Lưu đồ quy trình thanh toán

ĐIỀU KIỆN ĐƯỢC TẠM ỨNG VÀ THANH TOÁN

Tùy theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh để áp dụng các điều kiện sau:
1. Nội dung chi theo Quy chế thu chi nội bộ hoặc theo dự toán NS trường giao thực hiện nhiệm vụ năm, hoặc thực hiện nhiệm vụ theo Quyết định của BGH;
2. Có dự toán chi tiết được phê duyệt (đối với Dự toán giao hoặc theo Quyết định)
3. Cán bộ, viên chức (CB,VC) thanh toán, tạm ứng là CB,VC được đơn vị phân công làm công tác thanh toán của đơn vị. Trừ những trường hợp được phân công trực tiếp khi đơn vị làm đầu mối thực hiện công việc, hoặc thanh toán trực tiếp cho cá nhân người được thanh toán.
4. Giấy đề nghị tạm ứng phải ghi rõ thời hạn thanh toán tạm ứng, thời hạn thanh toán sau 5 ngày kể từ ngày kế hoạch công việc được giao hoàn thành. Một công việc tạm ứng nhiều lần (02 lần trở lên) phải thanh toán tạm ứng lần trước mới tạm ứng lần sau (có xác nhận của viên chức phòng Tài chính - Kế toán được phân công thanh toán);
5. Các khoản tạm ứng quá hạn (45 ngày làm việc) không thực hiện thanh toán tạm ứng, Nhà trường thực hiện trừ lương và đánh giá xếp loại lao động  theo Quy chế thu chi nội bộ.
6. Đối với những khoản tạm giữ (các đề tài, dự án gửi) chỉ thực hiện chi trả khi số phát sinh đã được cập nhật vào hệ thống tài khoản của trường (dư có ở TK 3318)
CB-VC phòng Tài chính – Kế toán được phân công theo dõi thanh toán theo từng nguồn kinh phí phải thực hiện đúng điều kiện và quy trình thanh toán nếu thực hiện sai chịu trách nhiệm trước Phòng và Quy chế của Nhà trường.

 QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ THANH TOÁN BẰNG TIỀN MẶT

1. Người thanh toán tập hợp chứng từ kèm Giấy đề nghị thanh toán (mẫu C37-HD – Mẫu số 01) chuyển cho Kế toán Thanh toán kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ.
2. Nếu chứng từ không hợp lệ, Kế toán chuyển trả người thanh toán để yêu cầu hoàn chỉnh lại hồ sơ. Nếu chứng từ hợp lệ, Kế toán thanh toán kiểm soát, trình Kế toán Trưởng và Hiệu trưởng (hoặc Phó hiệu trưởng được uỷ quyền) duyệt chi.
3. Hiệu trưởng (hoặc Phó Hiệu trưởng được uỷ quyền) đồng ý duyệt chi, chứng từ được chuyển cho Kế toán thanh toán để lập Phiếu chi (Mẫu phiếu chi: C31 – BB – Mẫu số 02)
4. Phiếu chi sau khi lập sẽ được chuyển cho Thủ quỹ thực hiện chi tiền, người nhận tiền phải trực tiếp ký vào phiếu chi, ghi số tiền nhận được bằng chữ và nhận tiền (Hạn chế trường hợp ký thay, trừ trường hợp đặc biệt).

THEO DÕI VÀ THANH TOÁN DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TRƯỜNG GIAO ĐỂ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH CÔNG VIỆC
1. Tạm ứng  để thực hiện nhiệm vụ có giao dự toán chi NS Trường
- Các đơn vị căn cứ vào kế hoạch công việc có giao dự toán chi, lập dự toán chi tiết có xác nhận của lãnh đạo đơn vị hoặc người được giao chủ trì công việc theo Quyết định.
- Người nhận tạm ứng cần hoàn chỉnh Giấy đề nghị tạm ứng (C32-HD – Mẫu số 03) đính kèm chứng từ liên quan đến việc tạm ứng. Giấy đề nghị tạm ứng cần đầy đủ các nội dung các chữ ký theo các chức danh thuộc thẩm quyền duyệt chi và ghi rõ thời hạn thanh toán.
-  Cán bộ phòng TC-KT được phân công theo dõi có trách nhiệm thẩm định dự toán (đối chiếu với dự toán Nhà trường đã giao - có chi tiết).Trình lãnh đạo phòng và BGH ký duyệt
-  Sau khi khoản tạm ứng đã được duyệt, kế toán thanh toán thông báo cho đơn vị lập dự toán đến tạm ứng kinh phí
-  Kế toán vào phiếu chi tạm ứng và nhập số kinh phí rút dự toán (có Tài khoản 0DTC)
2. Thanh toán trực tiếp khi thực hiện KH nhiệm vụ giao
- Điều kiện thanh toán.
+ Có dự toán chi tiết đã được duyệt (quy trình như mục 1) đơn vị không tạm ứng kinh phí.
+ Kế hoạch công việc đã được thực hiện (có sản phẩm hoặc xác nhận hoàn thành công việc của người có thẩm quyền).
- Thực hiện thanh toán.
+ Kế toán thanh toán có trách nhiệm thẩm định chứng từ chi tiết chi theo dự toán đã duyệt.
+ Lập chứng từ thanh toán theo quy định
+ Nếu số thanh toán lớn hơn hoặc nhỏ số dự toán thì phải thêm bút toán có TK: 0DTC số chênh lệch (nếu nhỏ hơn thì vào âm)
3. Thanh toán tạm ứng (hoàn tạm ứng)
- Hồ sơ:
+ Dự toán đã được phê duyệt
+ Quyết định thực hiện công việc được giao (cá biệt)
+ Xác nhận hoàn thành KH công việc được giao (sản phẩm)
+ Chứng từ thanh toán chi tiết đúng với dự toán được duyệt.
+ Giấy thanh toán tạm ứng (C33-HD - Mẫu số 04)
+ Nếu có nhiều chứng từ cần làm bảng kê chứng từ thanh toán theo mẫu số 05
- Người thanh toán tạm ứng là người tạm ứng dự toán

THỦ TỤC VÀ QUY TRÌNH THANH TOÁN CHUYỂN KHOẢN
- Kế toán nhận hồ sơ, chứng từ và kiểm tra ngay. Nếu chứng từ chưa hợp lệ sẽ từ chối chuyển khoản và hướng dẫn người đi thanh toán thủ tục để hoàn thiện hồ sơ chuyển tiền (Trường hợp chứng từ nhiều, kế toán thanh toán nhận hồ sơ để thẩm định và hoàn trả lại nếu có sai sót vào ngày hôm sau).
- Hồ sơ chuyển tiền:
+ Biên nhận séc: có đầy đủ chữ ký của người nhận séc, xác nhận bộ phận, kế toán trưởng và BGH duyệt (Biên nhận séc - Mẫu số 06)
+ Hợp đồng, thanh lý hợp đồng (Nếu tạm ứng thì chỉ có hợp đồng) có đầy đủ chữ ký và dấu của hai bên ký hợp đồng
+ 03 báo giá (đối với những khoản chi mua sắm): Trong đó có 01 báo giá được duyệt có đầy đủ chữ ký của người được giao nhiệm vụ thẩm định giá và ký duyệt báo giá của các đơn vị liên quan.
+ Dự toán, quyết toán theo quy định của chi đầu tư, xây dựng đối với các khoản chi sửa chữa, xây dựng.
+ Đối với những khoản chi mua sắm, sửa chữa nếu giá trị hợp đồng từ 20.000.000đồng trở lên phải có quyết định lựa chọn nhà cung cấp của BGH (mua hàng theo hình thức chào hàng cạnh tranh) và quyết định chỉ định thầu (mua theo hình thức chỉ định thầu)
- Kế toán giao dịch sẽ trình ký uỷ nhiệm chi và chuyển tiền sau 3 ngày kể từ khi nhận được hồ sơ, chứng từ đề nghị chuyển tiền (đã hợp lệ) các đơn vị đề nghị chuyển tiền