Khi nào phải đăng ký lại người phụ thuộc?

1. Người phụ thuộc là gì?

Căn cứ theo Điều 19 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007, người phụ thuộc chính là người mà đối tượng nộp thuế thu nhập cá nhân có trách nhiệm phải nuôi dưỡng, bao gồm:

– Con chưa thành niên; con bị tàn tật, không có khả năng lao động;

– Các cá nhân không có thu nhập hoặc có thu nhập không vượt quá mức quy định, bao gồm con thành niên đang học đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp hoặc học nghề; vợ hoặc chồng không có khả năng lao động; bố, mẹ đã hết tuổi lao động hoặc không có khả năng lao động; những người khác không nơi nương tựa mà người nộp thuế phải trực tiếp nuôi dưỡng.

2. Khi nào phải đăng ký lại người phụ thuộc?

Theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT- BTC hướng dẫn về thuế TNCN:

“Trường hợp người nộp thuế chưa tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc trong năm tính thuế thì được tính giảm trừ cho người phụ thuộc kể từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng khi người nộp thuế thực hiện quyết toán thuế và có đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc. Riêng đối với người phụ thuộc khác theo hướng dẫn tại tiết d.4, điểm d, khoản 1, Điều này thời hạn đăng ký giảm trừ gia cảnh chậm nhất là ngày 31 tháng 12 của năm tính thuế, quá thời hạn nêu trên thì không được tính giảm trừ gia cảnh cho năm tính thuế đó.”

Và khoản 4, khoản 5 Điều 6 Thông tư 95/2016/TT-BTC:

“4. Cá nhân nộp thuế thu nhập cá nhân đăng ký thuế cho người phụ thuộc cùng với thời hạn thực hiện thủ tục Đăng ký giảm trừ gia cảnh theo quy định của pháp luật thuế thu nhập cá nhân.

5. Cơ quan chi trả thu nhập thực hiện đăng ký thuế cho cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công và đăng ký thuế cho người phụ thuộc của cá nhân một lần trong năm chậm nhất là 10 (mười) ngày làm việc trước thời Điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân hàng năm.”

Ngoài ra, công văn 801/TCT-TNCN ngày 02/06/2016 cũng có quy định:

“Trường hợp người nộp thuế có phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng đối với người phụ thuộc khác hướng dẫn tại tiết d.4 điểm d khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT_BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài chính (như: anh, chị, em ruột; ông, bà nội ngoại; cô, dì…) thì thời hạn đăng ký giảm trừ gia cảnh chậm nhất là ngày 31/12/2015, nếu đăng ký giảm trừ gia cảnh quá thời hạn nêu trên người nộp thuế không được giảm trừ gia cảnh đối với người phụ thuộc đó cho năm 2015.”

Căn cứ vào các quy định trên có thể rút ra quy định của pháp luật thuế về thời hạn nộp hồ sơ đăng ký người phụ thuộc như sau:

– Trường hợp NNT tự đi quyết toán TTNCN tại cơ quan thuế thì thời hạn đăng ký giảm trừ gia cảnh là thời điểm quyết toán thuế TNCN (tức 31/03/2018)

– Trường hợp NNT ủy quyền QTTTNCN cho cơ quan chi trả thu nhập thì cơ quan chi trả thu nhập phải đăng ký thuế cho NPT của cá nhân chậm nhất là 10 ngày trước thời điểm nộp hồ sơ QTTTNCN hằng năm (tức 21/3/2018)

– Riêng đối với NPT của NNT là đối tượng NPT khác (anh, chị, em ruột; ông, bà nội ngoại; cô,…) thì thời hạn đăng ký giảm trừ chậm nhất là ngày 31/12/2017.

Nếu quá thời hạn trên, NNT sẽ không được giảm trừ cho NPT đó cho năm 2017.

3. Doanh nghiệp có bắt buộc phải đăng ký lại người phụ thuộc cho người lao động hằng năm không?

Căn cứ theo Điều 36 Luật Quản lý thuế 2019 quy định về thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế như sau:

Thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế

1. Người nộp thuế đăng ký thuế cùng với đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hợp tác xã, đăng ký kinh doanh khi có thay đổi thông tin đăng ký thuế thì thực hiện thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế cùng với việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hợp tác xã, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật.

Trường hợp người nộp thuế thay đổi địa chỉ trụ sở dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý, người nộp thuế phải thực hiện các thủ tục về thuế với cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo quy định của Luật này trước khi đăng ký thay đổi thông tin với cơ quan đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hợp tác xã, đăng ký kinh doanh.

2. Người nộp thuế đăng ký thuế trực tiếp với cơ quan thuế khi có thay đổi thông tin đăng ký thuế thì phải thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh thông tin thay đổi.

3. Trường hợp cá nhân có ủy quyền cho tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập thực hiện đăng ký thay đổi thông tin đăng ký thuế cho cá nhân và người phụ thuộc thì phải thông báo cho tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập chậm nhất là 10 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh thông tin thay đổi; tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập có trách nhiệm thông báo cho cơ quan quản lý thuế chậm nhất là 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được ủy quyền của cá nhân.

Theo đó, khi có thay đổi (tăng, giảm) về người phụ thuộc, người nộp thuế thực hiện khai bổ sung thông tin thay đổi của người phụ thuộc theo mẫu ban hành kèm theo văn bản hướng dẫn về quản lý thuế và nộp cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập hoặc cơ quan thuế đối với người nộp thuế thuộc diện khai thuế trực tiếp với cơ quan thuế theo quy định của pháp luật.

Hiện nay, không có quy định bắt buộc doanh nghiệp đăng ký lại người phụ thuộc hằng năm.