Quy định về lưu trữ chứng từ kế toán theo luật kế toán

Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán tại các đơn vị kế toán là một trong những nhiệm vụ quan trọng của các đơn vị kế toán. Đây cũng là yêu cầu bắt buộc đối với các đơn vị kế toán và được quy định tại Luật Kế toán của Quốc hội và các nghị định, thông tư hướng dẫn. Dưới đây là một số Quy định về lưu trữ chứng từ kế toán theo luật kế toán.

1. Nguyên tắc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

Theo Luật Kế toán, tài liệu kế toán là chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính (BCTC), báo cáo kế toán quản trị, báo cáo kiểm toán, báo cáo kiểm tra kế toán và tài liệu khác có liên quan đến kế toán. Theo quy định hiện hành (Điều 8, Nghị định số 174/2016/ NĐ-CP ngày 30/12/2016 quy định chi tiết một số điều của Luật Kế toán), loại tài liệu kế toán phải lưu trữ như: Chứng từ kế toán, Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp; BCTC; báo cáo quyết toán ngân sách; báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách; các tài liệu khác có liên quan đến kế toán bao gồm các loại hợp đồng; báo cáo kế toán quản trị; hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành, dự án quan trọng quốc gia; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản; các tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán; biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán; quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối các quỹ từ lợi nhuận; các tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, hợp nhất sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp (DN) hoặc chuyển đổi đơn vị; tài liệu liên quan đến tiếp nhận và sử dụng kinh phí, vốn, quỹ; tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí và nghĩa vụ khác đối với Nhà nước...

Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán. Tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính theo quy định của pháp luật cho từng loại tài liệu kế toán trừ một số trường hợp quy định cụ thể tại khoản 1 Điều 9 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP và được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng. Đơn vị kế toán cần xây dựng quy chế về quản lý, sử dụng, bảo quản tài liệu kế toán, trong đó quy định rõ trách nhiệm và quyền đối với từng bộ phận và từng người làm kế toán. Trường hợp đơn vị kế toán là DN siêu nhỏ theo quy định của pháp luật về hỗ trợ DNNVV thì không bắt buộc phải xây dựng quy chế về quản lý, sử dụng, bảo quản tài liệu kế toán nhưng vẫn phải có trách nhiệm bảo quản đầy đủ, an toàn tài liệu kế toán theo quy định. Người làm kế toán có trách nhiệm bảo quản tài liệu kế toán của mình trong quá trình sử dụng.

2. Những loại chứng từ kế toán phải được lưu trữ 

• Chứng từ kế toán
• Các loại sổ sách kế toán bao gồm sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp.
• Các loại báo cáo gồm: Báo cáo tài chính; BC quyết toán ngân sách; BC tổng hợp quyết toán ngân sách; BC kế toán quản trị; BC kiểm kê và đánh giá tài sản.
• Các loại tài liệu kế toán có liên quan khác như: hợp đồng; hồ sơ; tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán; biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán; Quyết định liên quan đến việc thay đổi nguồn vốn, thay đổi chủ sở hữu của doanh nghiệp; Tài liệu liên quan đến thuế, phí, lệ phí và nghĩa vụ tài chính khác đối với Nhà nước.

3. Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán

Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán loại 05 năm, 10 năm và vĩnh viễn được quy định tại Điều 12, Điều 13 và Điều 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP cụ thể như sau:

Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 5 năm

(1) Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán.

(2) Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

(3) Trường hợp tài liệu kế toán quy định tại mục (1) và (2) mà pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 5 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.

Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm

(4) Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

(5) Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý, nhượng bán tài sản cố định; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản.

(6) Tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư, bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm và tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm B, C.

(7) Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án.

(8) Tài liệu liên quan tại đơn vị như hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước, hồ sơ thanh tra, kiểm tra, giám sát của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc hồ sơ của các tổ chức kiểm toán độc lập.

(9) Các tài liệu khác không thuộc trường hợp lưu trữ 05 năm hoặc lưu trữ vĩnh viễn.

Trường hợp tài liệu kế toán quy định tại các mục nêu trên mà pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 10 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.

Tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn

(10) Đối với đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn, Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được Hội đồng nhân dân các cấp phê chuẩn; Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng quốc gia; Tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Việc xác định tài liệu kế toán khác phải lưu trữ vĩnh viễn do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán, do ngành hoặc địa phương quyết định trên cơ sở xác định tính chất sử liệu, ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

(11) Đối với hoạt động kinh doanh, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm các tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Việc xác định tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn do người đứng đầu hoặc người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài của tài liệu, thông tin để quyết định cho từng trường hợp cụ thể và giao cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận khác lưu trữ dưới hình thức bản gốc hoặc hình thức khác.

*Lưu ý: Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là thời hạn lưu trữ trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế toán bị hủy hoại tự nhiên.

4. Quy định về cách lưu trữ chứng từ kế toán

Cách lưu trữ chứng từ kế toán được quy định cụ thể tại Điều 9 của Nghị định 17/2016/NĐ-CP. Cụ thể gồm các vấn đề cần lưu ý như sau:

• Các tài liệu kế toán được ghi chép trên máy tính hoặc các thiết bị lưu trữ như băng, đĩa, thẻ thì phải được in ra giấy cùng với đầy đủ các yếu tố pháp lý theo quy định như (mẫu biểu, mã số, chữ ký, con dấu) mới được đưa vào lưu trữ.
• Lưu trữ chứng từ kế toán phải được thực hiện khoa học, đầy đủ và có hệ thống. Kế toán viên phải phân loại chứng từ kế toán và sắp xếp theo thứ tự thời gian phát sinh nghiệp vụ trong mỗi niên độ kế toán. Việc sắp xếp này sẽ đảm bảo cho việc tìm kiếm, tra cứu dễ dàng khi cần phải sử dụng.
• Quy định nêu rõ, chậm nhất là 12 tháng kể từ ngày kết thúc niên độ kế toán thì doanh nghiệp phải thực hiện việc lưu trữ chứng từ kế toán.
• Đối với các tài liệu liên quan đến đơn vị đầu tư, cũng chậm nhất là 12 tháng kể từ ngày báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành được duyệt.
• Việc lưu trữ chứng từ kế toán liên quan đến các hoạt động làm thay đổi chủ sở hữu hoặc vốn điều lệ của doanh nghiệp như giải thể, phá sản, chuyển đổi hình thức sở hữu, cổ phần… thì phải thực hiện chậm nhất là 06 tháng kể từ ngày kết thúc thủ tục.