Biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu là loại văn bản không thể thiếu trong hoạt động của mỗi doanh nghiệp. Bài viết sau Công ty Luật ACC sẽ cung cấp cho bạn đọc các mẫu biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu chuẩn mà các doanh nghiệp thường dùng.
Mẫu biên bản bàn giao tài liệu thông dụng năm 2024
1. Biên bản bàn giao tài liệu là gì?
Biên bản bàn giao tài liệu là một văn bản pháp lý ghi nhận việc bàn giao tài liệu giữa hai bên, bao gồm bên giao và bên nhận. Biên bản bàn giao tài liệu có thể được sử dụng trong nhiều trường hợp khác nhau, chẳng hạn như:
- Bàn giao tài liệu công việc giữa các cá nhân, bộ phận trong cùng một tổ chức, doanh nghiệp.
- Bàn giao tài liệu giữa các tổ chức, doanh nghiệp với nhau.
- Bàn giao tài liệu trong quá trình giải thể, sáp nhập, chuyển nhượng doanh nghiệp.
Nội dung của biên bản bàn giao tài liệu
Nội dung của biên bản bàn giao tài liệu cần bao gồm các thông tin sau:
- Tên biên bản
- Ngày, tháng, năm lập biên bản
- Địa điểm lập biên bản
- Thành phần tham gia lập biên bản
- Nội dung bàn giao: Danh mục tài liệu bàn giao, số lượng, tình trạng của tài liệu
- Ký xác nhận của các bên
Cách lập biên bản bàn giao tài liệu
Biên bản bàn giao tài liệu cần được lập thành văn bản, có đầy đủ các nội dung theo quy định. Cách lập biên bản bàn giao tài liệu như sau:
- Tên biên bản: Ghi rõ tên của biên bản, chẳng hạn như "Biên bản bàn giao tài liệu công việc", "Biên bản bàn giao tài liệu kế toán", "Biên bản bàn giao tài liệu pháp lý",...
- Ngày, tháng, năm lập biên bản: Ghi rõ ngày, tháng, năm lập biên bản theo đúng định dạng.
- Địa điểm lập biên bản: Ghi rõ địa điểm lập biên bản.
- Thành phần tham gia lập biên bản: Ghi rõ họ tên, chức vụ của các bên tham gia lập biên bản.
- Nội dung bàn giao: Ghi rõ danh mục tài liệu bàn giao, số lượng, tình trạng của tài liệu. Đối với từng loại tài liệu, cần ghi rõ tên tài liệu, số lượng, ký hiệu, ngày tháng lập,...
- Ký xác nhận của các bên: Các bên tham gia lập biên bản cần ký và ghi rõ họ tên.
Lưu ý khi lập biên bản bàn giao tài liệu:
- Tài liệu bàn giao cần được kiểm đếm, đối chiếu kỹ lưỡng về số lượng, tình trạng trước khi lập biên bản.
- Biên bản bàn giao tài liệu cần được lập thành hai bản, mỗi bên giữ một bản.
- Biên bản bàn giao tài liệu cần được ký xác nhận của hai bên tham gia.
2. Mẫu biên bản bàn giao tài liệu thông dụng năm 2024
2.1 Mẫu biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu
CÔNG TY…
Số: …/...
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
—————————
......, ngày ...… tháng ...... năm 20......
BIÊN BẢN BÀN GIAO TÀI LIỆU
Bên giao:
Họ tên:.........................................................................................................................
Chức vụ:......................................................................................................................
Trụ sở:.........................................................................................................................
Bên nhận:
Họ tên:.........................................................................................................................
Chức vụ:......................................................................................................................
Công ty:.......................................................................................................................
Trụ sở:.........................................................................................................................
Chi tiết tài liệu bàn giao:
STT
Nội dung
Số lượng
Ghi chú
>> Tải mẫu biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu tại đây.
2.2 Mẫu biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu và công việc
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
——————
BIÊN BẢN BÀN GIAO CÔNG VIỆC VÀ HỒ SƠ TÀI LIỆU
Hôm nay ngày…./…./….., tại Công ty
Chúng tôi gồm có:
- ĐẠI DIỆN CÁC PHÒNG BAN CÓ LIÊN QUAN NHẬN BÀN GIAO:
- Ông/ Bà :… Chức vụ:….Phòng: …
- Ông/ Bà …Chức vụ:…Phòng: …
- Ông/ Bà…. Chức vụ:… Phòng: …
- Ông/ Bà :… Chức vụ:…Phòng: …
- NGƯỜI BÀN GIAO:
- Ông/ Bà :…………………………….. Chức vụ:……………… Phòng: …………………….
Đã cùng tiến hành bàn giao công việc với nội dung như sau:
- BÀN GIAO CÔNG VIỆC:
Nội dung
Người nhận bàn giao
Kết luận
- BÀN GIAO HỒ SƠ TÀI LIỆU:
Nội dung
Người nhận bàn giao
Kết luận
Biên bản kết thúc vào lúc …….h…….phút cùng ngày. Các bên tham gia cùng nhất trí các nội dung trên.
Biên bản được lập thành …. (………….) bản, mỗi bên giữ 01 (một) bản có giá trị pháp lý như nhau.
Quản lý bộ phận
Người nhận bàn giao
Người bàn giao
>> Tải mẫu biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu và công việc tại đây.
3. Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi 1: Biên bản bàn giao tài liệu có giá trị pháp lý như thế nào?
Biên bản bàn giao tài liệu có giá trị pháp lý như một văn bản ghi nhận việc chuyển giao tài liệu từ bên giao cho bên nhận. Biên bản này có thể được sử dụng làm căn cứ để giải quyết các tranh chấp phát sinh liên quan đến tài liệu bàn giao.
Câu hỏi 2: Có cần đóng dấu lên biên bản bàn giao tài liệu không?
Việc đóng dấu lên biên bản bàn giao tài liệu là không bắt buộc. Tuy nhiên, nếu biên bản bàn giao tài liệu được lập giữa các tổ chức, doanh nghiệp thì việc đóng dấu lên biên bản là cần thiết để đảm bảo tính pháp lý của biên bản.
Câu hỏi 3: Khi nào cần lập biên bản bàn giao tài liệu?
Biên bản bàn giao tài liệu cần được lập trong các trường hợp sau:
- Khi có sự thay đổi về nhân sự, bộ phận, phòng ban.
- Khi có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức, doanh nghiệp.
- Khi có sự di chuyển tài liệu từ nơi này sang nơi khác.
- Khi có sự sửa chữa, bổ sung tài liệu.
- Khi có sự hủy bỏ tài liệu.
Câu hỏi 4: Cách lưu trữ biên bản bàn giao tài liệu?
Biên bản bàn giao tài liệu cần được lưu trữ tại nơi an toàn, dễ tìm kiếm. Biên bản này có thể được lưu trữ trong hồ sơ tài liệu chung của tổ chức, doanh nghiệp hoặc lưu trữ riêng trong hồ sơ của bên giao hoặc bên nhận.
Câu hỏi 5: Khi nào cần sửa đổi, bổ sung biên bản bàn giao tài liệu?
Biên bản bàn giao tài liệu cần được sửa đổi, bổ sung trong các trường hợp sau:
- Khi có sai sót về nội dung trong biên bản.
- Khi có sự thay đổi về danh mục tài liệu bàn giao.
- Khi có sự thay đổi về tình trạng tài liệu bàn giao.
Câu hỏi 6: Khi nào cần hủy bỏ biên bản bàn giao tài liệu?
Biên bản bàn giao tài liệu cần được hủy bỏ trong các trường hợp sau:
- Khi tài liệu bàn giao đã bị hủy bỏ.
- Khi biên bản bàn giao tài liệu không còn giá trị pháp lý.
Nội dung bài viết:
Bình luận