Mẫu email khiếu nại bằng tiếng Anh mới nhất 2024

Mẫu email khiếu nại bằng tiếng Anh mới nhất 2024

1. Cấu trúc của mẫu email khiếu nại bằng tiếng anh

Để viết được một email đúng chuẩn, bạn cần nắm vững phần bố cục trước tiên nhé. Về cơ bản cách viết email bằng tiếng Anh sẽ bao gồm 3 phần: mở đầu, nội dung chính, kết thúc và ký tên người gửi.

1.1. Lời chào đầu thư

– Dear Mr/ Mrs + (họ của người nhận) 

(Kính gửi Ông/Bà/Anh/Chị …)

– Dear Sir/Madam …

(Kính gửi Ngài/Ông/Bà)

1.2. Nội dung bắt đầu

– I am writing (this email) to you with regards to …

(Tôi viết thư này cho bạn/bà/ngài/ông/… để nói về vấn đề…)

– I’m trying to contact you to inform (you) about …

(Tôi liên hệ với bạn/anh/chị/ông/bà để thông báo về …)

– I am writing/reaching in connection to …

(Tôi viết thư này vì các thông tin có liên quan tới …)

1.3. Nội dung kết thúc

– I look forward to hearing from you soon/as soon as possible. 

(Mong sớm nhận được phản hồi từ anh/chị/ông/bà/…)

– For further information, please do not hesitate to contact/call/find me at + SĐT

(Để biết thêm thông tin, xin vui lòng liên hệ với tôi qua SĐT …)

1.4. Ký tên

– Best regards (Trân trọng)

– Yours faithfully (nếu bắt đầu thư bạn viết Dear Sir/Madam)

(Trân trọng/Chân thành) 

– Yours sincerely (nếu bắt đầu thư bằng Dear Mr/Mrs/Ms + họ)

(Trân trọng/Chân thành) 

2. Mẫu email khiếu nại bằng tiếng Anh mới nhất 2024

Dear Mr. Smith,

I am writing to complain about the poor customer service I received at your store on January 15, 2024

I went to your store to purchase a new laptop. I was looking for a laptop that was lightweight and had a long battery life. I spoke to a salesperson who recommended the Dell XPS 13. I told him that I was on a budget and he assured me that the Dell XPS 13 was the best laptop for the price.

I purchased the Dell XPS 13 and took it home. When I turned it on, I was disappointed to see that the battery life was only 6 hours. This was not what I was expecting and it was not what the salesperson had told me.

I took the laptop back to your store the next day and asked to return it. The salesperson refused to return it and told me that I could only exchange it for another laptop. I was not happy with this option as I did not want to spend any more money.

I am very disappointed with the customer service I received at your store. I feel that I was misled by the salesperson and that I was not given a fair refund.

I would like to request a full refund for the Dell XPS 13. I am also willing to exchange the laptop for a different model that has a longer battery life.

I look forward to hearing from you soon.

Sincerely,

Bản dịch:

Thưa ông Smith,Thưa ông Smith,
Tôi viết thư này để phàn nàn về dịch vụ khách hàng kém mà tôi nhận được tại cửa hàng của bạn vào ngày 15 tháng 1 năm 2023.
Tôi đã đến cửa hàng của bạn để mua một chiếc máy tính xách tay mới. Tôi đang tìm kiếm một chiếc máy tính xách tay nhẹ và có thời lượng pin dài. Tôi đã nói chuyện với một nhân viên bán hàng, người đã giới thiệu Dell XPS 13. Tôi nói với anh ấy rằng tôi đang có ngân sách tiết kiệm và anh ấy đảm bảo với tôi rằng Dell XPS 13 là máy tính xách tay tốt nhất trong tầm giá.
Tôi đã mua Dell XPS 13 và mang nó về nhà. Khi bật lên, tôi thất vọng khi thấy thời lượng pin chỉ có 6 tiếng. Đây không phải là điều tôi mong đợi và cũng không phải là điều mà nhân viên bán hàng đã nói với tôi.
Tôi đã mang máy tính xách tay trở lại cửa hàng của bạn vào ngày hôm sau và yêu cầu trả lại. Nhân viên bán hàng từ chối trả lại và nói với tôi rằng tôi chỉ có thể đổi nó lấy một chiếc máy tính xách tay khác. Tôi không hài lòng với lựa chọn này vì tôi không muốn tiêu thêm tiền.
Tôi rất thất vọng với dịch vụ khách hàng mà tôi nhận được tại cửa hàng của bạn. Tôi cảm thấy rằng mình đã bị người bán hàng lừa dối và tôi không được hoàn lại tiền một cách công bằng.
Tôi muốn yêu cầu hoàn lại tiền đầy đủ cho Dell XPS 13. Tôi cũng sẵn sàng đổi máy tính xách tay lấy một mẫu khác có thời lượng pin dài hơn.
Tôi mong sớm nhận được hồi âm từ bạn.
Trân trọng,

3. Hướng dẫn chi tiết cách viết email khiếu nại bằng tiếng Anh

Tiêu đề email nên ngắn gọn và súc tích, nêu rõ mục đích của email là gì. Ví dụ:

• Complaint about [Tên sản phẩm/dịch vụ]
• Dissatisfied with [Tên sản phẩm/dịch vụ]
• Request for refund/replacement of [Tên sản phẩm/dịch vụ]

Chào hỏi người nhận một cách lịch sự, sử dụng tên của họ nếu bạn biết. Ví dụ:

• Dear Mr./Ms. [Tên người nhận],
• Dear Sir or Madam,

Giới thiệu bản thân và nêu lý do bạn viết email. Ví dụ:

• I am writing to you today to express my dissatisfaction with [Tên sản phẩm/dịch vụ] that I purchased from your company on [Ngày tháng].
• I am a customer of your company for [số năm] years and I have always been satisfied with your products/services until now.

Giải thích vấn đề bạn gặp phải một cách rõ ràng và súc tích. Bao gồm ngày tháng, địa điểm và những người liên quan. Ví dụ:

• On [Ngày tháng], I purchased a [Tên sản phẩm] from your store located at [Địa chỉ].
• The product was defective and did not work as advertised.
• I spoke to a customer service representative on [Ngày tháng] and they were unable to resolve the issue.

Nêu rõ lý do tại sao bạn không hài lòng với vấn đề này. Ví dụ:

• I am very disappointed with the quality of the product.
• I feel that I was misled by your company's advertising.
• The customer service I received was unacceptable.

Nêu rõ bạn muốn công ty hoặc tổ chức làm gì để giải quyết vấn đề. Ví dụ:

• I would like a full refund for the product.
• I would like a replacement product that is not defective.
• I would like an apology from your company for the inconvenience I have experienced.

Lặp lại yêu cầu của bạn và cảm ơn người nhận đã dành thời gian xem xét khiếu nại của bạn. Ví dụ:

• I look forward to hearing from you soon and resolving this matter.
• Thank you for your time and attention to this matter.

Ký tên của bạn và bao gồm thông tin liên lạc của bạn. Ví dụ:

• Sincerely,
• [Tên của bạn]
• [Email của bạn]
• [Số điện thoại của bạn]