Kế toán tiền lương là một công việc quan trọng trong doanh nghiệp thương mại. Việc hạch toán tiền lương chính xác và kịp thời giúp doanh nghiệp nắm bắt được chi phí tiền lương, tuân thủ các quy định của pháp luật và đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả. Doanh nghiệp cần chú ý thực hiện hạch toán tiền lương đúng quy định để tránh các sai sót và rủi ro pháp lý. Bài viết trao đổi về hạch toán liên quan đến tiền lương trong doanh nghiệp thương mại.
kế toán tiền lương trong doanh nghiệp thương mại
1. Mục tiêu kế toán tiền lương trong doanh nghiệp thương mại
Mục tiêu kế toán tiền lương đối với doanh nghiệp thương mại là cung cấp thông tin về chi phí tiền lương, tuân thủ các quy định của pháp luật và đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả. Cụ thể, kế toán tiền lương cần đạt được các mục tiêu sau:
- Cung cấp thông tin về chi phí tiền lương
- Kế toán tiền lương cần cung cấp thông tin về chi phí tiền lương của doanh nghiệp, bao gồm các khoản lương cơ bản, phụ cấp, các khoản giảm trừ và các khoản trích theo lương. Thông tin này giúp doanh nghiệp nắm bắt được chi phí tiền lương, từ đó có thể lập kế hoạch ngân sách, phân tích hiệu quả hoạt động kinh doanh và đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả.
- Tuân thủ các quy định của pháp luật
- Kế toán tiền lương cần tuân thủ các quy định của pháp luật về tiền lương, bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân. Việc tuân thủ các quy định này giúp doanh nghiệp tránh các sai sót và rủi ro pháp lý.
- Đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả
Thông tin về chi phí tiền lương giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả, chẳng hạn như:
- Xác định giá thành sản phẩm, dịch vụ
- So sánh chi phí tiền lương của doanh nghiệp với các doanh nghiệp khác
- Đưa ra các chính sách lương thưởng phù hợp với khả năng tài chính của doanh nghiệp
Để đạt được các mục tiêu trên, kế toán cần nắm rõ các quy định của pháp luật về tiền lương, bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân. Đồng thời, kế toán cần thực hiện các nghiệp vụ kế toán tiền lương một cách chính xác và kịp thời.
1.1. Quy định chung chế độ kế toán tiền lương đối với doanh nghiệp
Quy định chung chế độ kế toán tiền lương đối với doanh nghiệp được quy định tại Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp. Theo đó, kế toán tiền lương cần thực hiện các nghiệp vụ kế toán sau:
Tính toán tiền lương:
- Tính lương cơ bản
- Tính các khoản phụ cấp
- Tính các khoản giảm trừ
Hạch toán tiền lương:
- Hạch toán tiền lương phải trả
- Hạch toán tiền lương đã trả
- Hạch toán các khoản trích theo lương
- Hạch toán các khoản giảm trừ tiền lương
Thủ tục thanh toán tiền lương:
- Lập bảng thanh toán lương
- Chi trả lương cho nhân viên
Ngoài ra, kế toán cần lưu ý một số vấn đề sau khi thực hiện kế toán tiền lương:
- Cần nắm rõ các quy định của pháp luật về tiền lương, bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân để hạch toán chính xác và kịp thời.
- Lập bảng thanh toán lương đầy đủ, chính xác, kịp thời.
- Kiểm tra, đối chiếu số liệu hạch toán tiền lương với các chứng từ liên quan để đảm bảo tính chính xác.
2. Nội dung kế toán tiền lương trong doanh nghiệp thương mại
Nội dung kế toán tiền lương trong doanh nghiệp thương mại
2.1. Tính toán tiền lương trong kế toán tiền lương tại doanh nghiệp thương mại
Tính toán tiền lương là một trong những nghiệp vụ quan trọng trong kế toán tiền lương tại doanh nghiệp thương mại. Việc tính toán tiền lương chính xác và kịp thời giúp doanh nghiệp nắm bắt được chi phí tiền lương, tuân thủ các quy định của pháp luật và đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả.
Tiền lương trong doanh nghiệp thương mại bao gồm các khoản sau:
- Lương cơ bản: Lương cơ bản được xác định theo mức lương tối thiểu vùng, hệ số lương và chức danh công việc.
- Các khoản phụ cấp: Phụ cấp lương là khoản tiền mà doanh nghiệp trả thêm cho nhân viên ngoài lương cơ bản. Các khoản phụ cấp thường gặp bao gồm: phụ cấp chức vụ, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp thâm niên, phụ cấp độc hại, nguy hiểm, phụ cấp xăng xe, điện thoại,...
- Các khoản giảm trừ: Các khoản giảm trừ là khoản tiền mà doanh nghiệp được phép khấu trừ từ tiền lương của nhân viên. Các khoản giảm trừ thường gặp bao gồm: trích bảo hiểm xã hội, trích bảo hiểm y tế, trích bảo hiểm thất nghiệp, trích thuế thu nhập cá nhân.
Tính lương cơ bản
Lương cơ bản được xác định theo mức lương tối thiểu vùng, hệ số lương và chức danh công việc.
- Mức lương tối thiểu vùng: Mức lương tối thiểu vùng được quy định tại Nghị định số 90/2019/NĐ-CP ngày 15/11/2019 của Chính phủ.
- Hệ số lương: Hệ số lương được xác định theo chức danh công việc.
- Công thức tính lương cơ bản:
Lương cơ bản = Mức lương tối thiểu vùng x Hệ số lương
Ví dụ: Mức lương tối thiểu vùng I là 4.420.000 đồng/tháng.
Hệ số lương của nhân viên bán hàng là 2.4.
Như vậy, lương cơ bản của nhân viên bán hàng là:
Lương cơ bản = 4.420.000 đồng/tháng x 2.4 = 10.528.000 đồng/tháng
Tính các khoản phụ cấp
Các khoản phụ cấp được tính theo quy định của doanh nghiệp.
Ví dụ 2:
Doanh nghiệp quy định phụ cấp trách nhiệm của nhân viên bán hàng là 10% lương cơ bản.
Như vậy, phụ cấp trách nhiệm của nhân viên bán hàng là:
Phụ cấp trách nhiệm = 10% x Lương cơ bản = 10% x 10.528.000 đồng/tháng = 1.052.800 đồng/tháng
Tính các khoản giảm trừ
Các khoản giảm trừ được tính theo quy định của pháp luật.
Ví dụ 3:
Doanh nghiệp phải trích nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho nhân viên theo tỷ lệ quy định của pháp luật.
Như vậy, tổng các khoản giảm trừ của nhân viên bán hàng là:
Tổng các khoản giảm trừ = Trích bảo hiểm xã hội + Trích bảo hiểm y tế + Trích bảo hiểm thất nghiệp
- Tính tổng số tiền lương phải trả
- Tổng số tiền lương phải trả cho nhân viên là tổng của lương cơ bản, các khoản phụ cấp và các khoản giảm trừ.
Công thức tính tổng số tiền lương phải trả:
Tổng số tiền lương phải trả = Lương cơ bản + Các khoản phụ cấp - Các khoản giảm trừ
Ví dụ:
- Tổng các khoản phụ cấp của nhân viên bán hàng là 1.500.000 đồng/tháng.
- Tổng các khoản giảm trừ của nhân viên bán hàng là 2.000.000 đồng/tháng.
Như vậy, tổng số tiền lương phải trả cho nhân viên bán hàng là: Tổng số tiền lương phải trả = 10.528.000 đồng/tháng + 1.500.000 đồng/tháng - 2.000.000 đồng/tháng = 9.028.000 đồng/tháng
2.2. Hạch toán tiền lương trong kế toán tiền lương tại doanh nghiệp thương mại
Theo quy định tại Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, kế toán tiền lương cần thực hiện các nghiệp vụ hạch toán sau:
Hạch toán tiền lương phải trả
Tiền lương phải trả là khoản tiền mà doanh nghiệp phải trả cho nhân viên theo hợp đồng lao động. Tài khoản sử dụng để hạch toán tiền lương phải trả là 334 - Phải trả người lao động.
Căn cứ để hạch toán tiền lương phải trả là bảng lương, bảng chấm công, hợp đồng lao động,...
Hạch toán tiền lương đã trả
Tiền lương đã trả là khoản tiền mà doanh nghiệp đã thanh toán cho nhân viên. Tài khoản sử dụng để hạch toán tiền lương đã trả là 642 - Chi phí nhân viên.
Căn cứ để hạch toán tiền lương đã trả là phiếu chi, bảng thanh toán lương,...
Hạch toán các khoản trích theo lương
Các khoản trích theo lương là khoản tiền mà doanh nghiệp phải trích nộp cho các tổ chức, cá nhân có liên quan theo quy định của pháp luật. Các khoản trích theo lương thường gặp bao gồm:
- Trích bảo hiểm xã hội
- Trích bảo hiểm y tế
- Trích bảo hiểm thất nghiệp
- Trích thuế thu nhập cá nhân
- Căn cứ để hạch toán các khoản trích theo lương là bảng lương, bảng chấm công,...
Kế toán tiền lương
Kế toán tiền lương là quá trình ghi chép, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền lương của doanh nghiệp. Kế toán tiền lương được thực hiện theo trình tự sau:
- Tính toán tiền lương phải trả: Căn cứ vào bảng lương, bảng chấm công, hợp đồng lao động,..., kế toán tiến hành tính toán tiền lương phải trả cho từng nhân viên.
- Hạch toán tiền lương phải trả: Căn cứ vào bảng lương, kế toán hạch toán tiền lương phải trả cho từng nhân viên vào tài khoản 334 - Phải trả người lao động.
- Thanh toán tiền lương: Căn cứ vào phiếu chi, bảng thanh toán lương,..., kế toán thực hiện thanh toán tiền lương cho từng nhân viên.
- Hạch toán tiền lương đã trả: Căn cứ vào phiếu chi, bảng thanh toán lương,..., kế toán hạch toán tiền lương đã trả cho từng nhân viên vào tài khoản 642 - Chi phí nhân viên.
- Hạch toán các khoản trích theo lương: Căn cứ vào bảng lương, bảng chấm công,..., kế toán hạch toán các khoản trích theo lương cho từng nhân viên vào các tài khoản 335 - Trích bảo hiểm xã hội, 336 - Trích bảo hiểm y tế, 337 - Trích bảo hiểm thất nghiệp, 333 - Thuế và các khoản phải nộp nhà nước.
2.3. Thủ tục thanh toán tiền lương trong kế toán tiền lương tại doanh nghiệp thương mại
Bước 1: Lập bảng thanh toán lương
Bảng thanh toán lương là văn bản ghi nhận các khoản tiền lương, phụ cấp, các khoản giảm trừ và tổng số tiền lương phải trả cho từng nhân viên. Bảng thanh toán lương được lập dựa trên các chứng từ liên quan, bao gồm:
- Bảng chấm công
- Bảng lương
- Hợp đồng lao động
Bước 2: Ký duyệt bảng thanh toán lương
Bảng thanh toán lương sau khi lập được trình lên giám đốc doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền ký duyệt.
Bước 3: Lập phiếu chi
Phiếu chi là chứng từ kế toán dùng để xác nhận việc chi tiền ra khỏi quỹ tiền mặt hoặc tài khoản ngân hàng. Phiếu chi thanh toán tiền lương được lập dựa trên bảng thanh toán lương đã được ký duyệt.
Bước 4: Chi trả tiền lương cho nhân viên
Doanh nghiệp có thể chi trả tiền lương cho nhân viên bằng tiền mặt, chuyển khoản hoặc hình thức khác.
Bước 5: Lưu trữ chứng từ
Chứng từ liên quan đến thanh toán tiền lương phải được lưu trữ cẩn thận theo quy định của pháp luật.
3. Một số câu hỏi thường gặp
3.1. Cách tính lương cơ bản?
Cách tính lương cơ bản được quy định tại Nghị định số 90/2019/NĐ-CP ngày 15/11/2019 của Chính phủ. Theo đó, lương cơ bản được xác định theo mức lương tối thiểu vùng và hệ số lương.
Công thức tính lương cơ bản:
Lương cơ bản = Mức lương tối thiểu vùng x Hệ số lương
Ví dụ:
Mức lương tối thiểu vùng I là 4.420.000 đồng/tháng.
Hệ số lương của nhân viên bán hàng là 2.4.
Như vậy, lương cơ bản của nhân viên bán hàng là:
Lương cơ bản = 4.420.000 đồng/tháng x 2.4 = 10.528.000 đồng/tháng
3.2. Cách tính các khoản phụ cấp?
Các khoản phụ cấp được tính theo quy định của doanh nghiệp. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý các khoản phụ cấp phải phù hợp với quy định của pháp luật.
Ví dụ:
Doanh nghiệp quy định phụ cấp trách nhiệm của nhân viên bán hàng là 10% lương cơ bản.
Như vậy, phụ cấp trách nhiệm của nhân viên bán hàng là:
Phụ cấp trách nhiệm = 10% x Lương cơ bản = 10% x 10.528.000 đồng/tháng = 1.052.800 đồng/tháng
3.3. Cách tính các khoản giảm trừ?
Các khoản giảm trừ được tính theo quy định của pháp luật. Các khoản giảm trừ thường gặp bao gồm:
- Trích bảo hiểm xã hội
- Trích bảo hiểm y tế
- Trích bảo hiểm thất nghiệp
- Trích thuế thu nhập cá nhân
Ví dụ:
Doanh nghiệp phải trích nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho nhân viên theo tỷ lệ quy định của pháp luật.
Như vậy, tổng các khoản giảm trừ của nhân viên bán hàng là:
Tổng các khoản giảm trừ = Trích bảo hiểm xã hội + Trích bảo hiểm y tế + Trích bảo hiểm thất nghiệp
3.4. Cách tính tổng số tiền lương phải trả?
Tổng số tiền lương phải trả cho nhân viên là tổng của lương cơ bản, các khoản phụ cấp và các khoản giảm trừ.
Công thức tính tổng số tiền lương phải trả:
Tổng số tiền lương phải trả = Lương cơ bản + Các khoản phụ cấp - Các khoản giảm trừ
Ví dụ:
Tổng các khoản phụ cấp của nhân viên bán hàng là 1.500.000 đồng/tháng.
Tổng các khoản giảm trừ của nhân viên bán hàng là 2.000.000 đồng/tháng.
Như vậy, tổng số tiền lương phải trả cho nhân viên bán hàng là:
Tổng số tiền lương phải trả = 10.528.000 đồng/tháng + 1.500.000 đồng/tháng - 2.000.000 đồng/tháng = 9.028.000 đồng/tháng
3.5. Khi nào phải lập bảng thanh toán lương?
Bảng thanh toán lương phải được lập định kỳ hàng tháng để xác định số tiền lương phải trả cho từng nhân viên.
3.6. Khi nào phải lập phiếu chi thanh toán tiền lương?
Phiếu chi thanh toán tiền lương phải được lập khi doanh nghiệp thực hiện chi tiền lương cho nhân viên.
3.7.Chứng từ nào cần lưu trữ khi thực hiện thủ tục thanh toán tiền lương?
Các chứng từ cần lưu trữ khi thực hiện thủ tục thanh toán tiền lương bao gồm:
- Bảng chấm công
- Bảng lương
- Hợp đồng lao động
- Bảng thanh toán lương
- Phiếu chi
Hy vọng bài viết trên sẽ mang đến cho quý bạn đọc những thông tin bổ ích. Cảm ơn các bạn đã luôn quan tâm và yêu mến Công ty Luật ACC.
Nội dung bài viết:
Bình luận