Mẫu công văn mời thương thảo hợp đồng chi tiết

Công văn mời thương thảo hợp đồng là văn bản gửi đến đối tác để mời tham gia buổi thảo luận và đàm phán về các điều khoản hợp đồng sắp ký kết. Văn bản này cần nêu rõ thời gian, địa điểm và mục đích của buổi thương thảo nhằm đảm bảo sự chuẩn bị và tham gia hiệu quả từ cả hai bên.

Mẫu công văn mời thương thảo hợp đồng chi tiết

1. Mẫu công văn mời thương thảo hợp đồng là gì và được sử dụng khi nào? 

Mẫu công văn mời thương thảo hợp đồng là một văn bản hành chính được gửi từ bên mời thầu (chủ đầu tư, chủ dự án) đến các nhà thầu (bên dự thầu) để mời họ tham gia vào quá trình thương thảo và ký kết hợp đồng. Văn bản này thường được gửi đến nhà thầu trúng thầu hoặc các nhà thầu có hồ sơ dự thầu đạt yêu cầu.

Khi nào sử dụng công văn mời thương thảo hợp đồng?

• Sau khi quá trình đấu thầu kết thúc: Khi đã xác định được nhà thầu trúng thầu hoặc các nhà thầu có hồ sơ dự thầu đạt yêu cầu, bên mời thầu sẽ gửi công văn mời thương thảo để tiến hành các cuộc đàm phán, thống nhất các điều khoản trong hợp đồng.
• Trong quá trình thực hiện dự án: Trong một số trường hợp, có thể có những thay đổi hoặc bổ sung trong quá trình thực hiện dự án, cần phải tiến hành thương thảo để điều chỉnh hợp đồng.

2. Mẫu công văn mời thương thảo hợp đồng chi tiết 

UBND TỈNH QUẢNG NGÃI                                             CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

SỞ XÂY DỰNG                                                                       Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: 1676 /SXD-QHKT                                                 Quảng Ngãi, ngày 11 tháng 8 năm 2022

V/v mời thương thảo hợp đồng Gói thầu số 2: Xây dựng Chương trình Phát triển đô thị trên địa bàn tỉnh đến năm 2030, tầm nhìn đến năm 2050

 Kính gửi: Trung tâm Thông tin, Hợp tác quốc tế và Tư vấn phát triển đô thị.

Căn cứ Thông báo mời thầu số E-TBMT: 20220733701- 00 thời điểm đăng tải vào 16 giờ 52 phút ngày 12/7/2022 của Sở Xây dựng Quảng Ngãi đăng tải trên mạng hệ thống đấu thầu Quốc gia;

Căn cứ E-HSDT của Trung tâm Thông tin, Hợp tác quốc tế và Tư vấn phát triển đô thị;

Trên cơ sở Báo cáo đánh giá E-HSDT của Công ty cổ phần Tư vấn xây dựng Công Bằng tại Báo cáo số 15/BCĐG-CB ngày 05/8/2022 và Báo cáo số 16/BCĐG-CB ngày 11/8/2022;

Sở Xây dựng Quảng Ngãi (chủ đầu tư) mời nhà thầu Trung tâm Thông tin, Hợp tác quốc tế và Tư vấn phát triển đô thị (địa chỉ: Số 37 Lê Đại Hành, phường Lê Đại Hành, quận Hai Bà Trưng, thành phố Hà Nội) thương thảo hợp đồng Gói thầu số 2: Xây dựng Chương trình Phát triển đô thị trên địa bàn tỉnh đến năm 2030, tầm nhìn đến năm 2050.

-   Địa điểm: Văn phòng Sở Xây dựng (số 74 Bắc Sơn, TP Quảng Ngãi, tỉnh Quảng Ngãi).

-  Thời gian: Bắt đầu vào lúc 14h ngày 12/8/2022.

-   Yêu cầu hồ sơ: Nhà thầu chuẩn bị đầy đủ hồ sơ E-HSDT đã nộp trước thời điểm mở thầu (Bản gốc để đối chứng đối với yêu cầu tại E-HSMT là bản scan; Bản công chứng dấu đỏ để đối chứng đối với các hồ sơ còn lại).

(có dự thảo Biên bản thương thảo hợp đồng kèm theo)

Sở Xây dựng Quảng Ngãi yêu cầu quý Nhà thầu thực hiện để việc thương thảo hợp đồng đạt kết quả./.

3. Hướng dẫn cách soạn thảo công văn mời thương thảo hợp đồng

Công văn mời thương thảo hợp đồng là một văn bản hành chính quan trọng, dùng để mời một bên tham gia vào quá trình đàm phán và ký kết hợp đồng. Để soạn thảo một công văn mời thương thảo hiệu quả, bạn cần lưu ý các yếu tố sau:

1. Cấu trúc của công văn:

Tiêu đề: Công văn mời thương thảo hợp đồng

Người gửi: Tên cơ quan, tổ chức gửi công văn

Người nhận: Tên cơ quan, tổ chức nhận công văn

Nội dung:

• Lý do mời thương thảo: Nêu rõ mục đích của cuộc thương thảo, ví dụ: để hoàn thiện hợp đồng, giải quyết các vấn đề phát sinh,...
• Nội dung cần thương thảo: Liệt kê cụ thể các điều khoản, điều kiện cần bàn bạc.
• Thời gian, địa điểm thương thảo: Xác định rõ thời gian và địa điểm cụ thể để cuộc họp diễn ra.
• Thành phần tham gia: Xác định rõ những người đại diện của mỗi bên tham gia cuộc họp.
• Các yêu cầu khác (nếu có): Ví dụ: yêu cầu chuẩn bị tài liệu, báo cáo trước khi đến cuộc họp.

Kết luận: Khẳng định lại mong muốn hợp tác và thành công của cuộc thương thảo.

Ký tên, đóng dấu: Người có thẩm quyền ký và đóng dấu công văn.

2. Nội dung cần lưu ý:

• Ngôn ngữ: Sử dụng ngôn ngữ trang trọng, chính xác, dễ hiểu, tránh dùng từ ngữ mơ hồ, gây hiểu lầm.
• Rõ ràng, súc tích: Trình bày nội dung một cách rõ ràng, ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề.
• Thể hiện thiện chí: Thể hiện sự tôn trọng và thiện chí hợp tác với đối tác.
• Hoàn chỉnh thông tin: Cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết để đối tác có thể chuẩn bị tốt cho cuộc họp.

3. Mẫu công văn (tham khảo):

[Bạn có thể tham khảo mẫu công văn mời thương thảo hợp đồng tại các trang web cung cấp mẫu văn bản hành chính, hoặc nhờ đến sự tư vấn của các chuyên gia pháp lý.]

4. Lưu ý khi soạn thảo:

• Kiểm tra kỹ lưỡng: Sau khi hoàn thành, hãy kiểm tra lại công văn để đảm bảo không có lỗi chính tả, ngữ pháp và các thông tin sai sót.
• Gửi đúng địa chỉ: Kiểm tra kỹ địa chỉ của người nhận để đảm bảo công văn được gửi đến đúng nơi.
• Bảo lưu bản gốc: Luôn giữ lại bản gốc công văn để làm bằng chứng.

Một số lưu ý khác:

• Thời gian gửi: Nên gửi công văn mời thương thảo trước thời hạn để đối tác có đủ thời gian chuẩn bị.
• Hình thức gửi: Có thể gửi công văn qua đường bưu điện, email hoặc trực tiếp giao cho người nhận.
• Đính kèm tài liệu: Nếu cần, có thể đính kèm các tài liệu liên quan như dự thảo hợp đồng, báo cáo,...

4. Chia sẻ kinh nghiệm khi tham gia thương thảo hợp đồng

Thương thảo hợp đồng là một quá trình đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, kỹ năng giao tiếp và hiểu biết sâu sắc về luật pháp. Để giúp bạn tự tin hơn trong các cuộc thương thảo, tôi xin chia sẻ một số kinh nghiệm sau:

Trước khi tham gia thương thảo:

- Hiểu rõ mục tiêu: Xác định rõ mục tiêu của mình trong cuộc thương thảo, điều gì là quan trọng nhất và những gì bạn có thể nhượng bộ.

- Nghiên cứu đối tác: Tìm hiểu kỹ về đối tác, năng lực, nhu cầu và các dự án trước đó của họ để có thể đưa ra những đề xuất phù hợp.

- Chuẩn bị kỹ lưỡng:

• Soạn thảo dự thảo hợp đồng chi tiết, rõ ràng, bao gồm tất cả các điều khoản quan trọng.
• Lựa chọn những người có chuyên môn tham gia vào nhóm thương thảo.
• Chuẩn bị các tài liệu hỗ trợ như báo cáo tài chính, số liệu thị trường,...

- Xây dựng các kịch bản: Dự đoán các tình huống có thể xảy ra và chuẩn bị các phương án ứng phó linh hoạt.

Trong quá trình thương thảo:

• Nghe và lắng nghe: Chú ý lắng nghe ý kiến của đối tác, đặt câu hỏi để hiểu rõ quan điểm của họ.
• Giao tiếp rõ ràng: Trình bày quan điểm của mình một cách rõ ràng, súc tích và thuyết phục.
• Linh hoạt: Sẵn sàng điều chỉnh các điều khoản hợp đồng để đạt được thỏa thuận chung.
• Tôn trọng đối tác: Giữ thái độ tôn trọng và thiện chí, tránh tranh cãi không cần thiết.
• Ghi chép cẩn thận: Ghi lại tất cả các thỏa thuận đạt được để tránh hiểu lầm sau này.

Sau khi kết thúc thương thảo:

• Soạn thảo biên bản: Soạn thảo biên bản ghi nhớ các nội dung đã thống nhất để làm cơ sở cho việc soạn thảo hợp đồng cuối cùng.
• Kiểm tra kỹ lưỡng hợp đồng: Kiểm tra kỹ lưỡng hợp đồng đã ký để đảm bảo tất cả các điều khoản đều được ghi rõ ràng và phù hợp với thỏa thuận.

Hy vọng qua bài viết, Công ty Luật ACC đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về Mẫu công văn mời thương thảo hợp đồng chi tiết. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với Công ty Luật ACC nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.