Quy định mới nhất về kế toán công đoàn

Công việc của kế toán công đoàn trong công tác kế toán được quy định và hướng dẫn cụ thể trong số 270/HD-TLĐ. Khi làm kế toán trong các đơn vị sự nghiệp hay nghiệp vụ công đoàn cần căn cứ vào hướng dẫn số 270 để thực hiện. ACC sẽ nêu chi tiết Quy định mới nhất về kế toán công đoàn trong bài viết dưới đây.

1. Bộ máy quản lý tài chính công đoàn cơ sở tổ chức như thế nào?

Căn cứ theo Tiểu mục 1 Mục I Hướng dẫn 270/HD-TLĐ năm 2014 thực hiện Quy chế quản lý tài chính công đoàn và Chế độ kế toán đối với công đoàn cơ sở do Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam ban hành quy định như sau:

“I- Tổ chức bộ máy quản lý Tài chính công đoàn cơ sở.

1- Tổ chức bộ máy quản lý tài chính.

Công đoàn cơ sở có bộ máy quản lý tài chính là Ban, bộ phận, màng lưới tài chính công đoàn cơ sở; Chủ tịch công đoàn cơ sở là chủ tài khoản. Đối với Công đoàn cơ sở có đông CNVCLĐ có thể phân công Phó Chủ tịch hoặc Ủy viên thường vụ phụ trách công tác tài chính, ủy quyền chủ tài khoản.

- Ban Chấp hành (Ban Thường vụ) công đoàn cơ sở phân công người có nghiệp vụ kế toán làm kiêm nhiệm kế toán và kiêm nhiệm thủ quỹ công đoàn (công đoàn cơ sở không được bố trí Chủ tài khoản kiêm kế toán; kế toán kiêm thủ quỹ).

- Công đoàn bộ phận phân công 1 Ủy viên BCH công đoàn bộ phận trực tiếp phụ trách công tác tài chính để tổ chức thu, nộp đoàn phí, thanh quyết toán các khoản chi tiêu với công đoàn cơ sở theo phân cấp của công đoàn cơ sở.

- Đoàn phí công đoàn do tổ trưởng công đoàn trực tiếp thu và nộp cho công đoàn bộ phận hoặc công đoàn cơ sở. Trường hợp thu đoàn phí qua lương, công đoàn cơ sở quy định việc nộp tiền đoàn phí đã thu cho công đoàn cơ sở theo đúng quy định.”

Theo đó, công đoàn cơ sở có bộ máy quản lý tài chính là Ban, bộ phận, màng lưới tài chính công đoàn cơ sở; Chủ tịch công đoàn cơ sở là chủ tài khoản. Đối với Công đoàn cơ sở có đông CNVCLĐ có thể phân công Phó Chủ tịch hoặc Ủy viên thường vụ phụ trách công tác tài chính, ủy quyền chủ tài khoản.

- Ban Chấp hành (Ban Thường vụ) công đoàn cơ sở phân công người có nghiệp vụ kế toán làm kiêm nhiệm kế toán và kiêm nhiệm thủ quỹ công đoàn (công đoàn cơ sở không được bố trí Chủ tài khoản kiêm kế toán; kế toán kiêm thủ quỹ).

- Công đoàn bộ phận phân công 1 Ủy viên BCH công đoàn bộ phận trực tiếp phụ trách công tác tài chính để tổ chức thu, nộp đoàn phí, thanh quyết toán các khoản chi tiêu với công đoàn cơ sở theo phân cấp của công đoàn cơ sở.

- Đoàn phí công đoàn do tổ trưởng công đoàn trực tiếp thu và nộp cho công đoàn bộ phận hoặc công đoàn cơ sở. Trường hợp thu đoàn phí qua lương, công đoàn cơ sở quy định việc nộp tiền đoàn phí đã thu cho công đoàn cơ sở theo đúng quy định.

2. Quản lý tài chính công đoàn cơ sở được quy định như thế nào?

Theo quy định tại tiểu mục 2 Mục I Hướng dẫn 47/HD-TLĐ năm 2021 quy định về nhiệm vụ của bộ máy quản lý tài chính công đoàn cơ sở như sau:

- Lập dự toán thu, chi tài chính công đoàn cơ sở gắn với chương trình, kế hoạch hoạt động hàng năm trình Ban Chấp hành (Ban Thường vụ) công đoàn cơ sở thông qua, báo cáo công đoàn cấp trên xét duyệt.

- Tổ chức thực hiện dự toán: Đôn đốc đoàn viên đóng đoàn phí; đôn đốc cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đóng kinh phí công đoàn; xây dựng Quy chế thu, chi, quản lý tài chính, tài sản nội bộ của công đoàn cơ sở trình Ban Chấp hành công đoàn cơ sở phê duyệt; tổ chức chi tiêu phục vụ hoạt động của công đoàn cơ sở theo hướng dẫn của Tổng Liên đoàn và Quy chế thu, chi, quản lý tài chính, tài sản nội bộ của công đoàn cơ sở. Đoàn phí công đoàn do tổ trưởng công đoàn trực tiếp thu và nộp cho công đoàn bộ phận hoặc công đoàn cơ sở. Trường hợp thu đoàn phí qua lương, công đoàn cơ sở quy định việc nộp tiền đoàn phí đã thu cho công đoàn cơ sở theo đúng quy định.

- Làm công tác kế toán: lập chứng từ thu, chi; mở sổ, ghi sổ kế toán; lập báo cáo quyết toán thu, chi tài chính hàng năm trình Ban Chấp hành (Ban Thường vụ) công đoàn cơ sở thông qua để gửi lên công đoàn cấp trên.

- Lưu trữ chứng từ, sổ kế toán, báo cáo tài chính, thực hiện bàn giao kế toán khi thay đổi chủ tài khoản, kế toán, thủ quỹ; hướng dẫn nghiệp vụ cho mạng lưới tài chính của công đoàn cơ sở (bộ phận, tổ công đoàn).

- Cung cấp tài liệu kế toán phục vụ công tác kiểm tra công đoàn đồng cấp, công đoàn cấp trên, của cơ quan thanh tra, kiểm tra, kiểm toán.

3. Công tác kế toán công đoàn cơ sở

3.1. Chứng từ kế toán

• Lập chứng từ kế toán
• Ký chứng từ kế toán

Danh mục chứng từ kế toán:

• Bảng thanh toán tiền lương cán bộ công đoàn chuyên trách
• Bảng thanh toán phụ cấp cán bộ công đoàn.
• Giấy đi đường
• Phiếu thu
• Phiếu chi
• Giấy đề nghị tạm ứng
• Giấy thanh toán tạm ứng
• Biên bản kiểm quỹ tiền mặt
• Bảng kê chi tiền cho người dự hội thảo, tập huấn
• Phiếu thăm hỏi đoàn viên
• Giấy đề nghị trợ cấp khó khăn
• Quyết định trợ cấp khó khăn
• Thông báo đóng kinh phí công đoàn
• Thông báo cấp kinh phí công đoàn
• Đề nghị đóng kinh phí công đoàn
• Bản xác nhận về việc đóng kinh phí công đoàn

3.2. Sổ kế toán

Mỗi công đoàn cơ sở có 1 hệ thống sổ kế toán cho 1 kỳ kế toán năm.

*Trách nhiệm của kế toán

Mở sổ, khóa sổ, đóng dấu giáp lai, quản lý, ghi sổ kế toán theo quy định của Chế độ kế toán HCSN.

*Ghi sổ kế toán

Kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ để ghi sổ kế toán.Không dùng mực đỏ, chì để ghi sổ kế toán.

Chữ viết rõ ràng, liên tục, có hệ thống, khi hết trang phải cộng trang để mang sang đầu trang sau kế tiếp. Khi sửa chữa phải theo đúng phương pháp quy định của Luật Kế toán.

*Khóa sổ kế toán:

Cuối kỳ kế toán, kế toán Công đoàn cơ sở kiểm tra đối chiếu giữa các sổ kế toán, khóa sổ kế toán để cung cấp số liệu lập Báo cáo Tài chính.

*Danh mục sổ kế toán:

• Sổ quỹ tiền mặt
• Sổ tiền gửi ngân hàng
• Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ
• Sổ đoàn phí
• Sổ thu, chi tài chính công đoàn cơ sở
• Sổ theo dõi tạm ứng
• Sổ theo dõi cấp phát cho CĐCS
• Sổ theo dõi thu nộp của CĐCS
• Sổ theo dõi vay, đầu tư tài chính
• Sổ thu chi quỹ xã hội
• Sổ theo dõi các khoản phải trả

3.3. Báo cáo tài chính

• Danh mục báo cáo tài chính
• Lập báo cáo tài chính.

3.4. Kế toán và lập báo cáo thu, chi hoạt động xã hội

• Công đoàn cơ sở tổ chức các hoạt động xã hội như: Huy động đóng góp của CBCCLĐ, đoàn viên ủng hộ vùng bão lụt, ….
• Số tiền thu được giao thủ quỹ công đoàn cơ sở quản lý. 
• Căn cứ chứng từ thu, chi phát sinh, kế toán công đoàn phản ánh vào sổ chi tiết thu, chi quỹ hoạt động xã hội cho từng loại quỹ huy động.
• Cuối năm lập báo cáo thu, chi các loại quỹ huy động với Ban Chấp hành (Ban Thường vụ) công đoàn cơ sở và công khai đến đối tượng huy động.

3.5. Lưu trữ chứng từ kế toán

a.Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm gồm:

• Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính,
• biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ
• Tài liệu khác có liên quan đến ghi sổ kế toán  và lập báo cáo tài chính;
• Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý, nhượng bán TSCĐ,
• Tài liệu kế toán và báo cáo quyết toán vốn đầu tư XDCB hoàn thành,
• Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, sáp nhập,.. của đơn vị kế toán, kết luận thanh tra, kiểm tra, kiểm toán của cơ quan có thẩm quyền.

b.Tiêu hủy tài liệu kế toán:

• Tài liệu hết thời hạn lưu trữ được tiêu hủy.
• Chủ tài khoản thành lập hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán
• Hội đồng tiêu hủy lập danh mục tài liệu tiêu hủy, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn tiêu hủy trước khi tiêu hủy.

3.6. Bàn giao tài chính

a.Bàn giao tài chính khi thay đổi chủ tài khoản, kế toán, thủ quỹ.

• Khi thay đổi Chủ tịch Công đoàn cơ sở (Chủ tài khoản). Kế toán khóa sổ kế toán và lập biên bản bàn giao tài chính cho Chủ tịch công đoàn mới. 
• Khi thay đổi kế toán phải khóa sổ kế toán. Và lập biên bản bàn giao tài chính cho kế toán mới. (bao gồm cả chứng từ, sổ sách kế toán, báo cáo, dự toán, quyết toán thu, chi).
• Khi thay đổi Thủ quỹ phải lập biên bản bàn giao quỹ cho Thủ quỹ mới.

b.Bàn giao tài chính khi Công đoàn cơ sở giải thể.

• Công đoàn cơ sở quyết toán thu, chi tài chính đến thời điểm kết thúc hoạt động.
• Nộp báo cáo quyết toán thu, chi tài chính, tích lũy tài chính (Số dư các quỹ tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc). Đến thời điểm kết thúc hoạt động, con dấu cho công đoàn cấp trên được phân cấp quản lý tài chính công đoàn cơ sở (lập biên bản ký nhận của đại diện bên giao và bên nhận).