Mẫu công văn xin chốt sổ bảo hiểm xã hội chi tiết

Sổ bảo hiểm xã hội là một trong những tài liệu quan trọng giúp cho người hưởng bảo hiểm xã hội được hưởng bảo hiểm và các chế độ bảo hiểm xã hội. Sau đây, Công ty Luật ACC xin gửi tới bạn Mẫu công văn xin chốt sổ bảo hiểm xã hội chi tiết theo quy định hiện hành. 

Mẫu công văn xin chốt sổ bảo hiểm xã hội chi tiết

1. Chốt sổ bảo hiểm xã hội là gì? Thế nào là công văn xin chốt sổ bảo hiểm xã hội?

Chốt sổ bảo hiểm xã hội là thủ tục mà người lao động thực hiện khi chấm dứt hợp đồng lao động hoặc nghỉ việc để xác nhận lại toàn bộ quá trình tham gia bảo hiểm xã hội của mình. Việc chốt sổ giúp đảm bảo quyền lợi của người lao động khi muốn hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội sau này như:

• Một lần: Nếu đủ điều kiện, người lao động có thể rút một lần số tiền đóng bảo hiểm xã hội.
• Hưởng lương hưu: Nếu đủ tuổi nghỉ hưu và đủ điều kiện hưởng lương hưu.
• Các chế độ khác: Ốm đau, thai sản, tử tuất,...

Công văn xin chốt sổ bảo hiểm xã hội là gì?

Công văn xin chốt sổ bảo hiểm xã hội là một văn bản hành chính mà người lao động gửi đến cơ quan bảo hiểm xã hội để đề nghị thực hiện thủ tục chốt sổ. Trong công văn này, người lao động sẽ cung cấp các thông tin cần thiết như:

• Thông tin cá nhân: Họ tên, ngày tháng năm sinh, số CMND/CCCD, số sổ bảo hiểm xã hội.
• Thông tin về đơn vị: Tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ.
• Lý do xin chốt sổ: Chấm dứt hợp đồng lao động, nghỉ việc,...
• Yêu cầu: Đề nghị cơ quan bảo hiểm xã hội thực hiện thủ tục chốt sổ và cấp các giấy tờ liên quan.

2. Mẫu công văn xin chốt sổ bảo hiểm xã hội chi tiết

Kính gửi: Bảo hiểm xã hội [Quận/Huyện/Thị xã quản lý bảo hiểm xã hội của Công ty]

- Tên đơn vị: [Tên Công ty có nhu cầu chốt sổ bảo hiểm xã hội cho Người lao động]

- Mã số quản lý: [Mã số bảo hiểm của Công ty] (mã sử dụng để đóng bảo hiểm xã hội hàng tháng của công ty)

- Địa chỉ: [Ghi rõ địa chỉ trụ sở chính của Công ty theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp]

Tháng [—], năm [—], nhân sự làm việc cho [Tên Công ty] có sự thay đổi. [Tên Công ty] và (một số) Người lao động tiến hành thanh lý Hợp đồng lao động, cụ thể:

1/ Thanh lý Hợp đồng lao động với Ông/Bà Nguyễn A

2/ Thanh lý Hợp đồng lao động với Ông/Bà Nguyễn B....

Để hoàn tất các trách nhiệm của Công ty theo quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội, Công ty gửi công văn này đến Bảo hiểm xã hội [Quận/Huyện/Thị xã quản lý bảo hiểm xã hội của Công ty] đề nghị chốt sổ bảo hiểm xã hội đối với các cá nhân có tên trên.

Hồ sơ gửi kèm bao gồm:

(i) Biên bản thanh lý Hợp đồng lao động số [—] giữa Công ty [—] và Ông/Bà Nguyễn A; (ii) Biên bản thanh lý Hợp đồng lao động số [—] giữa Công ty [—] và Ông/Bà Nguyễn B; (iii) Bản photo giấy tờ pháp lý của Ông/Bà Nguyễn A; (iv) Bản photo giấy tờ pháp lý của Ông/Bà Nguyễn B

Đề nghị cơ quan bảo hiểm xã hội xem xét, giải quyết theo quy định.

3. Ai có trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội?

Theo quy định tại Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, doanh nghiệp, hộ kinh doanh là người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu doanh nghiệp, hộ kinh doanh đã giữ của người lao động, trừ một số trường hợp sau đây có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày:

- Doanh nghiệp, hộ kinh doanh chấm dứt hoạt động.

- Doanh nghiệp, hộ kinh doanh thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế.

- Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập; bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp.

- Do thiên tai, hỏa hoạn, địch họa hoặc dịch bệnh nguy hiểm.

Trong đó, xác nhận sổ BHXH được hiểu là thời gian đã đóng bảo hiểm xã hội (BHXH), bỏa hiểm thất nghiệp (BHTN), bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (BHTNLĐ, BNN) đã được hạch toán, phân bổ tiền nộp của người tham gia (theo điểm 2.12 khoản 2 Điều 2 của Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 595/QH-BHXH ngày 14/4/2017 được sửa đổi bởi khoản 4 Điều 1 Quyết định 505/QĐ-BHXH ngày 27/3/2020).

Như vậy, trách nhiệm chốt sổ BHXH thuộc về người sử dụng lao động.

4. Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động

Theo hướng dẫn tại khoản 7.2 Mục 7 và Mục 9 Công văn 1952/BHXH-TST của Bảo hiểm xã hội Việt Nam ngày 28/4/2023, thủ tục chốt sổ BHXH cho người lao động làm việc tại doanh nghiệp, hộ kinh doanh được thực hiện như sau:

Bước 1. Thông báo giảm lao động tham gia bảo hiểm xã hội

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh có trách nhiệm đóng đủ BHXH, BHTN, BHTNLĐ - BNN và lập hồ sơ báo giảm theo hồ sơ điện tử 600 gửi đến cơ quan bảo hiểm đang quản lý nơi doanh nghiệp, hộ kinh doanh đặt trụ sở chính.

Lưu ý: Việc báo giảm lao động được thực hiện hàng tháng kịp thời, không để dồn vào những ngày cuối cùng của tháng. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh nộp không quá 03 bộ hồ sơ/tháng (trừ trường hợp cần thiết khác) và thực hiện chuyển nộp tiền đóng bảo hiểm chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng.

Bước 2. Thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội

- Trường hợp sổ BHXH đã rà soát và trả sổ cho người lao động, cơ quan BHXH căn cứ hồ sơ báo giảm thực hiện xác nhận và in tờ rời sổ BHXH đến thời điểm đã đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ - BNN chuyển về doanh nghiệp, hộ kinh doanh để trả cho người lao động.

- Trường hợp sổ BHXH chưa được cơ quan BHXH rà soát và trả sổ thì cơ quan BHXH không xác nhận quá trình BHXH, BHTN theo hồ sơ điện tử 600 đơn vị có trách nhiệm lập hồ sơ giấy theo phiếu giao nhận hồ sơ (PGNHS) 626 kèm sổ BHXH nộp cho cơ quan BHXH qua bưu điện để được rà soát, cập nhật dữ liệu, xác nhận và in tờ rời sổ BHXH đến thời điểm đã đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ - BNN, chuyển về đơn vị để trả cho người lao động.

- Trường hợp đơn vị nợ tại thời điểm nộp hồ sơ báo giảm, sau khi được cơ quan BHXH xác nhận, in tờ rời sổ BHXH đến thời điểm đã đóng đủ tiền BHXH, BHTN, BHTNLĐ - BNN; doanh nghiệp có trách nhiệm nộp đủ số tiền nợ và lập Danh sách xác nhận bổ sung quá trình đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ - BNN cho người lao động (không cần nộp sổ BHXH) gửi theo PGNHS 620 cho cơ quan BHXH để in tờ rời sổ BHXH xác nhận bổ sung.

Đối với hồ sơ điều chỉnh quá trình đóng BHXH, BHTN: Doanh nghiệp, hộ kinh doanh chỉ nộp hồ sơ 600 điện tử với các trường hợp đang tham gia tại doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cơ quan BHXH chỉ điều chỉnh dữ liệu không thực hiện in tờ rời xác nhận quá trình điều chỉnh, các trường hợp nghỉ việc đã chốt sổ và in tờ rời phải nộp theo hồ sơ 609 giấy kèm sổ BHXH để thực hiện in tờ rời xác nhận lại quá trình đóng theo đúng dữ liệu đã điều chỉnh.

Hy vọng qua bài viết, Công ty Luật ACC đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về Mẫu công văn xin chốt sổ bảo hiểm xã hội chi tiết. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với Công ty Luật ACC nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.