Mẫu Biên bản làm việc phổ biến, chính xác

1. Biên bản làm việc là gì?

Tại các buổi làm việc, trao đổi, giải quyết vấn đề, biên bản làm việc (hay nhật ký cuộc họp) là công cụ phổ biến nhất ghi lại nội dung cũng như quá trình làm việc giữa các bên, các thành phần tham gia.

Biên bản làm việc ghi chép lại những sự việc đã hoặc đang xảy ra trong quá trình trao đổi, họp bàn giữa hai hay nhiều người với nhau. Biên bản này không có hiệu lực pháp lý mà chủ yếu được dùng để làm căn cứ chứng minh các sự việc đã diễn ra. Khi xem lại biên bản, người đọc có thể nắm bắt được toàn bộ tình hình của buổi làm việc đã diễn ra.

Mẫu Biên bản làm việc được sử dụng trong các trường hợp sau:

- Buổi làm việc giữa các đối tác với nhau (doanh nghiệp - doanh nghiệp);

- Buổi làm việc giữa đại diện doanh nghiệp và đại diện người lao động;

- Buổi làm việc giữa đại diện cơ quan nhà nước và người dân;

- Buổi làm việc giữa Ban giám hiệu nhà trường và đại diện Hội cha mẹ học sinh;

2. Yêu cầu đối với Biên bản làm việc

Mặc dù không có hiệu lực pháp lý nhưng khi lập Biên bản làm việc cần đáp ứng một số yêu cầu sau:

• Nội dung và phạm vi làm việc phải hợp pháp, không trái quy định của pháp luật, không thỏa thuận, trao đổi các ngành nghề bị pháp luật cấm.

• Các sự việc, sự kiện, số liệu phải chính xác;

   

• Việc ghi chép phải được thực hiện đầy đủ, trung thực, khách quan;

• Cần nêu rõ trọng điểm cuộc họp. Cần ghi lại nguyên văn những lời nói quan trọng của đại diện các bên để người đọc nắm bắt được;

• Trình bày theo đúng trình tự diễn biến của buổi làm việc để Biên bản được logic;

• Ngôn ngữ rõ ràng, dễ hiểu;

• Phần kết luận cần xác định rõ tất cả các vấn đề đã được thống nhất và thông qua để các bên có thể dựa vào đó và thực hiện chính xác;

• Vào cuối buổi làm việc, người ghi chép lại Biên bản làm việc sẽ đọc biên bản làm việc để mọi người tham gia cùng nghe và xác nhận lại thông tin;

• Sau đó, cần có chữ ký của người đại diện của mỗi bên để làm bằng chứng các bên đã xác nhận kết quả làm việc và làm căn cứ để thực hiện và ràng buộc trách nhiệm giữa các bên.

Ví dụ:

- Buổi làm việc giữa hai đối tác kinh doanh với nhau thì cần thiết phải có chữ ký của Giám đốc/Tổng Giám đốc hoặc người đại diện theo pháp luật. Trường hợp người tham gia làm việc là người được ủy quyền thì phải có giấy ủy quyền của người đại diện hợp pháp và được ghi vào nội dung biên bản.

- Buổi làm việc giữa người sử dụng lao động và tập thể lao động trong doanh nghiệp thì về phía người sử dụng lao động phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền; về phía người lao động phải có chữ ký của đại diện tập thể lao động hoặc tổ trưởng các tổ sản xuất…

3. Những nội dung cần có trong Biên bản làm việc

Hiện nay, các bên có thể tự soạn thảo Biên bản làm việc theo yêu cầu, mục đích của đơn vị mình. Tuy nhiên, để đảm bảo nội dung được đầy đủ, các Biên bản làm việc thường bao gồm những nội dung chính như sau:

- Thành phần tham dự buổi họp, làm việc;

- Nội dung làm việc, các nội dung chính và kết luận buổi làm việc;

- Thời gian kết thúc buổi làm việc;

- Số trang, số bản của Biên bản làm việc;

- Chữ ký của các bên tham gia làm việc.

4. Một số mẫu Biên bản làm việc chuẩn nhất hiện nay

4.1 Mẫu Biên bản làm việc số 1

 

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

………, ngày…… tháng …… năm ……

BIÊN BẢN LÀM VIỆC

Về việc ⁽¹⁾………………………..

Hôm nay, vào hồi ............ giờ ......... ngày ......... tháng .......... năm ..........

Tại...............................................................................................................

I. Thành phần tham dự (2):

1. Ông/bà: ...................................................... Chức vụ:............................

Bộ phận: ....................................................................................................

2. Ông/bà: ...................................................... Chức vụ:............................

Bộ phận: ....................................................................................................

3. Ông/bà: ...................................................... Chức vụ:............................

Bộ phận: ....................................................................................................

II. Nội dung làm việc (3):

....................................................................................................................

....................................................................................................................

Biên bản kết thúc vào hồi ......... giờ ......... ngày ..... tháng...... năm ......... Nội dung làm việc được các thành viên thông qua và cùng ký vào biên bản.

Biên bản có hiệu lực kể từ ngày ký, bao gồm …… trang và được lập thành ……. bản có nội dung và giá trị như nhau, mỗi bên giữ …… bản và gửi tới các cá nhận, tổ chức có liên quan làm căn cứ thực hiện./.

NGƯỜI THAM GIA LÀM VIỆC (4) (Ký, ghi rõ họ tên)

NGƯỜI LẬP BIÊN BẢN (Ký, ghi rõ họ tên)

 

4.2 Mẫu Biên bản làm việc số 2

 

CÔNG TY ………….. Số: .......

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ----------------------------

 

BIÊN BẢN LÀM VIỆC

Hôm nay, hồi ....... giờ ......... ngày ......... tháng .......... năm ..........

Tại ....................................................................................................

Chúng tôi gồm:

1/ ........................................ Chứcvụ: ............................ Đơn vị ...........................

2/ ....................................... Chức vụ: ........................... Đơn vị ................................

Đã làm việc với:

1/ Ông (bà): ............................. CMND/CCCD số  ................. ................

Địa chỉ: ..............................................................................................

Giấy CMND/Hộ chiếu số:................. Ngày cấp .................. Nơi cấp ......................

2/ Ông (bà): ............................. CMND/CCCD số  ................. ................

Địa chỉ ....................................................................................

Nội dung làm việc:

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

Biên bản kết thúc vào hồi ......... giờ ......... ngày ......... tháng ......... năm .........

Biên bản được lập thành.........bản; mỗi bản gồm ...... tờ; có nội dung và giá trị như nhau. Đã giao cho mỗi bên …. bản.

Sau khi đọc biên bản, những người có mặt đồng ý về nội dung biên bản và cùng ký vào biên bản.

ĐẠI DIỆN BÊN THAM GIA LÀM VIỆC (Ký, ghi rõ họ tên)

NGƯỜI LẬP BIÊN BẢN (Ký, ghi rõ họ tên)

4.3 Mẫu Biên bản làm việc số 3

Tải về

Sửa/In biểu mẫu

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BIÊN BẢN LÀM VIỆC

(Số: .............)

Hôm nay, vào lúc ….. giờ …… phút, ngày …… tháng …… năm …….

Tại …………………………., chúng tôi gồm:

BÊN A:…………………..

Địa chỉ: …………

Điện thoại:………….Fax: ……

Đại diện: ………..……..

BÊN B: ………..……..

Địa chỉ: ………..……..

Điện thoại:………..… Fax: …………..……..

Đại diện: …………..……..……..

NỘI DUNG LÀM VIỆC

Nội dung làm việc cụ thể

……………………………………………..

……………………………………………..

……………………………………………..

Kết Luận:

……………………………………………..

……………………………………………..

Buổi làm việc kết thúc vào lúc ……….. giờ …….. phút cùng ngày.

Biên bản này gồm 02 (hai) trang, được lập thành 02 bản có giá trị như nhau.

Biên bản này đã được đọc lại cho mọi người tham gia họp làm việc cùng nghe và đồng ý ký xác nhận.

BÊN A

BÊN B

 

5. Hướng dẫn viết Biên bản làm việc

(1) Tên biên bản phải ngắn gọn, nêu bật được nội dung chính của buổi làm việc.

Ví dụ:

- Về việc xây dựng nhà ăn xã hội hóa;

- Về việc thay đổi phương thức vận chuyển hàng hóa

……

(2) Ghi đầy đủ thông tin của tất cả những thành phần tham gia làm việc.

Trường hợp buổi làm việc diễn ra giữa các đối tác với nhau, có thể chi tiết thêm thông tin về người đại diện, chức vụ, địa chỉ, nghề nghiệp, Số CMND hoặc số hộ chiếu, số điện thoại liên hệ.

Trường hợp buổi làm việc giữa người sử dụng lao động và người lao động thì biên bản làm việc ghi họ tên, chức vụ người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và người đại diện của tập thể lao động, tổ trưởng các tổ sản xuất,…

(3) Nội dung làm việc nên ghi chi tiết theo trình tự diễn biến thời gian của buổi làm việc. Các nội dung quan trọng phải được trình bày rõ ràng, dễ hiểu.

Nếu buổi làm việc có đưa ra nhiều phương án để giải quyết vấn đề thì các phương án này đều phải được ghi vào biên bản, và đương nhiên, không thể thiếu phương án được các bên thống nhất quyết định thực hiện.

Ngoài ra, không được bỏ qua các ý kiến đóng góp, xây dựng của các cá nhân có liên quan tham gia buổi làm việc.

(4) Biên bản làm việc phải có đầy đủ chữ ký của các bên tham gia. Trường hợp cá nhân, thành phần không đồng ý với phương án giải quyết và không ký vào biên bản thì người viết biên bản cũng phải ghi và nêu rõ lý do.

Mọi người cũng hỏi

Câu hỏi 1: Biên bản làm việc là gì?

Trả lời: Biên bản làm việc là một tài liệu ghi lại những nội dung chính, thông tin quan trọng và kết quả của một cuộc họp, cuộc trao đổi thông tin, hoặc một sự kiện làm việc nào đó. Biên bản này thường được tạo ra để bám sát, theo dõi và ghi chép lại các thảo luận, quyết định, cam kết và các vấn đề khác mà đã được thảo luận hoặc giải quyết trong buổi làm việc.

Câu hỏi 2: Biên bản làm việc thường được sử dụng trong các tình huống nào?

Trả lời: Biên bản làm việc thường được sử dụng trong nhiều tình huống khác nhau, bao gồm:

1. Cuộc họp: Khi có cuộc họp giữa các cá nhân hoặc đơn vị, biên bản sẽ ghi lại nội dung của cuộc họp, như thảo luận, quyết định và nhiệm vụ cần thực hiện.

2. Cuộc trao đổi thông tin: Khi có sự trao đổi thông tin quan trọng trong một cuộc trò chuyện, biên bản sẽ ghi lại những thông tin quan trọng và cam kết đã được thảo luận.

3. Gặp gỡ làm việc: Trong các buổi gặp gỡ làm việc với đối tác, khách hàng hoặc nhân viên, biên bản có thể ghi lại những điểm quan trọng về nội dung, thỏa thuận và cam kết.

Câu hỏi 3: Biên bản làm việc có chức năng gì?

Trả lời: Chức năng chính của biên bản làm việc bao gồm:

1. Ghi chép thông tin quan trọng: Biên bản giúp ghi chép lại những thông tin quan trọng, như quyết định, cam kết và thỏa thuận, để đảm bảo mọi người cùng hiểu và thực hiện đúng.

2. Tạo sự minh bạch: Biên bản làm việc giúp tạo sự minh bạch trong việc ghi nhận nội dung cuộc họp hoặc làm việc, giúp tránh hiểu lầm và tranh chấp sau này.

3. Lưu trữ thông tin: Biên bản làm việc là tài liệu lưu trữ chính xác và chi tiết về các sự kiện làm việc, có thể được sử dụng trong tương lai để tra cứu thông tin.

Câu hỏi 4: Ai thường là người tạo và quản lý biên bản làm việc?

Trả lời: Người tạo và quản lý biên bản làm việc thường là người chủ trì cuộc họp, trao đổi thông tin hoặc sự kiện làm việc. Trong một số trường hợp, người viết biên bản có thể là một người được chỉ định hoặc một người có nhiệm vụ quản lý và ghi chép thông tin chính xác và đầy đủ trong biên bản.