Hướng dẫn viết mẫu công văn hỏi ý kiến năm 2022

Công văn có lẽ là văn bản quen thuộc đối với những ai làm việc tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết viết công văn đúng theo chuẩn của quy định pháp luật. Vì vậy, ACC mời bạn tham khảo bài viết Hướng dẫn viết mẫu công văn hỏi ý kiến năm 2022.

1. Công văn hỏi ý kiến là gì?

Công văn là loại văn bản hành chính được dùng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Các cơ quan Nhà nước sử dụng Công văn làm phương tiện giao tiếp chính với cấp trên, cấp dưới và công dân. Ngoài ra, các tổ chức xã hội, doanh nghiệp cũng phải soạn thảo và sử dụng Công văn trong hoạt động hàng ngày để thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình.

Công văn hỏi ý kiến hay công văn xin ý kiến: Là Công văn của cấp dưới gửi cho cấp trên yêu cầu hướng dẫn hoặc cho ý kiến chỉ đạo thực hiện một hoặc một số công việc nhất định.

 2. Đặc điểm của Công văn

- Công văn không phải văn bản quy phạm pháp luật, vì vậy trình tự, thủ tục ban hành Công văn được thực hiện nhanh chóng, thuận lợi để giải quyết công việc khẩn cấp.

- Công văn có nhiều loại, được sử dụng trong nhiều lĩnh vực miễn sao phù hợp với mục đích của cơ quan, tổ chức ban hành.

- Thẩm quyền ban hành Công văn không bắt buộc là đơn vị, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Cá nhân cũng có thể ban hành Công văn nếu trong các văn bản quy phạm pháp luật, điều lệ tổ chức, văn phòng doanh nghiệp có quy định về chức năng, nhiệm vụ của cá nhân đó.

- Công văn có hiệu lực ngay từ ngày ký và chấm dứt hiệu lực sau khi thực hiện, giải quyết xong công việc thực tế.

- Công văn chỉ áp dụng với cá nhân, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp được nhận Công văn.

3. Mẫu công văn hỏi ý kiến 

Mẫu công văn chung áp dụng được cho tất cả các loại công văn

Kính gửi : …………........................................

Địa chỉ : Số ... phố Tràng Tiền, quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội

ĐT : (043)............. , Fax : (043) .................

E-Mail : …………  Website : ………………  (11)

.................................... (7) .........................

...................................................................

.............................................................. ./.

4. Hướng dẫn soạn thảo công văn hỏi ý kiến chỉ đạo

(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).

(2) Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn.

(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn.

(4) Chữ viết tắt tên đơn vị (Vụ, phòng, ban, tổ, bộ phận chức năng) soạn thảo công văn.

(5) Địa danh

(6) Trích yếu nội dung công văn.

(7) Nội dung công văn.

(8) Ghi quyền hạn, chức vụ của người ký như Bộ trưởng, Cục trưởng, Giám đốc, Viện trưởng v.v…; trường hợp ký thay mặt tập thể lãnh đạo thì ghi chữ viết tắt “TM” trước tên cơ quan, tổ chức hoặc tên tập thể lãnh đạo, ví dụ: TM. Ủy ban nhân dân, TM. Ban Thường vụ, TM. Hội đồng…; nếu người ký công văn là cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì ghi chữ viết tắt “KT” vào trước chức vụ của người đứng đầu, bên dưới ghi chức vụ của người ký công văn; các trường hợp khác thực hiện theo hướng dẫn tại Khoản 1, Điều 12 của Thông tư này

(9) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).

(10) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần)

(11) Địa chỉ cơ quan, tổ chức; số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ E-Mail; Website (nếu cần).

* Nếu nơi nhận (kính gửi) là những chức danh, chức vụ cao cấp của Nhà nước, thì phần nơi nhận không ghi “như trên” mà ghi trực tiếp những chức danh, chức vụ ấy vào.

Yêu cầu khi soạn thảo Công văn

Khi soạn thảo Công văn, cần lưu ý về các yêu cầu chung dưới đây:

- Câu chữ ngắn gọn, súc tích, bám sát vấn đề chính.

- Văn phong nghiêm túc, lịch sự, có tính thuyết phục cao

- Mỗi Công văn chứa một chủ đề duy nhất, rõ ràng..

- Tuân thủ đúng thể thức theo quy định của pháp luật.

Thể thức mẫu công văn chỉ đạo

- Khổ giấy: Khổ giấy A4 (kích thước: 210 mm x 297 mm)

- Kiểu trình bày: Theo chiều dài của khổ A4 (khổ dọc). Trường hợp nội dung văn bản có các bảng biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì có thể trình bày văn bản theo chiều rộng (khổ ngang).

- Định dạng lề trang:

+ Lề trên, lề dưới: cách mép trên và mép dưới của tờ giấy từ 20 - 25 mm,

+ Lế trái: cách mép trái tờ giấy 30 - 35 mm,

+ Lề phải: cách mép phải tờ giấy 15-20 mm.

- Định dạng font chữ: Font chữ tiếng Việt Times New Roman cùng bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen.

- Số trang văn bản: Trang văn bản được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, được đặt căn giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất.

Ví dụ mẫu công văn đính chính sai sót 

5. Câu hỏi thường gặp