Hóa đơn điều chỉnh, thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì có hủy được không?

Hóa đơn điều chỉnh, thay thế do hóa đơn sai có bị hủy không? Khi nào cần điều chỉnh hóa đơn điện tử? - Câu hỏi của chị Quỳnh (Đồng Nai).

1. Khi nào cần điều chỉnh hóa đơn điện tử?

Điều chỉnh ở đây có nghĩa là sửa đổi, sắp xếp lại cho đúng hơn, hợp lý hơn. Như vậy, việc đính chính hóa đơn điện tử sẽ được thực hiện khi hóa đơn được lập có sai sót.
Tuy nhiên, không phải mọi trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót đều được xử lý như nhau như sửa lỗi mà mỗi trường hợp sai sót sẽ có cách xử lý khác nhau.
Căn cứ tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử có sai sót như sau:

(1) Hủy hóa đơn điện tử

Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì bên bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
(2) Thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn

Nếu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc bên bán phát hiện có sai sót (sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót) thì bên bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.
Bên bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót và chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.
(3) Điều chỉnh hoặc lập hóa đơn mới thay thế

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc bên bán phát hiện có sai sót (sai mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng) thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

- Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Nếu bên bán và bên mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì bên bán và bên mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Lưu ý: Trường hợp hóa đơn điện tử được phát hành không có số mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn hoặc số hóa đơn có sai sót thì người bán chỉ sửa chữa mà không hủy, thay thế.
- Tạo hóa đơn mới thay thế hóa đơn sai:

Người bán sẽ lập hóa đơn điện tử mới để thay thế cho hóa đơn điện tử bị lỗi, trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận soạn thảo văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế hóa đơn đã có. Trường hợp có sai sót thì Bên bán và Bên mua phải lập văn bản thỏa thuận nêu rõ sai sót và Bên bán phải lập hóa đơn điện tử để thay thế hóa đơn sai.
(4) Người bán kiểm tra lỗi

Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót sẽ thông báo cho người bán theo mẫu số 01/TB-RSDT để người bán kiểm tra sai sót.

2. Hóa đơn đã điều chỉnh, thay thế bằng hóa đơn sai có được hủy không?

Theo Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định về xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế có sai sót như sau:

Xử lý hóa đơn điện tử, tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp
1. Đối với hóa đơn điện tử:
... c) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu;
... Đồng thời, tại Công văn 1647/TCT-CS năm 2023 Tổng cục Thuế cũng hướng dẫn như sau:

Trường hợp doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử bị sai (gọi là hóa đơn F0), sau đó doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế (gọi là hóa đơn F1 điều chỉnh/thay thế cho hóa đơn F0) và phát hiện hóa đơn F1 vẫn bị sai thì:

Nếu lựa chọn phương pháp điều chỉnh: Doanh nghiệp lập hóa đơn F2 điều chỉnh cho hóa đơn F0 (lúc này hóa đơn F0 đã bị điều chỉnh bởi hóa đơn F1).
Nếu lựa chọn phương pháp thay thế: Doanh nghiệp lập hóa đơn F2 thay thế cho hóa đơn F1 (lúc này hóa đơn F0 đã bị thay thế bởi hóa đơn F1).
Như vậy, trường hợp đã thực hiện xuất hoá đơn điều chỉnh/thay thế hoá đơn điện tử có sai sót trước đó, nếu hoá đơn điều chỉnh/thay thế tiếp tục có sai sót thì không được huỷ hoá đơn điều chỉnh/thay thế mà phải thực hiện xuất hoá đơn điện tử điều chỉnh/thay thế cho hoá đơn điều chỉnh/thay thế có sai sót.
Tức là đã lựa chọn phương thức điều chỉnh thì phải tiếp tục điều chỉnh, đã thay thế thì phải tiếp tục thay thế đến khi nào đúng thì dừng. Không thể hủy hóa đơn điều chỉnh/thay thế để lập hóa đơn mới hoặc chuyển đổi sang hóa đơn thay thế.