Trong quá trình kiểm kê, doanh nghiệp có thể phát hiện thừa, thiếu tài sản cố định. Mọi trường hợp phát hiện thừa, thiếu tài sản cố định đều phải truy tìm nguyên nhân và hạch toán trên sổ kế toán. Trong bài viết dưới đây, Luật ACC sẽ cung cấp Phương pháp hạch toán tài sản cố định phát hiện thừa, thiếu.
1. Hạch toán là gì?
Hạch toán là một hệ thống điều tra quan sát, tính toán, đo lường và ghi chép các quá trình kinh tế, nhằm quản lý các quá trình đó ngày một chặt chẽ hơn.
Quản lý hoạt động kinh tế là nhu cầu tất yếu nảy sinh trong xã hội loài người. Vì vậy, đòi hỏi con người phải tiến hành đồng thời 4 quá trình: quan sát, đo lường, tính toán và ghi chép để có thể thu thập thông tin nhằm phục vụ cho việc quản lý tốt các hoạt động kinh tế.
Trong đó:
– Quan sát: ghi nhận sự tồn tại của đối tượng cần thu thập
– Đo lường: để lượng hoá đối tượng cần thu thập bằng các đơn vị đo lường tổng hợp
– Hạch toán: quá trình sử dụng các phép tính, phương pháp phân tích, tổng hợp để tiếp tục lượng hóa thành các chỉ tiêu tổng hợp
– Ghi chép: quá trình hệ thống hoá ghi lại từng thời kì, địa điểm phát sinh theo một trật tự nhất định để có căn cứ thông tin và ra quyết định phù hợp.
Với khái niệm trên, chúng ta có thể thấy hạch toán ra đời rất sớm và tồn tại trong tất cả mọi hình thái xã hội. từ thời nguyên thuỷ, kể cả khi sản xuất chưa phát triển, hạch toán đã được tiến hành bằng những hình thức hết sức đơn giản: Đánh dấu lên than cây, buộc nút dây thừng… để ghi nhớ các thông tin cần thiết.
2. Tài sản cố định là gì?
Tài sản cố định không có quy định chung mà theo Thông tư 45/2013/TT-BTC thì tài sản có thời gian sử dụng cố định và khấu hao theo thời gian và được định nghĩa cụ thể đối với từng loại tài sản cố định như sau:
- Tài sản cố định hữu hình
Là những tư liệu lao động chủ yếu có hình thái vật chất thoả mãn các tiêu chuẩn của tài sản cố định hữu hình, tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh nhưng vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu như nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải...
- Tài sản cố định vô hình
Là những tài sản không có hình thái vật chất, thể hiện một lượng giá trị đã được đầu tư thoả mãn các tiêu chuẩn của tài sản cố định vô hình, tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh, như một số chi phí liên quan trực tiếp tới đất sử dụng; chi phí về quyền phát hành, bằng phát minh, bằng sáng chế, bản quyền tác giả...
- Tài sản cố định thuê tài chính
Là những TSCĐ mà doanh nghiệp thuê của công ty cho thuê tài chính. Khi kết thúc thời hạn thuê, bên thuê được quyền lựa chọn mua lại tài sản thuê hoặc tiếp tục thuê theo các điều kiện đã thỏa thuận trong hợp đồng thuê tài chính. Tổng số tiền thuê một loại tài sản quy định tại hợp đồng thuê tài chính ít nhất phải tương đương với giá trị của tài sản đó tại thời điểm ký hợp đồng.
Mọi TSCĐ đi thuê nếu không thoả mãn các quy định nêu trên được coi là tài sản cố định thuê hoạt động.
- Tài sản cố định tương tự
Là TSCĐ có công dụng tương tự trong cùng một lĩnh vực kinh doanh và có giá trị tương đương.
3. Cách hạch toán tài sản cố định phát hiện thừa khi kiểm kê theo TT200 và TT133
3.1. Hồ sơ, tài liệu làm căn cứ hạch toán TSCĐ phát hiện thừa khi kiểm kê
Mọi trường hợp TSCĐ phát hiện thừa khi kiểm kê, đều phải lập biên bản, xác định nguyên nhân và xử lý theo chế độ tài chính và quy chế tài chính của doanh nghiệp. Hồ sơ bao gồm:
– Biên bản kiểm kê tài sản cố định, kết luận của Hội đồng kiểm kê;
– Biên bản xử lý tài sản cố định thừa.
3.2. Phương pháp hạch toán kế toán tài sản cố định phát hiện thừa khi kiểm kê
Căn cứ vào nguyên tắc kế toán các tài khoản liên quan; căn cứ vào kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản liên quan, sau đây là một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu về TSCĐ phát hiện thừa theo thông tư 200/2014/TT-BTC (TT200) và thông tư 133/2016/TT- BTC (TT133):
Nếu TSCĐ phát hiện thừa do để ngoài sổ sách (chưa ghi sổ), kế toán phải căn cứ vào hồ sơ TSCĐ để ghi tăng TSCĐ theo từng trường hợp cụ thể, ghi
Nợ các TK 211, 213 (TT 200)
Nợ TK 211 – Tài sản cố định (2111, 2113) (TT 133)
Có các TK 241, 331, 338, 411,…
Nếu TSCĐ thừa đang sử dụng, chưa rõ nguyên nhân và chờ quyết định xử lý:
– Phản ánh trị giá (nguyên giá) TSCĐ thừa, ghi:
Nợ các TK 211, 213 (TT200)
Nợ TK 211 – Tài sản cố định (2111, 2113) (TT133)
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3381).
– Tùy theo nguyên nhân và quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền, ghi:
Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3381)
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác(3388) (trả lại TSCĐ thừa) (TT 200&TT 133)
Có TK 711- Thu nhập khác (tính vào thu nhập TSCĐ thừa) (TT 200 & TT 133)
Có TK 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu (4118) (bổ sung nguồn vốn TSCĐ thừa) (TT 200&TT 133)
Có TK 3533 – Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ (tăng quỹ TSCĐ thừa) (TT 200&TT 133)
Có TK 466 – Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (tăng nguồn kinh phí TSCĐ thừa) (TT 200).
Đồng thời, xác định mức độ hao mòn để phản ánh giá trị hao mòn và trích khấu hao bổ sung (đối với TSCĐ phải trích khấu hao), ghi:
Nợ các TK 627, 641, 642,…(TSCĐ dùng cho SXKD) (TT 200)
Nợ các TK 154, 642,…(TSCĐ dùng cho SXKD) (TT 133)
Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ ( 2141, 2143).
Hoặc ghi:
Nợ TK 3533 – Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ (TSCĐ dùng cho phúc lợi) (TT200 & TT 133)
Nợ TK 466 – Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (TSCĐ dùng cho sự nghiệp, dự án) (TT 200)
Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ (2141, 2143).
4. Cách hạch toán tài sản cố định phát hiện thiếu khi kiểm kê theo TT200&TT133
4.1. Hồ sơ, tài liệu làm căn cứ hạch toán TSCĐ phát hiện thiếu khi kiểm kê
Mọi trường hợp TSCĐ phát hiện thiếu khi kiểm kê, đều phải lập biên bản, xác định nguyên nhân, trách nhiệm vật chất và xử lý theo chế độ tài chính và quy chế tài chính của doanh nghiệp. Hồ sơ bao gồm:
– Biên bản kiểm kê tài sản cố định, kết luận của Hội đồng kiểm kê;
– Biên bản xử lý tài sản cố định thiếu;
– Hồ sơ gốc tài sản cố định thiếu.
4.2. Hạch toán kế toán tài sản cố định phát hiện thiếu khi kiểm kê
4.2.1. Trường hợp TSCĐ thiếu có quyết định xử lý ngay
*Đối với TSCĐ thiếu dùng vào sản xuất, kinh doanh, ghi:
Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (2141) (giá trị hao mòn)
Nợ các TK 111, 112, 334, 138(1388) (nếu người có lỗi phải bồi thường)
Nợ TK 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu (nếu được phép ghi giảm vốn)
Nợ TK 811 – Chi phí khác (nếu doanh nghiệp chịu tổn thất)
Có TK 211 – TSCĐ hữu hình (nguyên giá) (thông tư 200)
Có TK 2111 – TSCĐ hữu hình (nguyên giá) (thông tư 133).
*Đối với TSCĐ thiếu dùng vào hoạt động sự nghiệp, dự án (áp dụng đối với thông tư 200):
Phản ánh giảm TSCĐ, kế toán ghi:
Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (2141) (giá trị hao mòn)
Nợ TK 466 – Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (giá trị còn lại)
Có TK 211 – TSCĐ hữu hình (nguyên giá).
Đối với phần giá trị còn lại của TSCĐ thiếu phải thu hồi theo quyết định xử lý, ghi:
Nợ các TK 111, 112, 1388 (nếu người có lỗi phải bồi thường)
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (trừ vào lương của người lao động)
Có các TK liên quan (tùy theo quyết định xử lý).
*Đối với TSCĐ thiếu dùng vào hoạt động văn hóa, phúc lợi:
Phản ánh giảm TSCĐ, ghi:
Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (2141) (giá trị hao mòn)
Nợ TK 3533 – Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ (giá trị còn lại)
Có TK 211 – TSCĐ hữu hình (nguyên giá) (TT200)
Có TK 2111 – TSCĐ hữu hình ( nguyên giá) (TT133).
Đối với phần giá trị còn lại của TSCĐ thiếu phải thu hồi theo quyết định xử lý, ghi:
Nợ các TK 111, 112 1388 (nếu người có lỗi phải bồi thường)
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (trừ vào lương của người lao động)
Có TK 3532 – Quỹ phúc lợi.
4.2.2. Trường hợp TSCĐ thiếu chưa xác định được nguyên nhân chờ xử lý
*Đối với TSCĐ thiếu dùng vào hoạt động sản xuất, kinh doanh:
Phản ánh giảm TSCĐ thiếu, ghi:
Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (2141) (giá trị hao mòn)
Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381) (giá trị còn lại)
Có TK 211 – TSCĐ hữu hình (nguyên giá) (TT200)
Có TK 2111 – TSCĐ hữu hình (nguyên giá) (TT133).
Khi có quyết định xử lý giá trị còn lại của TSCĐ thiếu, ghi:
Nợ các TK 111, 112 (tiền bồi thường)
Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388) (nếu người có lỗi phải bồi thường)
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (trừ vào lương của người lao động)
Nợ TK 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu (nếu được phép ghi giảm vốn)
Nợ TK 811 – Chi phí khác (nếu doanh nghiệp chịu tổn thất)
Có TK 138 – Phải thu khác (1381).
*Đối với TSCĐ thiếu dùng vào hoạt động sự nghiệp, dự án (áp dụng đối với thông tư 200):
Phản ánh giảm TSCĐ, ghi:
Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (2141) (giá trị hao mòn)
Nợ TK 466 – Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (giá trị còn lại)
Có TK 211 – TSCĐ hữu hình (nguyên giá).
Đồng thời phản ánh phần giá trị còn lại của TSCĐ thiếu vào TK 1381 “Tài sản thiếu chờ xử lý”, ghi:
Nợ TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3388).
Khi có quyết định xử lý thu bồi thường phần giá trị còn lại của TSCĐ thiếu, ghi:
Nợ các TK 111, 334,…
Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý.
Đồng thời phản ánh số thu bồi thường phần giá trị còn lại của TSCĐ thiếu vào các tài khoản liên quan theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền:
Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3388)
Có các TK liên quan (TK 333, 461,…).
*Đối với TSCĐ thiếu dùng vào hoạt động văn hóa, phúc lợi:
Phản ánh giảm TSCĐ, ghi:
Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (2141) (giá trị hao mòn)
Nợ TK 3533 – Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ (giá trị còn lại
Có TK 211 – TSCĐ hữu hình (nguyên giá) (TT200)
Có TK 2111 – TSCĐ hữu hình (nguyên giá) (TT133).
Đồng thời phản ánh phần giá trị còn lại của TSCĐ thiếu vào TK 1381 “Tài sản thiếu chờ xử lý”, ghi:
Nợ TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý
Có TK 3532 – Quỹ phúc lợi.
Khi có quyết định xử lý thu bồi thường phần giá trị còn lại của TSCĐ thiếu, ghi:
Nợ các TK 111, 334,…
Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý.
Nội dung bài viết:
Bình luận