Mẫu biên bản cuộc họp cơ quan chi tiết 2024

Mẫu biên bản cuộc họp cơ quan chi tiết 2024 như thế nào? Có những thông tin gì cần thiết trong mẫu biên bản? Bạn hãy theo dõi bài viết dưới đây của ACC để hiểu rõ hơn về mẫu nhé!

Mẫu biên bản cuộc họp cơ quan chi tiết 2024

1. Mẫu biên bản cuộc họp cơ quan là gì? 

Mẫu biên bản cuộc họp cơ quan là một tài liệu ghi chép lại đầy đủ, chính xác và trung thực các nội dung, ý kiến thảo luận, quyết định và các thông tin quan trọng khác được đưa ra trong cuộc họp của cơ quan. Biên bản đóng vai trò quan trọng trong việc lưu trữ thông tin, theo dõi tiến độ công việc, đánh giá kết quả và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động của cơ quan.

2. Vai trò của biên bản cuộc họp cơ quan

Biên bản cuộc họp cơ quan đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động hiệu quả và minh bạch của cơ quan. Dưới đây là một số vai trò chính của biên bản cuộc họp:

Biên bản ghi chép đầy đủ, chính xác nội dung thảo luận, quyết định và các thông tin quan trọng được đưa ra trong cuộc họp. Đây là nguồn tài liệu tham khảo quan trọng để theo dõi tiến độ công việc, đánh giá kết quả và giải quyết các vấn đề phát sinh sau này.

Biên bản giúp truyền đạt thông tin, ý kiến, quyết định và nhiệm vụ được giao đến tất cả các cá nhân tham dự và liên quan. Đảm bảo sự thống nhất và đồng thuận trong việc thực hiện các quyết định của cơ quan.

Biên bản có thể được sử dụng làm bằng chứng trong trường hợp xảy ra tranh chấp hoặc khiếu nại liên quan đến nội dung cuộc họp. Giúp bảo vệ quyền lợi của các bên tham gia và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động của cơ quan.

Biên bản giúp đánh giá hiệu quả của cuộc họp, bao gồm mức độ tham gia, chất lượng thảo luận và kết quả đạt được. Từ đó, có thể rút kinh nghiệm và cải thiện cách thức tổ chức và điều hành cuộc họp trong tương lai.

Biên bản ghi chép rõ ràng các nhiệm vụ được giao và thời hạn hoàn thành, giúp nâng cao tính kỷ luật và trách nhiệm của các cá nhân tham gia. Thúc đẩy việc thực hiện hiệu quả các quyết định của cơ quan.

Biên bản ghi chép các nhiệm vụ được giao và thời hạn hoàn thành, giúp theo dõi tiến độ thực hiện công việc và kịp thời điều chỉnh khi cần thiết.

Biên bản ghi chép ý kiến, đóng góp của các cán bộ trong cuộc họp, giúp đánh giá năng lực và trình độ chuyên môn của họ.

3. Mẫu biên bản cuộc họp cơ quan chi tiết 2024

                                                  BIÊN BẢN

                     .................................(4).................................

Thời gian bắt đầu................................................................................................................

Địa điểm............................................................................................................................

Thành phần tham dự............................................................................................................

.........................................................................................................................................

.........................................................................................................................................

Chủ trì (chủ tọa):.................................................................................................................

Thư ký (người ghi biên bản):..................................................................................................

Nội dung (theo diễn biến cuộc họp/hội nghị/hội thảo):

..........................................................................................................................................

..........................................................................................................................................

Cuộc họp (hội nghị, hội thảo) kết thúc vào ... giờ ..., ngày ... tháng ... năm ...

 Ghi chú:

(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).

(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

(4) Tên cuộc họp hoặc hội nghị, hội thảo.
(5) Ghi chức vụ chính quyền (nếu cần).

4. Một số lưu ý khi lập biên bản cuộc họp

Trước khi họp:

• Chuẩn bị đầy đủ các dụng cụ cần thiết như sổ tay, bút, máy ghi âm (nếu cần).
• Nắm rõ nội dung chương trình họp và các thông tin liên quan.
• Xác định người ghi chép biên bản.

Trong khi họp:

• Ghi chép đầy đủ, chính xác các nội dung được thảo luận.
• Phân biệt ý kiến của từng cá nhân tham dự.
• Ghi chú các ý kiến trái chiều (nếu có).
• Sử dụng các ký hiệu, viết tắt phù hợp để tiết kiệm thời gian.

Sau khi họp:

• Hoàn thiện biên bản trong thời gian sớm nhất.
• Đọc lại biên bản để đảm bảo tính chính xác, súc tích và dễ hiểu.
• Cho chủ trì và các thành phần tham dự góp ý, chỉnh sửa.
• Ký xác nhận và lưu trữ biên bản theo quy định.

Ngoài ra, cần lưu ý:

• Biên bản cần được ghi chép rõ ràng, súc tích, dễ hiểu.
• Nội dung biên bản phải đảm bảo tính chính xác, trung thực và khách quan.
• Biên bản cần được hoàn thành và lưu trữ theo quy định.

5. Câu hỏi thường gặp:

5.1. Ai là người chịu trách nhiệm lập biên bản cuộc họp?

Trả lời: Thông thường, người chịu trách nhiệm lập biên bản cuộc họp sẽ là:

• Thư ký: Đây là người được giao nhiệm vụ ghi chép toàn bộ nội dung cuộc họp. Thư ký cần có khả năng ghi chép nhanh, chính xác và đầy đủ thông tin.
• Người được chủ trì cuộc họp giao: Trong trường hợp không có thư ký, chủ trì cuộc họp có thể giao nhiệm vụ lập biên bản cho một người tham dự khác.
• Cá nhân tham dự: Một số trường hợp, các thành viên tham dự có thể tự ghi chép nội dung thảo luận liên quan đến mình và sau đó tổng hợp thành biên bản chung

5.2. Biên bản cuộc họp cần được lưu trữ trong bao lâu?

Trả lời: Thông thường, thời hạn lưu trữ biên bản cuộc họp sẽ là:

• Một số loại biên bản cuộc họp quan trọng, có liên quan đến các quyết định quan trọng, ảnh hưởng đến hoạt động lâu dài của cơ quan, tổ chức cần được lưu trữ vĩnh viễn.
• Theo quy định chung của pháp luật Việt Nam, các loại biên bản cuộc họp thông thường cần được lưu trữ trong thời hạn từ 02 đến 05 năm.
• Một số cơ quan, tổ chức có thể có quy định riêng về thời hạn lưu trữ biên bản cuộc họp. Ví dụ, các doanh nghiệp niêm yết trên sàn chứng khoán có thể được yêu cầu lưu trữ biên bản cuộc họp Hội đồng quản trị trong thời hạn 10 năm.

Một số quy định về thời hạn lưu trữ biên bản cuộc họp của một số tổ chức phổ biến:

• Theo Luật Doanh nghiệp 2020, biên bản cuộc họp Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát được lưu trữ vĩnh viễn. Biên bản cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được lưu trữ trong thời hạn 05 năm.
• Theo quy định của từng cơ quan, thời hạn lưu trữ biên bản cuộc họp thường là 05 năm.
• Thời hạn lưu trữ biên bản cuộc họp thường là 02 năm.

Trên đây là những thông tin cần thiết về Mẫu biên bản cuộc họp cơ quan chi tiết 2024 của ACC dành cho bạn đọc. Nếu có vướng mắc, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số hotline: 1900.3330 để được hỗ trợ trực tiếp. Trân trọng!