Mẫu công văn đề nghị thanh toán công nợ mới nhất

Trong quá trình kinh doanh, việc xảy ra trễ hẹn trong thanh toán là điều không hiếm. Khi điều này xảy ra, các bên thường có thể sử dụng mẫu đề nghị thanh toán công nợ hoặc mẫu giấy đề nghị thanh toán để nhắc nhở đối tác về lịch thanh toán đã đến hạn. Sau đây, ACC xin được gửi đến bạn Mẫu công văn đề nghị thanh toán công nợ mới nhất theo pháp luật hiện hành. 

Mẫu công văn đề nghị thanh toán công nợ mới nhất

1. Công văn đề nghị thanh toán công nợ là gì?

Công văn đề nghị thanh toán công nợ là một văn bản chính thức được gửi từ bên có quyền lợi (thường là người bán hoặc nhà cung cấp) đến bên nợ (thường là khách hàng hoặc đối tác) để yêu cầu thanh toán các khoản nợ còn tồn đọng theo hợp đồng hoặc thỏa thuận đã ký kết.

Công văn này không chỉ nhằm nhắc nhở bên nợ về nghĩa vụ thanh toán mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính và duy trì quan hệ kinh doanh.

2. Làm thế nào để soạn thảo công văn đề nghị thanh toán công nợ một cách chuyên nghiệp và hiệu quả?

Công văn đề nghị thanh toán công nợ chuyên nghiệp và hiệu quả  cần phải tuân thủ các tiêu chuẩn và điều kiện về nội dung và hình thức như sau:

Về phần hình thức, giấy đề nghị thanh toán phải đáp ứng đủ các yêu cầu về văn phong và ngôn ngữ như sau:

• Sử dụng ngôn ngữ tiếng Việt chuẩn mực (phải đúng ngữ pháp, chính tả, sử dụng từ ngữ đúng và cấu trúc câu đúng). Thể hiện đúng nội dung mà văn bản muốn truyền đạt.
• Hình thức trình bày phải bao gồm đầy đủ các nội dung, tuân thủ đúng kiểu cách văn bản.

Về nội dung, tùy thuộc vào từng trường hợp mà có thể có nhiều mẫu giấy đề nghị thanh toán khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung, các giấy đề nghị thanh toán đều nên bao gồm các nội dung chính sau:

• Tên đơn vị, doanh nghiệp và bộ phận đề nghị thanh toán.
• Họ tên và bộ phận làm việc của cá nhân đề nghị thanh toán.
• Nội dung chính của biểu mẫu là các tài liệu liên quan đến việc thanh toán.
• Ghi rõ tổng số tiền đề nghị thanh toán bằng 2 cách thức số và chữ để làm căn cứ thanh toán.
• Số lượng chứng từ gốc nộp kèm và nộp hóa đơn chứng từ hoặc bản sao hóa đơn.

Trong quá trình lập đề nghị thanh toán công nợ, bên lập đề nghị cần chú ý đảm bảo đề cập đầy đủ và chi tiết các thông tin liên quan đến số hợp đồng và các điều khoản cụ thể từng mục của hợp đồng mà hai bên đã ký trước đó.

Đề nghị cần ghi rõ và đầy đủ tên và địa chỉ của cả hai doanh nghiệp. Đồng thời, trong văn bản đề nghị thanh toán công nợ, cần nêu rõ thời gian mà hai bên đã ký kết hợp đồng.

Hợp đồng cần nêu rõ số tiền mà bên đối tác cần phải thanh toán cho doanh nghiệp, được ghi bằng số và chữ. Khi gửi yêu cầu bên khách hàng/đối tác thanh toán, giấy đề nghị thanh toán công nợ phải cung cấp thông tin đầy đủ và chi tiết về tài khoản ngân hàng phía người đề nghị để bên mua có thể thanh toán quá hình thức chuyển khoản.

3. Mẫu công văn đề nghị thanh toán công nợ mới nhất

GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN CÔNG NỢ

Kính gửi: ………………………………………………………………

- Căn cứ hợp đồng kinh tế số … ngày … tháng … năm …… được ký giữa Công ty ………. và Công ty ………. về việc …………………………………………………………………….......................;

- Căn cứ Biên bản bàn giao và nghiệm thu thiết bị …………………………………………….;

- Căn cứ ……………………………..………………………………………………………..........;

- Căn cứ ……………………………………………………………………………………….........

Thực hiện Hợp đồng kinh tế số … ngày … tháng … năm ……, chúng tôi đã bàn giao đầy đủ hàng hoá và giấy tờ quy định tại Điều … của hợp đồng. Đại diện hai bên đã ký Biên bản bàn giao và nghiệm thu thiết bị ngày … tháng … năm ….

Theo điều khoản [Thanh toán hợp đồng] (Điều …), bên Mua sẽ thanh toán cho bên Bán …% giá trị hợp đồng trong vòng … ngày kể từ ngày ký Biên bản bàn giao và nghiệm thu hàng hóa.

Theo điều khoản [Thanh lý và nghiệm thu] (Điều …) Quý Công ty đã thanh toán chậm … ngày (từ ngày … tháng … năm … đến ngày … tháng … năm …) so với tiến độ quy định tại Hợp đồng này.

Vậy, chúng tôi kính đề nghị Quý Công ty thanh toán …% giá trị hợp đồng tương đương số tiền:

Bằng số: ……………… VNĐ

Bằng chữ: ………………………………………………………………………………………......

Tên tài khoản: ………………………………………………………………………...…………....

Số tài khoản: …………………. - Ngân hàng ………………… - Chi nhánh ………………….

Rất mong nhận được sự hợp tác của Quý Công ty.

Trân trọng!

Mẫu công văn đề nghị thanh toán công nợ mới nhất

4. Kinh nghiệm đề nghị thanh toán công nợ thành công?

1. Soạn thảo một chính sách chi trả rõ ràng để hạn chế những vấn đề phát sinh: yêu cầu khách hàng ký thoả thuận, quy định việc thanh toán bắt buộc phải thực hiện đúng hạn và nêu rõ mức phạt khách hàng phải chịu nếu thanh toán chậm.
2. Thể hiện ngày cụ thể trong hoá đơn của bạn. Cụm  “chi trả trong vòng 30 ngày” sẽ kém khẳng định hơn cụm “hạn chót vào ngày 30/11”.
3. Thiết lập một quy trình thu hồi nợ cho công ty của bạn: Xác định rõ cá nhân nào sẽ chịu trách nhiệm làm việc với các khách hàng cũng như quy định rõ thời gian, cách thức cho việc gửi thư nhắc nhở hay các cuộc gọi điện thoại. Các nhân viên cần phải ý thức được tầm quan trọng của việc thu hồi nợ chứ không chỉ đơn thuần coi đó là một việc kiêm nhiệm.
4. Email hoá đơn cho khách hàng thay vì gửi qua đường bưu điện để rút ngắn được quá trình thu hồi.
5. Khi một khách hàng dùng dằng quá lâu, hãy quên việc gửi email hay thư từ nhắc nhở đi vì chúng có thể sẽ bị ném đi hoặc xoá mất. Thay vào đó hãy nhấc điện thoại lên và hẹn gặp trực tiếp để trao đổi.
6. Trước khi gọi cho khách hàng trễ hạn, bạn hãy xem lại toàn bộ lịch sử giao dịch với khách hàng này. Để các thông tin này kế bên để tham khảo ngay khi bạn đang trao đổi.
7. Phải chắc chắn bạn đang nói chuyện với người có khả năng quyết định chi trả. Nếu bạn không thể gặp trực tiếp người đó, hãy trình bày thật ngắn gọn mục đích của cuộc gọi và hạn chót thanh toán. Hãy yêu cầu người thư ký ghi chú lại thông tin cuộc gọi của bạn và xác nhận lại thông tin.
8. Luôn giữ bình tĩnh và chuyên nghiệp. Đây là một giao dịch kinh doanh, bạn giao hàng và khách hàng nợ bạn tiền. Đừng la hét hay đe doạ.
9. Đòi hỏi cam kết chính xác. Đừng để khách hàng kết thúc cuộc trao đổi bằng cách thoái thác “Tôi sẽ gửi trong vài ngày tới”. Bạn phải yêu cầu con số chính xác vào một thời gian chính xác. Sau đó lập lại các cam kết để xác nhận, tránh mọi nguy cơ hiểu lầm và sau cuộc gọi gửi một email xác nhận nội dung.
10. Luôn luôn lưu trữ dưới dạng tài liệu mọi giao dịch, liên hệ của bạn với khách hàng như email, thư, cuộc gọi,… Bạn có thể cần những thứ này cho việc tranh tụng sau này.
11. Phải luôn luôn theo dõi khi khách hàng từ chối tôn trọng cam kết chi trả: Hãy yêu cầu rõ ràng là bạn muốn được thông báo nếu khách hàng không thể chi trả đúng thời hạn và xác định rõ ràng ngày bạn có thể nhận được thanh toán.
12. Thuê một tổ chức chuyên  thu nợ. Nếu đã quá hạn thanh toán 90 ngày và tài khoản nnày bị trượt giá với tỷ lệ 15%/tháng thì bạn nên yêu cầu một tổ chức chuyên thu nợ đứng ra làm việc với khách hàng này.

Hy vọng qua bài viết, Công ty Luật ACC đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về Mẫu công văn đề nghị thanh toán công nợ mới nhất. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với Công ty Luật ACC nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.