Xây dựng kế hoạch gây quỹ từ thiện như thế nào?

Ngày nay, bên cạnh hoạt động kinh doanh, việc thực hiện trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp cũng ngày càng được quan tâm và hướng tới. Khách hàng không chỉ muốn được quảng bá về sản phẩm mà còn muốn nhìn thấy những giá trị mà công ty mang lại cho xã hội. Do đó, các sự kiện như gây quỹ, từ thiện, v.v. đang trở nên có tổ chức hơn. Ca trực Tết Nguyên đán là “thời điểm vàng” cho những sự kiện này. Lúc này, các giá trị văn hóa truyền thống được đề cao và các hoạt động tình nguyện rất được coi trọng. Nhưng làm thế nào để các công ty có thể tổ chức các sự kiện từ thiện thành công và ý nghĩa? 

kế hoạch gây quỹ từ thiện

 Bước 1: Xác định mục đích, mục tiêu của sự kiện

 Hiện nay, rất nhiều sự kiện từ thiện được tổ chức hàng năm với nhiều mục đích khác nhau: giúp đỡ người nghèo, người già neo đơn, gây quỹ cho những vùng bị thiên tai tàn phá… Doanh nghiệp nên hiển thị rõ ràng mục đích, mục tiêu và đối tượng của mình. Lý do tổ chức sự kiện từ thiện là gì? các đối tượng mục tiêu là ai? Là sự kiện được tổ chức để nâng cao nhận thức hoặc gây quỹ? Những người tham gia là ai? Khi làm rõ được những câu hỏi này, sự kiện sẽ nhận được sự tin tưởng, đóng góp và tham gia của mọi người. Kế hoạch tổ chức sự kiện cũng cần được xây dựng bám sát mục đích và mục tiêu này. 

Bước 2: Xác định ngân sách của bạn 

Với các sự kiện từ thiện, ngân sách chủ yếu dựa vào hoạt động tài trợ, gây quỹ và bán vé. Vì vậy, các công ty nên có kế hoạch chi tiết, quan tâm đến ngân sách và tổ chức thực hiện các hoạt động theo ngân sách đã lập. Nếu sự kiện bao gồm gây quỹ, thì mục tiêu gây quỹ phải hợp lý so với tổng chi phí của tổ chức. Các công ty nên luôn chuẩn bị một phần ngân sách cho những rủi ro và chi phí phát sinh. 

Bước 3: Chọn chủ đề cho sự kiện

 Các sự kiện từ thiện thường được tổ chức một cách nghiêm túc, trang trọng và thiết thực. Tuy nhiên, đây không phải là tiêu chí bắt buộc. Tùy theo mục đích và đối tượng, các sự kiện từ thiện có thể mang lại niềm vui, hy vọng hoặc khơi dậy sự đồng cảm và lòng trắc ẩn giữa những người tham gia. Việc lựa chọn và trình bày chủ đề sự kiện cần được chuẩn bị kỹ lưỡng để tạo không khí hợp lý và không gây phản cảm cho khán giả. Doanh nghiệp cần hiểu rõ về cả đối tượng của hoạt động từ thiện và đối tượng tham dự sự kiện từ thiện để có thể xác định chủ đề phù hợp.

 Bước 4: Chọn địa điểm tổ chức sự kiện 

Địa điểm thường là phần lớn nhất trong ngân sách của một sự kiện. Vì vậy, việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện từ thiện cần dựa trên ngân sách đã được xác định. Ngoài ra, địa điểm nên cung cấp đủ không gian cho các hoạt động diễn ra trong sự kiện. Đối với các sự kiện cộng đồng như từ thiện thì địa điểm lý tưởng là nơi có ý nghĩa văn hóa, chính trị cao để sự kiện đạt kết quả tốt hơn. Một số địa điểm nổi tiếng có thể kể đến như hồ Hoàn Kiếm, phố đi bộ Nguyễn Huệ, v.v.

 Bước 5: Tập hợp nhân viên sự kiện 

Với những sự kiện quy mô nhỏ, công ty có thể huy động nhân viên làm nhân sự cho sự kiện. Nếu sự kiện từ thiện lớn, cần quan tâm xây dựng đội ngũ nhân viên đầy đủ bao gồm đội hậu cần, đội hiếu khách, đội giao hàng, v.v. 

Bước 6: Truyền thông cho sự kiện 

Truyền thông là một khâu vô cùng quan trọng đối với các sự kiện từ thiện, đặc biệt là các sự kiện gây quỹ. Đối với nhà tài trợ: Ý tưởng tổ chức sự kiện phải được thể hiện rõ ràng bằng văn bản để chuẩn bị hồ sơ chương trình (bao gồm tài trợ và tài liệu thông tin tài trợ), viết thư tài trợ, lập danh sách quyên góp cần thiết, v.v. liên hệ với các nhà tài trợ hoặc gửi email hoặc viết lời mời tài trợ. Thường sẽ có các tổ chức hoặc cộng đồng hỗ trợ từng hoạt động từ thiện. Đây là nhà tài trợ/đối tác mà các công ty có thể cân nhắc lựa chọn cho sự kiện. Đối với cộng đồng: Phương tiện truyền thông xã hội là một phương tiện truyền thông hiệu quả và tiết kiệm chi phí cho các sự kiện từ thiện. Các doanh nghiệp nên bắt đầu quảng bá trên mạng xã hội vài tuần trước sự kiện bằng cách tạo thẻ bắt đầu bằng # (“#”) và tổ chức các hoạt động nhỏ khuyến khích cộng đồng trực tuyến chia sẻ thông tin về sự kiện trong tương lai. Các công ty có thể quảng cáo chi tiết về các hoạt động trên các trang mạng xã hội của họ, nêu ra những ví dụ cụ thể về sự cần thiết của các sự kiện từ thiện hoặc kể những câu chuyện khơi gợi cảm xúc và sự đồng cảm từ người xem. Hơn nữa, sự kiện cũng có thể được quảng bá thông qua các biểu ngữ, áp phích, tờ rơi, v.v. tại các địa điểm thu hút người tham gia theo mục đích của kế hoạch. 

Bước 7: Truyền thông sau sự kiện 

Truyền thông sau sự kiện cũng quan trọng không kém. Các công ty nên mở rộng các hoạt động truyền thông xã hội trong vài ngày sau khi sự kiện kết thúc. Trong khi chờ đợi, các công ty nên gửi thư cảm ơn và báo cáo kết quả cho các nhà tài trợ, đăng tải hình ảnh và video cho thấy tác động tích cực mà các sự kiện từ thiện đã tạo ra trong đời thực. Thông qua các hoạt động này, cộng đồng có thể hiểu rõ hơn về ý nghĩa của những đóng góp của chính mình và cho thấy những giá trị tốt đẹp mà công ty mang lại cho cộng đồng.