở niêm phong vật chứng như sau:

"Niêm phong vật chứng là việc bảo đảm tính nguyên vẹn của vật chứng bằng cách:

a) Đưa vật chứng vào trạng thái được bảo vệ an toàn, bao gồm gói, đóng hộp, đưa vào thùng, chai, lọ và các hình thức khác (gọi là đóng gói, đóng kín) và dán giấy niêm phong đè lên nhũng phần có thể mở để lấy, đổi vật chứng hoặc có thể tác động làm thay đổi tính nguyên vẹn của vật chứng;

b) Đối với vật chứng có khối lượng, kích thước lớn hoặc không thể di chuyển được thì dán giấy niêm phong lên từng phần hoặc trên những bộ phận quan trọng của vật chứng;

c) Đối với một số loại vật chứng có thể sử dụng khóa, kẹp dây chì, dây thép và các hình thức khác để bao bọc vật chứng sau đó dán giấy niêm phong."

Trong đó:

• Vật chứng là vật được dùng làm công cụ, phương tiện phạm tội, vật mang dấu vết tội phạm, vật là đối tượng của tội phạm, tiền hoặc vật khác có giá trị chứng minh tội phạm và người phạm tội hoặc có ý nghĩa trong việc giải quyết vụ án.
• Mở niêm phong vật chứng là gỡ giấy niêm phong và mở đóng gói hoặc đóng kín vật chứng đối với vật chứng được đóng gói hoặc đóng kín; gỡ giấy niêm phong đối với vật chứng không đóng gói hoặc không đóng kín hoặc không di chuyển được.
• Giấy niêm phong là giấy có tính bền vững cao, trên đó ghi tên cơ quan chủ trì tổ chức niêm phong vật chứng, họ tên, chữ ký hoặc điểm chỉ (kèm chú thích họ tên người điểm chỉ) của những người tổ chức thực hiện niêm phong vật chứng, người tham gia niêm phong vật chứng, thời gian niêm phong vật chứng và đóng dấu của cơ quan chức năng.

Vật chứng cần được niêm phong và vật chứng không cần niêm phong được quy định như sau:

Mọi vật chứng sau khi thu thập phải được niêm phong, trừ các trường hợp sau:

• Vật chứng là động vật, thực vật sống.
• Vật chứng là tài liệu được đưa vào hồ sơ vụ án.
• Vật chứng thuộc loại mau hỏng hoặc khó bảo quản.
• Những vật chứng khác mà cơ quan, người có thẩm quyền tiến hành tố tụng xét thấy không cần thiết phải niêm phong.

Nguyên tắc niêm phong vật chứng được quy định tại Điều 4, Nghị định 127/2017/NĐ-CP, cụ thể:

"Điều 4. Nguyên tắc niêm phong, mở niêm phong vật chứng

1. Chỉ thực hiện niêm phong, mở niêm phong vật chứng khi có yêu cầu phục vụ hoạt động điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án.

2. Bảo đảm đúng trình tự, thủ tục, hình thức, thẩm quyền theo quy định của pháp luật và quy định của Nghị định này.

3. Bảo đảm nhanh chóng, kịp thời; bảo đảm tôn trọng lợi ích của Nhà nước, quyền, lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

4. Bảo đảm tính nguyên vẹn của vật chứng."

2. Trình tự niêm phong vật chứng

Một vật chứng có thể thực hiện niêm phong, mở niêm phong một hoặc nhiều lần. Sau mỗi lần mở niêm phong, khi kết thúc sử dụng vật chứng phải niêm phong lại theo đúng trình tự, thủ tục quy định của Nghị định này và gửi về nơi bảo quản vật chứng theo quy định của pháp luật. Việc niêm phong vật chứng được thực hiện theo trình tự, thủ tục như sau:

Chuẩn bị thực hiện niêm phong vật chứng

Người tổ chức thực hiện niêm phong vật chứng mời hoặc triệu tập người tham gia niêm phong vật chứng;

Trong trường hợp người liên quan; đại diện cơ quan, tổ chức có quyền lợi, nghĩa vụ, trách nhiệm liên quan đến vật chứng được niêm phong bị mất năng lực hành vi theo quy định của pháp luật hoặc đã chết, thì người tổ chức thực hiện niêm phong vật chứng mời người thân thích hoặc người đại diện hợp pháp của họ tham gia niêm phong vật chứng;

Trường hợp người có quyền lợi, nghĩa vụ, trách nhiệm liên quan đến vật chứng cần niêm phong là bị can, bị cáo đang bị tạm giữ, tạm giam thì khi niêm phong, người tổ chức thực hiện niêm phong mời người thân thích của họ hoặc người bào chữa của họ (nếu có) hoặc đại diện chính quyền xã, phường, thị trấn nơi tổ chức niêm phong vật chứng chứng kiến.

Đối với vật chứng không thể niêm phong được tại hiện trường, thì phải niêm phong từng phần hoặc những phần quan trọng, sau đó đưa về địa điểm do cơ quan có thẩm quyền thụ lý vụ án quyết định để tiến hành niêm phong theo đúng trình tự, thủ tục quy định tại Nghị định này.

Chuẩn bị những điều kiện cần thiết để niêm phong vật chứng.

Người chủ trì tổ chức niêm phong vật chứng phải chỉ đạo chuẩn bị các dụng cụ, phương tiện cần thiết để phục vụ cho việc niêm phong, dán giấy niêm phong, bảo quản, di chuyển vật chứng.

Thực hiện niêm phong vật chứng

Kiểm tra vật chứng cần niêm phong để mô tả cụ thể, đầy đủ, chính xác thực trạng của vật chứng vào biên bản niêm phong vật chứng;

Đóng gói hoặc đóng kín vật chứng cần niêm phong (trường hợp vật chứng đóng gói hoặc đóng kín được.

Những người tổ chức thực hiện niêm phong, tham gia niêm phong vật chứng ký, ghi rõ họ tên hoặc điểm chỉ (kèm chú thích họ tên người điểm chi) vào giấy niêm phong (viết hoặc điểm chỉ rõ ràng bằng mực khó phai);

Đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện niêm phong vật chứng hoặc của chính quyền xã, phường, thị trấn nơi tổ chức thực hiện niêm phong vật chứng vào giấy niêm phong;

Dán giấy niêm phong;

• Đối với vật chứng đóng gói hoặc đóng kín, giấy niêm phong phải dán đè lên những phần có thể mở được để lấy vật chứng hoặc có thể tác động làm thay đổi tính nguyên vẹn của vật chứng;
• Đối với vật chứng có khối lượng, kích thước lớn hoặc không thể di chuyển được, giấy niêm phong phải dán đè lên những phần quan trọng có tính xác định nguồn gốc, xuất xứ, đặc trưng của vật chứng và những phần ghép, nối của vật chứng;
• Tùy từng trường hợp cụ thể, phải có hình thức bảo vệ giấy niêm phong cho phù hợp với điều kiện vận chuyển và bảo quản.

Kiểm tra niêm phong của vật chứng (giấy niêm phong phải đảm bảo không bị rách, biến dạng; không bị mất, biến dạng các thông tin ghi trên giấy niêm phong).

Kết thúc niêm phong vật chứng

Lập biên bản niêm phong vật chứng. Biên bản phải mô tả đúng thực trạng của vật chứng trước và sau khi niêm phong, có đầy đủ chữ ký, họ tên hoặc điểm chỉ (kèm chú thích họ tên người điểm chỉ) của những người tổ chức thực hiện, tham gia niêm phong vật chứng theo quy định của pháp luật và quy định của Nghị định này.

Biên bản được lập, đưa vào hồ sơ vụ án và giao 01 bản cho người, cơ quan, tổ chức có quyền lợi, nghĩa vụ, trách nhiệm liên quan đến vật chứng được niêm phong.

3. Mẫu giấy niêm phong hồ sơ

Niêm phong hồ sơ là việc niêm phong vật chứng đối với đối tượng tài sản là hồ sơ. Khi niêm phong hồ sơ, cần có biên bản niêm phong hồ sơ và giấy niêm phong hồ sơ theo quy định pháp luật

4. Mẫu biên bản niêm phong hồ sơ

BIÊN BẢN

Niêm phong hoặc mở niêm phong hồ sơ tài liệu

Căn cứ Quyết định số … ngày ……/……/………của…………………….. ¹ về việc niêm phong/mở niêm phong tài liệu,

Vào hồi …..giờ….. ngày ……/……/……… , tại…………………………………………………………²

Chúng tôi gồm:

1. Đại diện Đoàn thanh tra:

– Ông (bà)……………………………………………………………chức vụ…………………………………..

– Ông (bà)……………………………………………………………chức vụ…………………………………..

2. Đại diện …………………………………………………………………………………………………………

– Ông (bà)……………………………………………………………chức vụ…………………………………..

– Ông (bà)……………………………………………………………chức vụ…………………………………..

Tiến hành niêm phong các tài liệu sau…….³ (Có danh mục kèm theo).

hoặc: Tiến hành mở tài liệu đã được niêm phong ngày ……/……/………, ………………³ (Có danh mục kèm theo).

Tài liệu sau khi niêm phong được giao cho……………………..⁴ quản lý.

Việc niêm phong (hoặc mở niêm phong) tài liệu hoàn thành hồi……….giờ ……. ngày ……/……/…

Biên bản niêm phong/mở niêm phong này đã được đọc lại cho những người có tên nêu trên nghe và ký xác nhận; biên bản được lập thành………bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 01 bản.

Hướng dẫn ghi mẫu niêm phong hoặc mở niêm phong hồ sơ tài liệu

¹ Trưởng đoàn thanh tra.

² Địa điểm thực hiện việc niêm phong (hoặc mở niêm phong) tài liệu.

³ Tài liệu bị niêm phong (hoặc mở niêm phong).

⁴ Cơ quan, đơn vị, cá nhân được giao quản lý tài liệu niêm phong.

⁵ Cơ quan, đơn vị, cá nhân có tài liệu bị niêm phong.

MỤC LỤC HỒ SƠ

(Kèm theo biên bản niêm phong mở niêm phong tài liệu ngày ……/……/……… )

Trên đây là toàn bộ nội dung bài viết Mẫu giấy niêm phong hồ sơ do ACC cung cấp đến cho bạn đọc. Nếu bạn đọc còn thắc mắc về nội dung Mẫu giấy niêm phong hồ sơ, Vui lòng liên hệ với chúng tôi qua website: https://accgroup.vn/ để được giải đáp thắc mắc nhanh chóng và kịp thời.