Mẫu biên bản tiêu hủy tài liệu lưu trữ của Bộ Giao thông vận tải

Tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng trong việc quản lý nhà nước và bảo vệ quyền lợi của tổ chức, cá nhân. Việc tiêu hủy tài liệu lưu trữ cần được thực hiện theo quy định để đảm bảo an ninh, bảo mật thông tin. Mẫu biên bản tiêu hủy tài liệu lưu trữ của Bộ Giao thông vận tải là văn bản ghi chép lại kết quả tiêu hủy tài liệu. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về mẫu biên bản này.Mẫu biên bản tiêu hủy tài liệu lưu trữ của Bộ Giao thông vận tải

1. Việc hủy tài liệu lưu trữ hết giá trị của Bộ Giao thông vận tải được thực hiện như thế nào?

Điều 28 Luật Lưu trữ 2011 về Huỷ tài liệu hết giá trị được quy định như sau:

1. Thẩm quyền quyết định huỷ tài liệu hết giá trị được quy định như sau:

a) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định huỷ tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan.

b) Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ các cấp quyết định huỷ tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử cùng cấp.

2. Thủ tục quyết định hủy tài liệu hết giá trị được quy định như sau:

a) Theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cùng cấp thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy; người đứng đầu cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp có ý kiến đối với tài liệu hết giá trị cần hủy;

Căn cứ vào ý kiến thẩm định của Hội đồng xác định giá trị tài liệu hoặc ý kiến của cơ quan cấp trên trực tiếp, người có thẩm quyền quy định tại khoản 1 Điều này quyết định việc hủy tài liệu hết giá trị;

b) Theo đề nghị của Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ quyết định hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử.

Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ quyết định thành lập để thẩm tra tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử;

3. Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản.

4. Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị gồm có:

a) Quyết định thành lập Hội đồng;

b) Danh mục tài liệu hết giá trị; tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;

c) Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu; Biên bản họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu;

d) Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị;

đ) Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền;

e) Quyết định huỷ tài liệu hết giá trị;

g) Biên bản bàn giao tài liệu hủy;

h) Biên bản huỷ tài liệu hết giá trị.

5. Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị huỷ ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.

Bên cạnh đó, theo khoản 2 Điều 10 Quy chế công tác lưu trữ của Bộ Giao thông vận tải ban hành kèm theo Thông tư 74/2014/TT-BGTVTiệc hủy tài liệu lưu trữ hết giá trị của Bộ Giao thông vận tải được thực hiện theo quy trình sau:

• Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải đề nghị Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy đối với hồ sơ, tài liệu tại Lưu trữ Bộ. Đồng thời, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị đề nghị Lưu trữ cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp có ý kiến thẩm định đối với tài liệu hết giá trị cần hủy của cơ quan, đơn vị mình.

• Người có thẩm quyền quy định tại khoản 1 của Điều 10 Quy chế này sẽ căn cứ vào ý kiến thẩm định của Hội đồng xác định giá trị tài liệu và ý kiến của cơ quan thẩm định để quyết định việc hủy tài liệu hết giá trị.

Quy trình này đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong việc xác định và thực hiện hủy tài liệu lưu trữ hết giá trị của Bộ Giao thông vận tải, đồng thời tuân thủ các quy định pháp luật liên quan.

2. Mẫu biên bản tiêu hủy tài liệu lưu trữ của Bộ Giao thông vận tải

Phụ lục 3

MẪU BIÊN BẢN TIÊU HỦY TÀI LIỆU LƯU TRỮ

 BIÊN BẢN TIÊU HỦY TÀI LIỆU LƯU TRỮ 

Căn cứ Quyết định số...... ngày….. tháng….. năm….. của………… về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;

Hôm nay, ngày …….tháng ……năm ……..chúng tôi gồm:

1. …………   Chức vụ ………………Chủ tịch Hội đồng……………………………...
2. ………….Chức vụ ………………Đại diện Phòng Lưu trữ, Văn phòng Bộ
3. ………….Chức vụ ………………Đại diện đơn vị có tài liệu ………………..........

Cùng thống nhất tiêu hủy số hồ sơ, tài liệu đã hết giá trị có bản danh mục thống kê tài liệu tiêu hủy kèm theo.

1. Tên khối tài liệu
2. Thời gian tài liệu
3. Số lượng tài liệu
4. Sổ mục lục hồ sơ, tài liệu tiêu hủy từng loại

Biên bản này lập thành 04 bản, bên có tài liệu tiêu hủy giữ 02 bản, Văn phòng Bộ giữ 02 bản.

3. Người nào có thẩm quyền hủy tài liệu lưu trữ hết giá trị của Bộ Giao thông vận tải?

Căn cứ tại khoản 1 Điều 10 Quy chế công tác lưu trữ của Bộ Giao thông vận tải ban hành kèm theo Thông tư 74/2014/TT-BGTVT, Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải quyết định hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ Bộ; Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quyết định hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị tại cơ quan, đơn vị mình quản lý.

4. Hoạt động xác định giá trị tài liệu

Điều 16 Luật Lưu trữ 2011  về Xác định giá trị tài liệu quy định:

1. Xác định giá trị tài liệu phải bảo đảm nguyên tắc chính trị, lịch sử, toàn diện và tổng hợp.

2. Xác định giá trị tài liệu được thực hiện theo phương pháp hệ thống, phân tích chức năng, thông tin và sử liệu học.

3. Xác định giá trị tài liệu phải căn cứ vào các tiêu chuẩn cơ bản sau đây:

a) Nội dung của tài liệu;

b) Vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu;

c) Ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu;

d) Mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ;

đ) Hình thức của tài liệu;

e) Tình trạng vật lý của tài liệu.

Hy vọng qua bài viết, Công ty Luật ACC đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về Mẫu biên bản tiêu hủy tài liệu lưu trữ của Bộ Giao thông vận tải. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với Công ty Luật ACC nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.