Mẫu Giấy đề nghị thanh toán mới nhất năm 2024

Mẫu Giấy đề nghị thanh toán mới nhất năm 2024

1. Khi nào cần sử dụng Mẫu Giấy đề nghị thanh toán?

Mẫu Giấy đề nghị thanh toán được sử dụng trong các trường hợp sau:

- Sau khi bên nhận tiền đã hoàn tất việc cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ cho bên trả tiền. Hai bên đã thống nhất về số tiền thanh toán và thời hạn thanh toán.

- Khi người lao động đã chi tiền cho các khoản chi phí liên quan đến công việc nhưng chưa được thanh toán hoặc tạm ứng. Cần có Giấy đề nghị thanh toán để làm căn cứ thanh toán và ghi sổ kế toán.

- Thanh toán các khoản chi phí khác phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh. Ví dụ: chi phí đi công tác, chi phí mua sắm vật tư, chi phí sửa chữa...

- Cần có Giấy đề nghị thanh toán để làm thủ tục thanh toán và ghi sổ kế toán.

- Thanh toán tiền bồi thường hợp đồng.

- Thanh toán tiền lãi vay.

- Thanh toán các khoản chi phí khác theo quy định của pháp luật.

2. Quy định về thanh toán theo nguyên tắc kế toán 

Căn cứ tại Điều 11 Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn Chế độ kế toán Doanh nghiệp do Bộ Tài chính ban hành, có quy định về nguyên tắc kế toán, cụ thể như sau:

1. Kế toán phải mở sổ kế toán ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập tiền, ngoại tệ và tính ra số tồn tại quỹ và từng tài khoản ở Ngân hàng tại mọi thời điểm để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu.

2. Các khoản tiền do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như tiền của doanh nghiệp.

3. Khi thu, chi phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký theo quy định của chế độ chứng từ kế toán.

4. Kế toán phải theo dõi chi tiết tiền theo nguyên tệ. Khi phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo nguyên tắc:

- Bên Nợ các tài khoản tiền áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế;

- Bên Có các tài khoản tiền áp dụng tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền.

5. Tại thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp phải đánh giá lại số dư ngoại tệ và vàng tiền tệ theo tỷ giá giao dịch thực tế.

3. Mẫu Giấy đề nghị thanh toán mới nhất năm 2024

3.1. Mẫu giấy đề nghị thanh toán theo Mẫu số 05-TT ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

                              GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN

Kính gửi:..................................................................................................

Họ và tên người đề nghị thanh toán:..............................................................

Bộ phận (Hoặc địa chỉ):................................................................................

Nội dung thanh toán:....................................................................................

Số tiền:....................(Viết bằng chữ):............................................................

(Kèm theo............chứng từ gốc).

>>>Tải mẫu theo Thông tư 200/2014/TT-BTC tại đây.

3.2. Mẫu Giấy đề nghị thanh toán theo Mẫu 05-TT ban hành kèm theo Thông tư 133/2016/TT-BTC

                           GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN

                                                          ..., ngày ... tháng ... năm ...

Kính gửi:.............................................................................................................

Họ và tên người đề nghị thanh toán:.......................................................................

Bộ phận (Hoặc địa chỉ):.........................................................................................

Nội dung thanh toán:.............................................................................................

Số tiền: ........................... (Viết bằng chữ):............................................................

(Kèm theo ........................... chứng từ gốc)

>>>Tải mẫu theo Thông tư 133/2016/TT-BTC tại đây.

4. Hướng dẫn viết mẫu đề nghị thanh toán

Mẫu giấy đề nghị thanh toán 05-TT là một trong những văn bản được ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC. Theo đó thì mẫu giấy đề nghị thanh toán phải có những nội dung như sau: Tên đơn vị, doanh nghiệp và bộ phận đề nghị thanh toán; Tên văn bản; họ tên, bộ phận đang làm việc của cá nhân đề nghị thanh toán; ghi rõ tổng số tiền đề nghị thanh toán bằng cả số và chữ; Số lượng chứng từ gốc nộp kèm theo và nộp hóa đơn chứng từ hoặc bản sao hóa đơn. 

Theo đó thì chúng ta chỉ cần điền theo mẫu những thông tin cần thiết và phù hợp với nhu cầu của bản thân. Cụ thể như sau: 

- Ghi rõ họ tên, chức vụ của người có thẩm quyền xét duyệt giấy đề nghị thanh toán như giám đốc, tổng giám đốc.

- Phía bên trái của giấy đề nghị thanh toán thì cần ghi rõ họ tên đơn vị và bộ phận

- Điền đầy đủ thông tin họ tên, chức vụ của người mà đang thực hiện đề nghị thanh toán

- Ghi rõ nôi dung thanh toán là gì?

- Số tiền ( ghi cả bằng số và bằng chữ ) cần phải thanh toán

- Phương thức thanh toán: Chuyển khoản hay tiền mặt. Khi lựa chọn phương thức chuyển khoản thì cần ghi rõ thông tin tài khoản ngân hàng. 

- Nguồn kinh phí: Có thể là chi phí quản lý công ty, chi phí quản lý dự án...

- Số lượng chứng từ và ghi rõ từng loại hóa đơn, chứng từ

5. Một số lưu ý khi sử dụng Mẫu Giấy đề nghị thanh toán

- Sử dụng mẫu phù hợp với mục đích thanh toán, điền đầy đủ, chính xác các thông tin theo yêu cầu. Có chữ ký của người đại diện hợp pháp của hai bên.

- Gắn kèm hóa đơn, chứng từ liên quan đến khoản thanh toán. Đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ.

- Nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện cho bên trả tiền. Giữ lại bản gốc để làm căn cứ đối chiếu sau này.

- Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, dễ hiểu.

- Tránh tẩy xóa, sửa chữa.

- Nếu có sai sót, cần lập lại Giấy đề nghị thanh toán mới.

6. Câu hỏi thường gặp:

6.1. Ai là người lập Mẫu Giấy đề nghị thanh toán?

Trả lời: Người lập Mẫu Giấy đề nghị thanh toán là bên nhận tiền, cụ thể là:

• Người bán hàng hóa hoặc dịch vụ
• Nhà cung cấp
• Nhà thầu

Lý do:

• Bên nhận tiền là người có quyền yêu cầu thanh toán từ bên trả tiền.
• Bên nhận tiền có thông tin đầy đủ về khoản tiền cần thanh toán.

Ví dụ:

• Công ty A bán hàng hóa cho công ty B. Sau khi công ty A đã giao hàng cho công ty B, công ty A sẽ lập Mẫu Giấy đề nghị thanh toán để yêu cầu công ty B thanh toán tiền hàng.
• Nhà cung cấp C cung cấp dịch vụ cho công ty D. Sau khi nhà cung cấp C đã hoàn tất việc cung cấp dịch vụ, nhà cung cấp C sẽ lập Mẫu Giấy đề nghị thanh toán để yêu cầu công ty D thanh toán tiền dịch vụ.

6.2. Mẫu Giấy đề nghị thanh toán có giá trị pháp lý như thế nào?

Trả lời: Mẫu Giấy đề nghị thanh toán là một văn bản có giá trị pháp lý quan trọng trong việc thanh toán các khoản tiền. Cụ thể:

- Mẫu Giấy đề nghị thanh toán cung cấp thông tin về khoản tiền cần thanh toán, bao gồm số tiền, nội dung thanh toán, thời hạn thanh toán... Bên trả tiền sẽ căn cứ vào Mẫu Giấy đề nghị thanh toán để thực hiện thanh toán cho bên nhận tiền.

- Mẫu Giấy đề nghị thanh toán, cùng với các chứng từ liên quan (hóa đơn, chứng từ thanh toán...) là bằng chứng cho việc thanh toán đã được thực hiện. Có thể sử dụng Mẫu Giấy đề nghị thanh toán để giải quyết tranh chấp nếu có phát sinh trong quá trình thanh toán.

- Việc sử dụng Mẫu Giấy đề nghị thanh toán không bắt buộc nhưng được khuyến khích để đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong việc thanh toán. Hai bên có thể thỏa thuận hình thức thanh toán khác nếu không muốn sử dụng Mẫu Giấy đề nghị thanh toán.

6.3. Cần nộp bao nhiêu bản Mẫu Giấy đề nghị thanh toán?

Trả lời: Số lượng bản Mẫu Giấy đề nghị thanh toán cần nộp phụ thuộc vào quy định của bên trả tiền và nhu cầu của bên nhận tiền. Tuy nhiên, thông thường cần nộp ít nhất 2 bản:

• 1 bản cho bên nhận tiền: để lưu giữ làm bằng chứng cho việc thanh toán.
• 1 bản cho bên trả tiền: để làm căn cứ thanh toán và ghi sổ kế toán.

Ngoài ra, có thể nộp thêm bản sao nếu cần thiết:

• Nộp cho các bên liên quan khác: ví dụ như ngân hàng nếu thanh toán qua ngân hàng, cơ quan thuế nếu cần kê khai thuế...
• Lưu giữ để dự phòng để đề phòng trường hợp bản gốc bị mất mát hoặc hư hỏng.