Mẫu danh mục hồ sơ năm chi tiết

Mẫu danh mục hồ sơ năm chi tiết là tài liệu liệt kê toàn bộ các hồ sơ cần lưu trữ và quản lý trong một năm của tổ chức hoặc doanh nghiệp. Danh mục này giúp dễ dàng theo dõi, tra cứu, và đảm bảo tính hệ thống trong quản lý tài liệu.

Mẫu danh mục hồ sơ năm chi tiết

1. Danh mục hồ sơ là gì? Trách nhiệm lập danh mục hồ sơ là của ai?

Danh mục hồ sơ là một tài liệu liệt kê hệ thống các loại hồ sơ dự kiến được tạo ra và lưu trữ trong một khoảng thời gian nhất định (thường là một năm) của một cơ quan, tổ chức. Nó đóng vai trò như một bản kế hoạch, giúp tổ chức quản lý hồ sơ một cách hiệu quả, khoa học.

Trách nhiệm lập danh mục hồ sơ thường thuộc về:

• Người đứng đầu cơ quan, tổ chức: Có trách nhiệm chỉ đạo, phê duyệt danh mục hồ sơ.
• Phòng văn thư lưu trữ: Có trách nhiệm xây dựng, cập nhật và quản lý danh mục hồ sơ.
• Các phòng ban, đơn vị: Có trách nhiệm cung cấp thông tin để xây dựng danh mục hồ sơ và thực hiện theo danh mục đã được phê duyệt.

2. Mẫu danh mục hồ sơ năm chi tiết

Phụ lục I

MẪU DANH MỤC HỒ SƠ

(Kèm theo Quyết định: 55 /QĐ-SKHCN ngày  31 tháng 3 năm 2021

của Giám đốc Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Quảng Ngãi )

DANH MỤC HỒ SƠ CỦA ….. (tên cơ quan, tổ chức)

Năm ….

(Ban hành kèm theo Quyết định số …. ngày … tháng …. năm của ….)

Bản Danh mục hồ sơ này có ………..(1) hồ sơ, bao gồm:

……………..(2) hồ sơ bảo quản vĩnh viễn;

……………. (2) hồ sơ bảo quản có thời hạn.

QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ

 (chữ ký, dấu)

3. Quy định về lập hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Việc lập hồ sơ vào lưu trữ cơ quan phải tuân thủ các quy định sau:

• Lập hồ sơ đúng thời hạn: Hồ sơ phải được lập đầy đủ và chính xác ngay sau khi hoàn thành công việc.
• Phân loại hồ sơ: Phân loại hồ sơ theo đúng danh mục hồ sơ đã phê duyệt.
• Bảo quản hồ sơ: Bảo quản hồ sơ trong điều kiện an toàn, tránh thất lạc, hư hỏng.
• Giao nộp hồ sơ: Giao nộp hồ sơ vào kho lưu trữ đúng quy định.

4. Có bắt buộc phải có đề mục trong danh mục hồ sơ không?

Việc có đề mục trong danh mục hồ sơ là hoàn toàn bắt buộc.

Đề mục đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc xây dựng và quản lý danh mục hồ sơ. Nó giúp:

• Xác định rõ nội dung: Đề mục cho biết chính xác loại hồ sơ đang được đề cập, giúp dễ dàng phân loại và tìm kiếm.
• Tạo hệ thống: Các đề mục được sắp xếp một cách logic tạo thành một hệ thống danh mục hồ sơ rõ ràng, dễ quản lý.
• Đảm bảo tính thống nhất: Đề mục thống nhất sẽ giúp các phòng ban, cá nhân trong cơ quan hiểu và thực hiện theo cùng một tiêu chuẩn.
• Tăng hiệu quả quản lý: Nhờ có đề mục, việc lập hồ sơ, lưu trữ và tìm kiếm hồ sơ trở nên nhanh chóng và chính xác hơn.

5. Ai có thẩm quyền phê duyệt danh mục hồ sơ?

Thường thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền phê duyệt danh mục hồ sơ. Tuy nhiên, tùy thuộc vào quy định của từng cơ quan, tổ chức mà thẩm quyền này có thể thuộc về một người khác.

Lưu ý:

• Danh mục hồ sơ cần được cập nhật thường xuyên để phù hợp với sự thay đổi của hoạt động của cơ quan, tổ chức.
• Việc xây dựng và quản lý danh mục hồ sơ hiệu quả giúp cơ quan, tổ chức tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo tính minh bạch, công khai trong hoạt động.

Hy vọng qua bài viết, Công ty Luật ACC đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về Mẫu danh mục hồ sơ năm chi tiết. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với Công ty Luật ACC nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.