Quy định về lưu trữ hồ sơ sau khi công ty đã giải thể

Việc lưu trữ hồ sơ sau giải thể là một công việc quan trọng và cần thiết đối với mọi doanh nghiệp. Sau khi giải thể, doanh nghiệp vẫn cần lưu giữ hồ sơ để phục vụ cho mục đích quản lý, theo dõi, tra cứu thông tin, cũng như để đáp ứng các yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Để hiểu rõ hơn về Lưu trữ hồ sơ sau giải thể hãy cùng Công ty Luật ACC tìm hiểu bài viết sau:

 Lưu trữ hồ sơ sau giải thể

I.  Lưu trữ hồ sơ sau giải thể là gì?

Giải thể là việc chấm dứt sự tồn tại của một doanh nghiệp, hợp tác xã, tổ chức phi chính phủ,... theo quy định của pháp luật

Lưu trữ hồ sơ sau giải thể là việc bảo quản các tài liệu liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp sau khi doanh nghiệp đã thực hiện thủ tục giải thể

II. Quy định về lưu trữ hồ sơ sau khi công ty đã giải thể

 Quy định về lưu trữ hồ sơ sau khi công ty đã giải thể

1. Thời hạn lưu trữ:

• Hồ sơ kế toán: 05 năm kể từ ngày kết thúc năm tài chính (Theo Quyết định 218/2000/QĐ-BTC).
• Hồ sơ liên quan đến việc thành lập, hoạt động và giải thể doanh nghiệp: 03 năm kể từ ngày doanh nghiệp giải thể (Theo Luật Doanh nghiệp 2020).
• Hồ sơ liên quan đến lao động: 02 năm kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động (Theo Bộ luật Lao động 2019).

Một số trường hợp đặc biệt:

• • Doanh nghiệp phá sản: Hồ sơ cần được lưu trữ theo quy định của Luật Phá sản.
  • Doanh nghiệp bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Hồ sơ cần được lưu trữ theo quy định của cơ quan thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

  Lưu ý:

  • Doanh nghiệp có trách nhiệm bảo quản hồ sơ sau giải thể và cung cấp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi có yêu cầu.
  • Việc hủy hoại hồ sơ sau giải thể cần được thực hiện theo quy định của pháp luật.

2. Loại hồ sơ cần lưu trữ:

• Hồ sơ liên quan đến việc thành lập và hoạt động:
  • Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
  • Điều lệ công ty
  • Nghị quyết/Quyết định thành lập doanh nghiệp
  • Báo cáo tài chính
  • Biên bản họp Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông
  • ...
• Hồ sơ liên quan đến việc giải thể:
  • Nghị quyết/Quyết định giải thể doanh nghiệp
  • Biên bản họp Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông về việc giải thể doanh nghiệp
  • Báo cáo tài chính thanh toán
  • ...
• Hồ sơ kế toán, thuế:
  • Hóa đơn, chứng từ
  • Sổ sách kế toán
  • Báo cáo thuế
  • ...
• Hồ sơ liên quan đến lao động:
  • Hợp đồng lao động
  • Bảng lương
  • ...

3. Địa điểm lưu trữ:

Lưu trữ tại trụ sở chính của doanh nghiệp:

• Doanh nghiệp cần đảm bảo có đủ diện tích, trang thiết bị và điều kiện bảo quản an toàn cho hồ sơ.
• Người được giao nhiệm vụ lưu trữ hồ sơ cần có kiến thức, kinh nghiệm về công tác lưu trữ.

Thuê dịch vụ lưu trữ hồ sơ bên ngoài:

• Lựa chọn đơn vị lưu trữ uy tín, có đủ năng lực và điều kiện bảo quản hồ sơ theo quy định.
• Ký hợp đồng lưu trữ rõ ràng, cụ thể, đảm bảo quyền lợi của doanh nghiệp.

Dưới đây là một số lưu ý khi lựa chọn địa điểm lưu trữ hồ sơ:

• Tính an toàn: Nơi lưu trữ cần đảm bảo an toàn, tránh các rủi ro như cháy nổ, mất cắp, hư hỏng,...
• Bảo mật: Hồ sơ cần được bảo mật, tránh việc tiết lộ thông tin cho bên ngoài trái phép.
• Khả năng truy cập: Nơi lưu trữ cần thuận tiện cho việc tra cứu, truy cập hồ sơ khi cần thiết.
• Chi phí: Doanh nghiệp cần cân nhắc chi phí lưu trữ khi lựa chọn địa điểm phù hợp.

4. Phương thức lưu trữ:

Có hai phương thức lưu trữ hồ sơ sau khi công ty đã giải thể:

• Lưu trữ hồ sơ dạng bản gốc

• Lưu trữ hồ sơ dạng bản sao

5. Lưu ý:

• Doanh nghiệp có trách nhiệm bảo quản hồ sơ sau giải thể và cung cấp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi có yêu cầu.
• Việc hủy hoại hồ sơ sau giải thể cần được thực hiện theo quy định của pháp luật.

III. Thủ tục lưu trữ hồ sơ sau khi công ty đã giải thể

Việc lưu trữ hồ sơ sau khi công ty đã giải thể là một công việc quan trọng và cần thiết, nhằm đảm bảo quyền lợi của doanh nghiệp, các bên liên quan và đáp ứng yêu cầu của cơ quan nhà nước. Dưới đây là chi tiết về thủ tục lưu trữ hồ sơ:

Bước 1: Thu thập hồ sơ

Ban thanh lý/Cá nhân được giao nhiệm vụ thanh lý cần thu thập đầy đủ các loại hồ sơ sau khi công ty đã giải thể, bao gồm:

• Hồ sơ liên quan đến việc thành lập và hoạt động: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Điều lệ công ty, Nghị quyết/Quyết định thành lập doanh nghiệp, Báo cáo tài chính, Biên bản họp Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông,...
• Hồ sơ liên quan đến việc giải thể: Nghị quyết/Quyết định giải thể doanh nghiệp, Biên bản họp Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông về việc giải thể doanh nghiệp, Báo cáo tài chính thanh toán,...
• Hồ sơ kế toán, thuế: Hóa đơn, chứng từ, Sổ sách kế toán, Báo cáo thuế,...
• Hồ sơ liên quan đến lao động: Hợp đồng lao động, Bảng lương,...

Bước 2: Sắp xếp và phân loại hồ sơ

Hồ sơ sau khi thu thập cần được sắp xếp, phân loại khoa học để dễ dàng tìm kiếm, tra cứu. Có thể phân loại theo các tiêu chí như:

• Loại hồ sơ
• Năm/tháng/quý
• Tên đối tượng liên quan

Bước 3: Lựa chọn nơi lưu trữ

Doanh nghiệp có thể tự lưu trữ hồ sơ tại trụ sở chính hoặc thuê dịch vụ lưu trữ hồ sơ bên ngoài. Nơi lưu trữ cần đảm bảo:

• An toàn, bảo mật
• Khô ráo, thoáng mát
• Thuận tiện cho việc tra cứu

Bước 4: Lưu trữ hồ sơ

Hồ sơ cần được lưu trữ theo thời hạn quy định của pháp luật:

• Hồ sơ kế toán: 05 năm kể từ ngày kết thúc năm tài chính.
• Hồ sơ liên quan đến việc thành lập, hoạt động và giải thể doanh nghiệp: 03 năm kể từ ngày doanh nghiệp giải thể.
• Hồ sơ liên quan đến lao động: 02 năm kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động.

Bước 5: Hủy bỏ hồ sơ (sau khi hết thời hạn lưu trữ)

Việc hủy bỏ hồ sơ sau khi giải thể cần được thực hiện theo quy định của pháp luật. Cụ thể:

• Lập biên bản hủy hồ sơ.
• Hủy hồ sơ bằng cách đốt, cắt, xé vụn,...
• Lưu trữ biên bản hủy hồ sơ theo quy định.

Lưu ý:

• Doanh nghiệp cần có trách nhiệm bảo quản hồ sơ sau giải thể và cung cấp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi có yêu cầu.
• Việc hủy hoại hồ sơ sau giải thể cần được thực hiện theo quy định của pháp luật.

IV. Ai có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ sau khi công ty đã giải thể?

Theo quy định của pháp luật Việt Nam, trách nhiệm lưu trữ hồ sơ sau khi công ty đã giải thể thuộc về:

1. Ban thanh lý:

• Trường hợp giải thể tự nguyện: Ban thanh lý do Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông thành lập.
• Trường hợp giải thể bắt buộc: Ban thanh lý do cơ quan nhà nước có thẩm quyền thành lập.

2. Cá nhân được giao nhiệm vụ thanh lý:

• Trong trường hợp công ty không thành lập Ban thanh lý, cá nhân được giao nhiệm vụ thanh lý sẽ chịu trách nhiệm lưu trữ hồ sơ.

Cụ thể, trách nhiệm của các bên liên quan như sau:

Ban thanh lý/Cá nhân được giao nhiệm vụ thanh lý:

• Có trách nhiệm thu thập, sắp xếp, phân loại và lưu trữ đầy đủ, chính xác các loại hồ sơ theo quy định.
• Lựa chọn nơi lưu trữ đảm bảo an toàn, bảo mật và thuận tiện cho việc tra cứu.
• Bảo quản hồ sơ trong thời hạn theo quy định.
• Cung cấp hồ sơ cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi có yêu cầu.
• Hủy bỏ hồ sơ theo quy định sau khi hết thời hạn lưu trữ.

Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông:

• Giám sát hoạt động của Ban thanh lý/Cá nhân được giao nhiệm vụ thanh lý trong việc lưu trữ hồ sơ.
• Chịu trách nhiệm về việc lưu trữ hồ sơ nếu Ban thanh lý/Cá nhân được giao nhiệm vụ thanh lý không thực hiện đầy đủ trách nhiệm của mình.

Cơ quan nhà nước có thẩm quyền:

• Kiểm tra, giám sát việc lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp sau khi giải thể.
• Yêu cầu doanh nghiệp cung cấp hồ sơ khi cần thiết.

Lưu ý:

• Doanh nghiệp có thể tự lưu trữ hồ sơ hoặc thuê dịch vụ lưu trữ hồ sơ bên ngoài.
• Việc hủy bỏ hồ sơ sau khi giải thể cần được thực hiện theo quy định của pháp luật.

V. Những câu hỏi thường gặp:

1. Trường hợp nào doanh nghiệp không được phép lưu trữ hồ sơ sau khi giải thể?

Không có trường hợp nào doanh nghiệp không được phép lưu trữ hồ sơ sau khi giải thể.

2. Hủy bỏ hồ sơ sau khi giải thể có được không?

Việc hủy bỏ hồ sơ sau khi giải thể cần được thực hiện theo quy định của pháp luật.

3. Doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục gì để hủy bỏ hồ sơ sau khi giải thể?

• Báo cáo cơ quan thuế về việc hủy hồ sơ.
• Lập biên bản hủy hồ sơ.
• Lưu trữ biên bản hủy hồ sơ theo quy định.