1. Các loại sổ sách kế toán cần in cuối năm bao gồm:
1.1. Sổ sách kế toán tổng hợp:
Tuỳ theo hình thức ghi sổ kế toán doanh nghiệp lựa chọn mà sẽ có sổ sách kế toán tổng hợp tương ứng.
Sổ nhật ký chung (hình thức ghi sổ Nhật ký chung).
Sổ cái (hình thức ghi sổ cái).
Sổ nhật ký chứng từ số 7, số 8 (hình thức ghi nhật ký chứng từ).
Sổ chứng từ ghi sổ (hình thức ghi chứng từ ghi sổ).
1.2. Sổ các tài khoản phát sinh trong năm tài chính:
Dựa vào tất cả các tài khoản được ghi trong Bảng cân đối kế toán, có bao nhiêu tài khoản thì sẽ in bấy nhiêu sổ cái tương ứng.
1.3. Sổ chi tiết các tài khoản:
Sổ chi tiết tiền mặt: Sổ nhật ký thu tiền, sổ nhật ký chi tiền, sổ quỹ tiền mặt.
Sổ tiền gửi ngân hàng: kèm theo chứng từ ngân hàng phía sau sổ.
Sổ nhật ký mua/bán hàng hóa.
Sổ chi tiết công nợ: Sổ chi tiết và tổng hợp công nợ phải thu của khách hàng, sổ chi tiết và tổng hợp công nợ phải trả cho nhà cung cấp.
Sổ chi tiết tạm ứng, phải thu, phải trả khác.
Sổ chi tiết vay mượn khác.
Sổ cái các tài khoản sau: các loại tài khoản có trên bảng cân đối kế toán phải kèm theo sổ cái của tài khoản đó; các khoản nộp ngân sách nhà nước kẹp chung cùng tài khoản 333, các khoản vay kẹp cùng tài khoản 311, 341; bảng lương kẹp cùng tài khoản 334, v.v.
Sổ chi tiết tài sản cố định: Sổ tổng hợp tình hình tăng/giảm tài sản cố định, sổ khấu hao tài sản cố định.
Sổ công cụ, dụng cụ: Sổ tổng hợp tình hình tăng/giảm công cụ, dụng cụ; phân bổ công cụ, dụng cụ.
Sổ vật tư, hàng hoá: Thẻ kho, sổ chi tiết vật tư, bảng tổng hợp nhập xuất hàng tồn của từng kho.
Sổ lương: Bảng chấm công hàng tháng, bảng lương hàng tháng.
2. Cách sắp xếp các loại sổ sách kế toán cần in cuối năm:
Cách 1: Sắp xếp theo bộ
Sắp xếp theo bộ chung:
Tờ khai thuế theo quý bao gồm GTGT, TNDN, MB, v.v. gộp chung.
Hóa đơn đầu vào, đầu ra sắp xếp theo ngày, tăng dần.
Mỗi hóa đơn đầu vào:
Dưới 20 triệu, thanh toán bằng tiền mặt: kèm cùng phiếu chi tiền và phiếu nhập kho.
Trên 20 triệu, thanh toán bằng chuyển khoản: kèm phiếu nhập kho, ủy nhiệm chi (bản photo) và phiếu hạch toán.
Mỗi hóa đơn đầu ra:
Thu ngay bằng tiền mặt: kèm cùng hóa đơn, phiếu thu và phiếu nhập kho.
Thu bằng chuyển khoản: kèm cùng hóa đơn, phiếu xuất kho, hợp đồng và phiếu báo có (bản photo).
Sắp xếp theo bộ riêng:
Các loại chứng từ ngân hàng.
Phiếu xuất kho nội bộ: gộp chung thành một tập nếu xuất kho ít, chia ra theo tháng nếu xuất kho nhiều.
Bảng phân bổ, khấu hao, báo cáo nhập, xuất, tồn kho: Gộp chung thành một tập đủ 12 tháng trong năm phát sinh.
Cách 2: Sắp xếp theo trật tự
Để thuận tiện cho việc rà soát và kiểm tra, doanh nghiệp nên thực hiện việc sắp xếp các loại sổ sách cần in cuối năm theo trình tự sau:
Các loại tờ khai thuế quý: GTGT, TNCN, MB, báo cáo SDHĐ BC26, BCTC,... Chia thành các bộ từ tháng 01 đến tháng 12 hoặc chia theo quý.
Hóa đơn đầu vào: Sắp xếp tăng dần theo ngày trên tờ khai thuế, chia thành các bộ từ tháng 01 đến tháng 12 hoặc chia theo từng quý. Các hóa đơn gốc sẽ được đánh số thứ tự như trên bảng kê hóa đơn GTGT đầu vào hàng tháng/quý. Bản hóa đơn phô tô thì sẽ kẹp vào bộ chứng từ phiếu chi.
Hóa đơn đầu ra: Sắp xếp tăng dần theo ngày trên tờ khai thuế, chia thành các bộ từ tháng 01 đến tháng 12 hoặc chia theo từng quý.
Chứng từ phiếu chi: là bộ chứng từ để cho vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNHH, tuỳ vào từng trường hợp cụ thể sẽ bao gồm: hoá đơn, phiếu nhập kho, hợp đồng, biên bản bàn giao, báo gí,.... nếu phát sinh ít thì đóng gộp tất cả từ tháng 1 đến tháng 12 thành 1 tập, nếu phát sinh nhiều thì đóng gộp mỗi tháng 1 quyển.
Chứng từ phiếu thu: nếu phát sinh ít thì đóng gộp tất cả từ tháng 1 đến tháng 12 thành 1 tập, nếu phát sinh nhiều thì đóng gộp mỗi tháng 1 quyển.
Chứng từ ngân hàng: được sắp xếp theo thứ tự ngày tháng sao kê ngân hàng, bao gồm giấy báo nợ/có, uỷ nhiệm chi, giấy nộp tiền vào NSNN,... nếu phát sinh ít thì đóng gộp tất cả từ tháng 1 đến tháng 12 thành 1 tập, nếu phát sinh nhiều thì đóng gộp mỗi tháng 1 quyển.
Phiếu xuất kho: nếu phát sinh ít thì đóng gộp tất cả từ tháng 1 đến tháng 12 thành 1 tập, nếu phát sinh nhiều thì đóng gộp mỗi tháng 1 quyển.
Bảng phân bổ, khấu hao, báo cáo nhập, xuất, tồn kho (các tài khoản 142, 242, 214, 152 (153; 155;...)): Gộp chung thành một tập đủ 12 tháng trong năm phát sinh.
Chứng từ hạch toán: nếu phát sinh ít thì đóng gộp tất cả từ tháng 1 đến tháng 12 thành 1 tập, nếu phát sinh nhiều thì đóng gộp mỗi tháng 1 quyển.
Nội dung bài viết:
Bình luận