Hướng dẫn cách viết Giấy đề nghị mua vật tư theo Thông tư 200

Hướng dẫn cách viết Giấy đề nghị mua vật tư theo Thông tư 200

Về bản chất, giấy đề nghị mua vật tư phải đáp ứng đầy đủ của một văn bản hành chính. Giấy đề nghị về việc mua thiết bị vật tư rất quan trọng, liên quan đến việc xuất chi phí để phục vụ cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp, mẫu phiếu không thể  trình bày sơ sài.

* Về mặt hình thức:

– Giấy đề nghị mua vật tư phải được lập thành văn bản trên khổ giấy A4 dưới dạng bảng tính để đảm bảo được tính logic, dễ hiểu và dễ nhìn.

– Có đầy đủ Quốc hiệu, tiêu ngữ, tên đơn vị, logo của công ty (nếu có), thời gian, địa điểm lập giấy đề nghị và tên (phụ thuộc vào mục đích mua vật tư để làm gì). Đảm bảo thể thức của một văn bản hành chính mang tính trang nghiêm cũng như có sự trang trọng, thể hiện sự chuyên nghiệp trong quy trình hoạt động của một doanh nghiệp.

* Về mặt nội dung:

– Thứ nhất, góc bên trái của Giấy đề nghị mua vật tư phải ghi rõ tên của đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), bộ phận quản lý. Giấy đề nghị mua vật tư lập cho một hoặc nhiều thứ vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá cùng một kho dùng cho một đối tượng hạch toán chi phí hoặc cùng một mục đích sử dụng.

Thứ hai, phải cần viết lời kính gửi đến công ty nơi đang làm việc để xin cấp vật tư. Thường lời kính gửi sẽ viết người đứng đầu, chẳng hạn như ban giám đốc, trưởng phòng,…

– Thứ ba, phải nêu và xác định rõ mục đích mua vật tư để làm gì? Ví dụ như: đề xuất mua thêm vật tư cho việc sửa chữa văn phòng làm việc;…

– Kê khai loại vật tư cần mua là những loại nào; số lượng vật tư cần mua; đặc điểm cần chú ý của những vật tư đặc biệt; mục đích mua vật tư để làm gì;…

– Cuối cùng là chữ ký ký gửi và phê duyệt.

Phiếu đề nghị về việc mua thiết bị vật tư rất quan trọng, liên quan đến việc xuất chi phí để phục vụ cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp, mẫu phiếu không thể  trình bày sơ sài. Khi lập phiếu, cần phải đảm bảo viết theo đúng chuẩn của văn bản hành chính.

Quy trình để tiến hành đề nghị mua vật tư

Bước 1: Tiếp nhận nhu cầu sử dụng vật tư, sau đó lên danh sách mua hàng: 

– Các phòng ban hay cá nhân nào trong doanh nghiệp có nhu cầu cần mua thêm trang thiết bị, vật tư cần dùng thì tiến hành đề xuất.

– Sau khi phiếu đề xuất được các phòng ban lập và gửi lên ban quản lý; giám đốc trong công ty sẽ được xem xét và cân nhắc phê duyệt mua đúng đủ như yêu cầu hay có sự sửa đổi, thêm bớt, bổ sung số lượng vật tư; hay từ chối đề xuất mua vật tư đó.

– Sau khi được phê duyệt đề xuất mua vật tư mới, phòng ban chịu trách nhiệm mua hàng hoặc nhân viên hành chính sẽ tiếp nhận đề xuất đó và tiến hành tìm kiếm những nhà cung cấp phù hợp để đáp ứng số lượng cũng như chất lượng của những vật tư cần mua.

Bước 2: Khảo giá thị trường và nhận báo giá:
– Nhân viên chịu trách nhiệm việc tìm kiếm nhà cung cấp sẽ phải tiến hàng khảo giá trên thị trường để nắm được giá thị trường chung của những mặt hàng vật tư đó, có thể bằng cách gửi báo giá hoặc làm công văn đến các đơn vị có mặt hàng cần tìm để xin báo giá, sau đó đánh giá sẽ mang tính chất công khai nhất.

– Yêu cầu việc tìm nhà cung cấp cho những mẫu vật tư, trang thiết bị có thể đánh giá trên các tiêu chí sau:

+ Chất lượng đạt chuẩn theo đúng yêu cầu

+ Dịch vụ trước và sau bán nhà cung cấp mang đến cho khách hàng trước, sau khi ký hợp đồng

+ Giá thành của vật tư so với giá chung trên thị trường có cạnh tranh hơn không

+ Có thương hiệu, uy tín cũng như phổ biến của sản phẩm trên thị trường cung ứng

+ Tiến độ cung cấp trang thiết bị: có khả năng đáp ứng được hàng hóa trong khoảng thời gian mà doanh nghiệp cần hay không.

Bước 3: Ký kết hợp đồng:

Sau khi khảo giá và tìm ra được nhà cung cấp đáp ứng đúng yêu cầu thì sẽ tiến hành ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa giữa công ty và đơn vị cung cấp trang thiết bị vật tư.

Sau khi đã lựa chọn được nhà cung ứng phù hợp nhất cho mình thì bộ phận có trách nhiệm mua hàng sẽ tiến hành ký hợp đồng mua bán kèm theo số lượng sản phẩm, chất lượng, mẫu mã,… cùng ngày hẹn giao vật tư, trang thiết bị. Trong trường hợp mua với số lượng ít thì có thể tiến hành giao dịch mua bán bình thường và yêu cầu xuất hóa đơn.

Bước 4: Tiến hành bàn giao cho phòng ban đặt mua cũng như lắp đặt trang thiết bị, vật tư:

Khi nhận được hàng hóa, vật tư, bộ phận chịu trách nhiệm mua hàng thực hiện bàn giao cho các phòng ban đã đề xuất đặt mua.

Trong trường hợp cần lắp đặt thì triển khai việc lắp đặt để đảm bảo khả năng sử dụng ngay khi bàn giao để hoàn tất quy trình.

Bước 5: Tiến hành bảo trì, sửa chữa vật tư, trang thiết bị:

Đây là giai đoạn về sau, nếu hợp đồng có kí thỏa thuận điều khoản bảo hành thì đối với những loại vật tư, trang thiết bị hư hỏng và cần phải bảo trì theo đúng chính sách của nhà cung ứng thì nhân viên hoặc phòng ban chịu trách nhiệm mua hàng sẽ có trách nhiệm liên hệ với đơn vị cung ứng để đảm bảo chất lượng cũng như thời hạn tuổi thọ của trang thiết bị vật tư sử dụng.

Bên cạnh đó, các phòng ban hay cá nhân sử dụng những trang thiết bị, vật tư của doanh nghiệp cũng cần phải có ý thức sử dụng cẩn thận và bảo quản thật tốt.