Mẫu giấy đề nghị thanh toán bằng excel

Giấy đề nghị thanh toán được nhiều văn bản quy định và có những mẫu khác nhau, trong đó có cả các mẫu đơn được thực hiện trên Excel. Vậy giấy đề nghị thanh toán là gì? Mẫu giấy đề nghị thanh toán bằng excel được pháp luật quy định như thế nào? Mời bạn đọc cùng theo dõi bài viết sau của ACC để biết thêm thông tin chi tiết.

1. Giấy đề nghị thanh toán là gì?

Giấy đề nghị thanh toán là mẫu giấy tờ dùng trong trường hợp đã chi những chưa được thanh toán hoặc chưa được tạm ứng trong việc tổng hợp các khoản chi đã chi có chứng từ kèm theo để được thanh toán.

Giấy đề nghị thanh toán được coi là hợp lệ và được duyệt chỉ khi cá nhân tự bỏ tiền của mình chi cho những công việc, hoạt động chung của tập thể mà có được sự đồng ý, chỉ đạo của cấp trên. Đối với trường hợp cá nhân tự ý chi mà không có sự cho phép của cấp trên thì coi như đề nghị thanh toán đó không hợp lệ và cá nhân đó sẽ không được thanh toán khoản tiền đã bỏ ra.

Bên cạnh đó, nếu doanh nghiệp chậm trả lương cho người lao động thì người lao động có thể sử dụng giấy đề nghị thanh toán để yêu cầu phía người sử dụng lao động thanh toán tiền lương cho mình.

Cá nhân muốn nhận được tiền tạm ứng hoặc thanh toán cần phải thực hiện theo trình tự như sau:

+ Nhân viên làm giấy yêu cầu thanh toán theo mẫu, điền đầy đủ nội dung, ghi lại danh sách toàn bộ các khoản đã chi và kèm theo những hóa đơn, chứng từ có liên quan. Ví dụ như: phiếu xuất hàng, phiếu giao nhận hàng, giấy biên nhận giao tiền…

+ Nộp giấy đề nghị thanh toán đã có đầy đủ thông tin cho kế toán trưởng đơn vị.

+ Kế toán trưởng sẽ nộp giấy đề nghị thanh toán lên Giám đốc/ Tổng giám đốc hoặc người có thẩm quyền duyệt chi xem xét và ký duyệt.

+ Giấy đề nghị thanh toán nếu được chấp thuận và duyệt chi, kế toán trưởng sẽ lập phiếu chi gửi kèm theo văn bản yêu cầu thanh toán cho nhân viên có yêu cầu và chuyển xuống bộ phận thủ quỹ xuất tiền.

2. Nội dung cần có trong giấy đề nghị thanh toán?

Hiện nay, mẫu giấy đề nghị thanh toán không chỉ có 01 mà có một số mẫu, được quy định trong những văn bản pháp luật khác nhau. Nhưng nhìn chung, giấy đề nghị thanh toán sẽ có những nội dung chính như sau:

– Tên đơn vị, doanh nghiệp và bộ phận đề nghị thanh toán.

– Họ tên, bộ phận đang làm việc của cá nhân đề nghị thanh toán.

– Ghi rõ tổng số tiền đề nghị thanh toán bằng cả số và chữ.

– Số lượng chứng từ gốc nộp kèm và nộp hóa đơn chứng từ hoặc bản sao hóa đơn.

3. Mẫu giấy đề nghị thanh toán bằng Excel

4. Câu hỏi thường gặp

Khi nào cần dùng giấy đề nghị thanh toán?

Trong quá trình làm việc, công tác, khi thực hiện các hoạt động nhằm mục đích chung của tập thể, phát sinh từ chi phí của cơ quan, doanh nghiệp như việc đi công tác, mua sắm văn phòng phẩm, trang thiết bị văn phòng… mà cá nhân sử dụng tiền riêng để thực hiện hoặc chưa được tạm ứng thì sẽ thực hiện đề nghị thanh toán. Cụ thể, giấy đề nghị thanh toán sẽ được sử dụng trong các trường hợp sau:

– Người lao động đã chi nhưng chưa được thanh toán hoặc tạm ứng.

– Tổng hợp các khoản đã chi kèm theo chứng từ (nếu có).

– Làm thủ tục thanh toán, căn cứ thanh toán và ghi vào sổ kế toán.

Giấy đề nghị thanh toán có phải chứng từ không?

Trong các văn bản thuộc lĩnh vực thuế, giấy đề nghị thanh toán không nằm trong dạng chứng từ được xét duyệt chi phí hợp lý hợp lệ đối với cơ quan thuế. Tuy nhiên, đây là một trong những thủ tục để thanh toán mà chế độ kế toán hướng dẫn để áp  dụng.