I. 18 mẹo viết email bằng tiếng Anh cho dân văn phòng bạn cần biết
1.1. Hãy tự hỏi liệu một e-mail có thực sự cần thiết?
Nghe có vẻ buồn cười, nhưng mẹo đầu tiên để viết một email tuyệt vời là tìm cách không cần phải viết nữa. Nếu bạn có thể nói chuyện trực tiếp, hãy gọi điện hoặc nhắn tin cho người mà bạn muốn nói chuyện, hãy làm điều đó. Chỉ khi email là phương tiện liên lạc hiệu quả nhất thì mới nên sử dụng nó.
Mẫu email báo cáo công việc bằng tiếng anh
1.2. Tạo 2 tài khoản email cho công việc và cuộc sống hàng ngày
Khi soạn email, tùy theo người gửi mà nội dung sẽ khác nhau. Nếu bạn đang viết thư cho bạn bè hoặc người thân, bạn có thể sử dụng những từ như xin chào, cảm ơn, tuyệt vời, nhưng nếu bạn viết thư cho sếp hoặc đồng nghiệp, bạn cần những từ trang trọng hơn như thân mến, tôn trọng và cách cư xử tốt. Cách để chắc chắn là tạo 2 tài khoản email, một cho công việc và một cho cuộc sống. Điều này không chỉ giúp bạn phân loại rõ ràng các thư của mình mà một email dành riêng cho công ty của bạn có thể giúp bạn xuất hiện chuyên nghiệp hơn nữa.
1. 3. Xác định rõ mục đích viết email
Bạn cũng nên xác định rõ ràng mục đích của mình trước khi viết email. Điều này sẽ giúp email của bạn có bố cục rõ ràng với thông điệp có đầu có đuôi, dễ hiểu và không gây nhầm lẫn. Viết email có nhiều mục đích như yêu cầu thông tin, cung cấp thông tin, xin lỗi, cảm ơn, phàn nàn,
1. 4. Viết email có mở đầu và kết thúc
Và dù với mục đích gì thì điều bạn cần làm khi viết email bằng tiếng Anh là phải thật chuyên nghiệp. Cần phải tuân thủ các quy tắc của một email hoàn chỉnh: dùng từ Dear trước, dùng Please khi yêu cầu một hành động và kết thúc email bằng Best Respect hoặc Sincerely.
1.5. Thêm một cụm từ lịch sự
Có thể thêm câu sau đoạn Dear để hỏi thăm hoặc chúc sức khỏe đối phương như How are you? hoặc tôi hy vọng bạn khỏe. Những câu này không bắt buộc nhưng sẽ thể hiện sự thân mật mà vẫn giữ được sự lịch sự trong bức thư.
1.6. Không viết tắt trong email tiếng Anh
Đây là sai lầm nhiều người mắc phải. Thay vì dùng những cụm từ như I, Was, Don't, bạn phải đánh vần I am, We are, Don't, Cũng giống như những văn bản nghiêm túc trong tiếng Việt, việc viết tắt là vô cùng khó khăn.
1.7. Đừng lạm dụng từ lóng tiếng Anh
Thử nghĩ xem, khi viết văn bản cho đồng nghiệp, thầy cô, bạn sẽ không bao giờ dùng những từ như trẻ trâu, tầm phào đúng không nào. Tương tự trong tiếng Anh. Nhưng cái khó là thường các bạn không biết rằng từ mình đang dùng là từ lóng để tránh. Do đó, hãy tìm hiểu thật kỹ các từ lóng trong tiếng Anh để không mắc phải sai lầm này.
1.8. Tránh dùng Should, May, Will
Dùng would like thay cho will và could thay cho can. Điều này sẽ thể hiện sự lịch sự của email bằng tiếng Anh và giảm độ dài dòng đi rất nhiều. Cũng không nên dùng với đối tác của bạn vì từ này sẽ khiến họ có cảm giác như bạn đang bị thuyết giảng và điều đó không tốt chút nào.
1.9. Sử dụng câu ngắn trong email
Một trong những cách tốt nhất để viết email bằng tiếng Anh là sử dụng các câu ngắn, tránh các câu phức tạp với nhiều mệnh đề. Không giống như các bài tiểu luận hoặc trang báo, email phải rõ ràng và nhất quán. Vì vậy, chỉ sử dụng những câu ngắn gọn sẽ giúp lá thư của bạn trở nên dễ hiểu và truyền tải thông tin theo cách bạn muốn.
1.10. Mỗi đoạn cách nhau 1 dòng
Nếu bạn chỉ nhấp một lần vào một dòng mới sau khi hoàn thành một đoạn văn, toàn bộ bức thư sẽ trở thành một đoạn văn bản rất kém hấp dẫn. Vì vậy, hãy nhấn Enter hai lần mỗi khi bạn viết xong một đoạn văn.
1.11. Tránh lỗi chấm câu
Lỗi dấu câu cũng là lỗi cần tránh. Dấu chấm và dấu phẩy nên được đặt cả về ngữ pháp và ngữ nghĩa trong câu. Trong email công việc, bạn chỉ nên sử dụng dấu chấm và dấu phẩy, nên hạn chế tối đa việc sử dụng dấu chấm than trong mọi trường hợp.
1.12. Viết hoa đúng
Lỗi viết hoa cũng là điều cần lưu ý khi viết email bằng tiếng Anh. Luôn viết hoa các danh từ riêng, đứng đầu mỗi câu, mỗi đoạn. Đó là một điều nhỏ, nhưng nó sẽ làm cho email của bạn sắc nét và rõ ràng đối với người đọc. Hãy cố gắng diễn đạt và trình bày rõ ràng, mạch lạc
1. 13. Cẩn thận tránh câu hai nghĩa
Trong tiếng Anh có rất nhiều từ nhiều nghĩa nên bạn cũng tránh để câu nói của mình có 2 nghĩa dễ gây hiểu lầm với đối tác. Nếu có thể, hãy thay thế tất cả các cụm từ hai chiều bằng các mệnh đề tương đương để tạo sự rõ ràng trong giao tiếp. Để hiểu đầy đủ ý nghĩa của một từ, bạn cần nghiên cứu nó một cách cẩn thận. Đối với dân văn phòng không có nhiều thời gian, bạn có thể cân nhắc học từ vựng qua phần mềm tiện dụng.
1.14. Tuyệt đối tránh mắc lỗi chính tả
Cũng như tiếng Việt, sai chính tả sẽ thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp và kỹ càng trong cách làm việc của bạn. Ngoài ra, nhiều người cũng cho rằng, việc viết sai chính tả thể hiện sự thiếu giáo dục, thiếu học hỏi bởi những gì liên quan đến chính tả đều đã được học từ tiểu học. Vì vậy, khi bạn viết xong email, hãy luôn nhớ kiểm tra lỗi chính tả.
1.15. Nhờ một người bản ngữ hoặc ai đó có trình độ tiếng Anh tốt kiểm tra email của bạn, nếu cần
Thường thì khi bạn mắc lỗi giao tiếp hoặc dùng từ không phù hợp mà bạn không nhận ra hoặc trình kiểm tra chính tả không thể phát hiện ra thì việc có một trợ lý là điều cần thiết. Hơn nữa, khi viết email cũng là một phần trong tiếng Anh giao tiếp hàng ngày, đôi khi bạn cũng có thể áp dụng nhiều cách để cải thiện kỹ năng giao tiếp như đổi từ, so sánh, đối chiếu.
1.16. Kiểm tra email 1 lần trước khi gửi
Bạn phải luôn đọc lại để xem mình có mắc lỗi ngữ pháp hay chính tả nào không, lá thư có được viết rõ ràng và có ý nghĩa không, đồng thời đừng quên kiểm tra tệp đính kèm nếu có. Nhiều người mắc lỗi khi gửi file đính kèm hoặc quên đính kèm file khiến người nhận phải nhắn tin lại để xác nhận.
1.17. Kiểm tra tên người nhận trước khi gửi
Bạn không muốn email của mình bị gửi nhầm hộp thư phải không?
1.18. Bỏ trích dẫn khi trả lời email
Cuối cùng, nếu bạn đang trả lời email, trước tiên hãy xóa trích dẫn khỏi email. Điều này sẽ giúp loại bỏ những email thừa và làm cho email của bạn ngắn hơn rất nhiều. Nếu bạn sử dụng Gmail trên máy tính thì rất đơn giản, bạn chỉ cần nhấn ctrl A sau đó là phím xóa lùi.
II. Các bước viết email tiếng Anh cho dân công sở
Bạn là nhân viên văn phòng những kỹ năng viết email của bạn không được tốt lắm, đặc biệt là cách viết email bằng tiếng Anh? Có rất nhiều nhân viên văn phòng đến giờ vẫn chưa biết cách viết email tiếng Anh chuẩn và chất lượng. Hãy cùng Step Up học cách viết email tiếng Anh chuẩn và chi tiết nhé!
1. Phần mở đầu Beginning
Đầu tiên, bạn nên bắt đầu bằng cách chào hỏi và xưng hô với người nhận thật trang trọng trong thư. Dear Mr. A/ Mrs. A/ Miss A
Lưu ý: Khi viết thư lưu ý nếu người nhận là nữ thì nên dùng Mrs cho phụ nữ đã có gia đình và Miss cho phụ nữ chưa có gia đình. Ví dụ: nếu bạn không chắc chắn về vấn đề này, bạn có thể sử dụng các lời kêu gọi không kém phần lịch sự và trang trọng sau đây:
Dear Sir/ Dear Madam
Lưu ý: Để viết email bằng tiếng Anh, vui lòng gọi người nhận bằng họ của họ. Cụ thể: bạn sẽ gửi email cho một người đàn ông tên là Adam John, vì vậy hãy viết đoạn mở đầu có nội dung Dear Mr. John. Tuy nhiên, nếu người nhận là người Việt Nam, bạn có thể gọi họ bằng họ hoặc tên đầy đủ. Chính xác hơn là: Dear Mrs. Le Thi Thu or Dear Mrs. Thi Thu
2. Nội dung chính Body
2.1. Making a request/ asking for information
Làm một yêu cầu gì đó/ hỏi để lấy thêm thông tin
Could you please let us know if you can attend our HappyBirthday Party/ if you are available for a attending on 25.June?: Bạn có thể vui lòng báo cho chúng tôi biết nếu bạn có thể tham dự bữa tiệc sinh nhật của chúng tôi/ nếu bạn có thể tham dự vào ngày 25 tháng 6 tới đây?
I would appreciate it if you could please send me a catalogue/ if you could please reply within today: Tôi sẽ rất cảm ơn nếu bạn có thể vui lòng gửi tôi một cuốn catalogue/ nếu bạn có thể vui lòng hồi âm trong ngày hôm nay.
Please let me know how much the tickets cost and which promotions are currently available: Làm ơn hãy cho tôi biết giá vé và các chương trình khuyến mại hiện có
2.2. Offering help/ giving information
Đề nghị giúp đỡ/ cung cấp thông tin
We are pleased to announce that your goods have been selected for export: Chúng tôi rất vui mừng khi thông báo rằng hàng hóa của bạn đã được chọn để xuất khẩu.
They are willing to arrange another meeting with you tomm: Họ sẵn lòng sắp xếp một cuộc họp khác với bạn vào ngày mai.
We regret to inform you that the flight has been delayed due to bad weather conditions: Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng chuyến bay đã bị hoãn bởi điều kiện thời tiết quá xấu.
2.3. Complaining
I am writing this letter to complain about your employee attitude: Tôi viết bức thư này để phàn nàn về thái độ nhân viên của bạn.
You should pay attention to your actions when deciding that: Bạn nên để ý tới hành động của bản thân khi quyết định điều gì đó.
I am interested to hear how your company can compensate us for the distress we suffered: Tôi đang rất quan tâm đến thông tin về việc công ty sẽ bồi thường như thế nào về những thiệt hại mà chúng tôi phải gánh chịu.
2.4. Apologizing
Lời xin lỗi
He wants to apologize for what he has done to you in the past: Anh ấy muốn xin lỗi về những điều anh ấy đã làm với bạn trong quá khứ.
We apologize for this delay at work: Chúng tôi xin lỗi cho sự chậm trễ này trong công việc.
Please let us know what we can do to compensate you for the damages caused: Làm ơn hãy cho chúng tôi biết chúng tôi có thể làm gì để bồi thường những thiệt hại mà chúng tôi đã gây ra.
2.5. Attaching files
Đính kèm tệp
We will send you the email attachment: Chúng tôi sẽ gửi bạn tệp đính kèm trong email.
Please find attached the file you requested: Vui lòng tìm tài liệu bạn cần trong phần đính kèm.
I am afraid I cannot open the file you have sent me: Tôi e rằng tôi không thể mở được các tệp đính kèm mà bạn đã gửi.
Could you send it again in PDF format?: Bạn có thể gửi lại tài liệu ở định dạng PDF được không?.
3. Phần kết thúc Ending
Dưới đây là một số mẫu câu bạn có thể thêm vào trong phần email của bản thân trước khi kết thúc và kí tên nhé:
If you have any questions or concerns, dont hesitate to let me know: Nếu bạn có bất kì câu hỏi hay lo ngại nào, đừng ngần ngại mà hãy cho chúng tôi biết.
I look forward to hearing from you soon: Tôi mong được sớm nghe tin từ bạn.
Thank you for your patience and cooperation: Cảm ơn vì sự kiên nhẫn và hợp tác của bạn.
Thank you for your consideration: Cảm ơn sự quan tâm của bạn.
Cuối cùng bạn sẽ kết thúc và kí tên như sau:
Yours faithfully(Trân trọng) Nếu bạn bắt đầu thư bằng Dear Sir/Madam
Yours sincerely(Trân trọng) Nếu bạn bắt đầu bằng cách viết tên, ví dụ Dear Mr.A/ Mrs.A/ Miss A
Sincerely Yours/ Sincerely/ Yours Truly(Trân trọng) Phổ biến trong Anh-Mỹ
III. Mẫu email bằng tiếng Anh phổ biến bạn có thể áp dụng
Sau khi đã biết về các mẹo để viết email bằng tiếng Anh cho dân văn phòng, bạn có thể tham khảo mẫu email bằng Tiếng Anh dưới đây để áp dụng trong công việc của mình.
Dear Professor X,
I would like to thank you for your lecture in our business class on Monday. The speech gave us much useful information that we can apply to our own projects. I really appreciate that you spent the whole morning teaching us, despite your busy work schedule.
It was a pleasure to attend your lecture. I hope that in the future we will have more opportunities to study with you.
Once again, thank you for your lecture.
Best regards,
Gửi giáo sư X,
Tôi muốn cảm ơn bạn đã cho chúng tôi một bài học kinh doanh vào thứ Hai. Hội nghị của bạn đã cho chúng tôi rất nhiều thông tin hữu ích mà chúng tôi có thể áp dụng cho dự án của chúng tôi. Tôi thực sự đánh giá cao việc bạn dành buổi sáng với chúng tôi, mặc dù bạn có một lịch trình rất bận rộn.
Thật vinh dự cho tôi khi được tham gia lớp học của cô giáo. Em mong rằng trong tương lai lớp em sẽ có nhiều cơ hội được học với thầy hơn nữa. Một lần nữa, cảm ơn giáo viên cho bài học.
Trên đây là một ví dụ về một email bằng tiếng Anh đơn giản được một sinh viên gửi đến giáo sư kinh tế của mình để cảm ơn ông về khóa học kinh doanh của mình. Bạn hoàn toàn có thể áp dụng cách viết email bằng tiếng Anh này trong học tập hay công việc của mình.
Nội dung bài viết:
Bình luận