Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử

CÁC BƯỚC ĐỂ XUẤT HÓA ĐƠN BÁN HÀNG TRÊN PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ:

Bước 1 : ĐĂNG NHẬP vào phần mềm xuất hóa đơn điện tử online
Quý khách nhập thông tin đăng nhập nhận được trong email, bao gồm:
- Tên đăng nhập (Mã Số Thuế công ty)
- Mật khẩu hệ thống sẽ cấp ngẫu nhiên và bảo mật cho từng công ty. Quý khách có thể thay đổi ngay sau khi đã đăng nhập vào hệ thống ở mục thông tin tài khoản

+ Trường hợp 2: Quý khách chưa xuất hóa đơn cho cty này lần nào và cũng chưa Import thông tin khách hàng này vào hệ thống. Thì quý khách nhập trình tự như sau:

# Mã Số Thuế: Trường hợp nếu là hộ kinh doanh cá thể/cơ quan hành chánh đặt biệt/khách vãng lai không có mã số thuế thì để trống.
# Họ Tên Người Mua Hàng (Không cần thiết): Trường hợp là khách vãng lại thì nhập họ tên người mua hàng
# Tên Đơn Vị: Ở đây là tên công ty theo GPKD
# Email: Đối với HDDT thì email là tiêu chí bắt buộc, vì hóa đơn điện tử được gởi và nhận bằng email và phương tiện điện tử. Có thể nhập email công ty mình nếu khách hàng chưa có email, nhập nhiều địa chỉ mail khác nhau cách nhau bởi dấu phẩy “,”
# Địa chỉ: Nhập địa chỉ theo GPKD
# Số TK Ngân hàng (Không cần thiết)
# Hình thức thanh toán: hệ thống mặc định hình thức giao dịch là tiền mặt/ chuyển khoản. Ngoài ra quý khách có thể chọn các đối số khác như tiền mặt, chuyển khoản, bù trừ công nợ, thẻ, hàng hóa...
# Ngoại Tệ: nếu loại tiền giao dịch là Việt Nam đồng (VND) quý khách giữ nguyên, nếu ngoại tệ khác quý khách chọn theo danh sách các ngoại tệ khác mà hệ thống gợi ý như: US DOLLAR, EURO và nhập tỷ giá.

Gợi ý: Một trang web tiện lợi và chính xác để tra cứu thông tin doanh nghiệp: https://dichvuthongtin.dkkd.gov.vn

 

 

Bước 3: NHẬP THÔNG TIN HÀNG HÓA DỊCH VỤ:
# Quý khách bấm vào "Thêm hàng hóa, dịch vụ" để thêm mới 1 dòng hóa đơn. Sau đó chỉ cần nhập 4 tiêu chí sau: 1/ Tên hàng hóa, dịch vụ là gì? 2/ Đơn vị tính là gì? 3/Số lượng bao nhiêu? 4/ Đơn giá bao nhiêu?

Lưu ý: Nếu quý khách đã Import mã hàng vào hệ thống, thì chỉ cần ký tự đầu của mã hàng vào ô tên hàng hóa thì thông tin sẽ tự động hiển thị. Nếu chưa import mã hàng vào thì hệ thống sẽ tự nhảy mã hàng tương ứng. Và mã hàng chỉ hỗ trợ tra cứu sản phẩm chứ không hiển thị trên tờ hóa đơn.

# Ngoài ra, quý khách có thể kéo thanh trượt sang phải để thay đổi mức thuế suất mặc định từ 10% thành 5% hoặc 0%. Sau đó bấm Cập nhật để lưu thông tin sản phẩm bán ra

Mẹo: Nếu quý khách chỉ có đơn giá sau thuế thì chỉ cần nhập đơn giá đó vào ô "Đơn giá (đã có VAT) , hệ thống sẽ tự tính ra đơn giá chưa VAT. Ngoài ra, nếu đã có đơn giá chưa VAT thì không cần nhập thêm vào ô Đơn giá đã VAT

# Sau khi cập nhật dòng trên, những tiêu chí còn lại (Cộng tiền hàng, tiền thuế GTGT, tổng cộng tiền thanh toán, số tiền viết bằng chữ ... ) sẽ tự động hoàn thành, Quý khách sẽ lựa chọn "+ thêm hàng hóa dịch vụ" để thêm dòng hóa đơn hoặc "Lưu hóa đơn" để hoàn tất việc xuất hóa đơn .

Bước 2 : NHẬP THÔNG TIN NGƯỜI MUA, Có 2 trường hợp:
+ Trường hợp 1: Nếu quý khách đã Import thông tin khách hàng vào hệ thống hoặc đã xuất cho cty này 1 lần thì quý khách làm theo hướng dẫn sau: Quý khách nhập MST người mua vào mục Mã Số Thuế -> Bấm Kiểm Tra -> Thông tin công ty sẽ hiển thị đầy đủ

Câu hỏi 1: Hóa đơn điện tử là gì?

Trả lời: Hóa đơn điện tử là một phiên bản điện tử của hóa đơn giấy thông thường. Nó được tạo và lưu trữ dưới dạng điện tử, không cần in ấn và gửi qua phương tiện điện tử như email, hệ thống trực tuyến hoặc các phần mềm quản lý hóa đơn.

Câu hỏi 2: Quy định pháp lý về hóa đơn điện tử như thế nào?

Trả lời: Quy định về hóa đơn điện tử thường khác nhau theo quốc gia và khu vực. Tuy nhiên, hầu hết các nước có quy định cơ bản về việc hóa đơn điện tử cần phải tuân theo như chữ ký số, bảo mật thông tin, sự đồng ý của người nhận hóa đơn, và khả năng lưu trữ trong một khoảng thời gian nhất định.

Câu hỏi 3: Lợi ích của hóa đơn điện tử là gì?

Trả lời: Các lợi ích của hóa đơn điện tử bao gồm:

• Tiết kiệm thời gian và tài nguyên: Không cần in, gửi bưu điện hoặc quản lý tài liệu giấy.
• Tiện lợi: Hóa đơn có thể trao đổi và lưu trữ dễ dàng trên máy tính hoặc thiết bị di động.
• Bảo mật: Các giải pháp hóa đơn điện tử thường hỗ trợ mã hóa và chứng thực để bảo vệ thông tin khách hàng.
• Bảo vệ môi trường: Giảm lượng giấy và mực in sử dụng cho việc in ấn hóa đơn truyền thống.

Câu hỏi 4: Làm thế nào để lập hóa đơn điện tử?

Trả lời: Để lập hóa đơn điện tử, bạn cần thực hiện các bước sau:

1. Chọn phần mềm hoặc dịch vụ: Chọn phần mềm quản lý hóa đơn hoặc dịch vụ cung cấp hóa đơn điện tử phù hợp với nhu cầu của bạn.
2. Tạo hóa đơn: Sử dụng phần mềm hoặc dịch vụ để tạo hóa đơn điện tử, nhập thông tin chi tiết về dịch vụ hoặc sản phẩm, số lượng, giá, thuế, v.v.
3. Thêm thông tin cần thiết: Thêm thông tin người mua, người bán, hình thức thanh toán và các chi tiết khác.
4. Xác thực và gửi hóa đơn: Xác thực hóa đơn bằng chữ ký số hoặc cơ chế bảo mật tương tự, sau đó gửi hóa đơn điện tử đến người nhận qua email hoặc hệ thống trực tuyến.
5. Lưu trữ hóa đơn: Đảm bảo lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật trong một khoảng thời gian nhất định.