Giấy đề nghị thanh toán là giấy tờ được sử dụng khi cá nhân muốn cơ quan, tổ chức thanh toán tiền khi đã chi phục vụ nhưng chưa được thanh toán hoặc tạm ứng. Giấy đề nghị thay toán sẽ liệt kê khoản tiền, ai là người chi, lý do chi, ngày tháng đã chi cho công việc nào đó và cần được tiến hành thanh toán, hoàn trả lại cho người làm đơn. Tuy nhiên nhiều người lại chưa thực sự quan tâm về vấn đề này. Hãy cùng ACC tìm hiểu các thông tin về hướng dẫn viết giấy đề nghị thanh toán thông qua bài viết dưới đây để hiểu rõ thêm về vấn đề này nhé.
hướng dẫn viết giấy đề nghị thanh toán
1. Giấy đề nghị thanh toán là gì?
Giấy đề nghị thanh toán là mẫu giấy tờ dùng trong trường hợp đã chi những chưa được thanh toán hoặc chưa được tạm ứng trong việc tổng hợp các khoản chi đã chi có chứng từ kèm theo để được thanh toán.
Giấy đề nghị thanh toán được coi là hợp lệ và được duyệt chỉ khi cá nhân tự bỏ tiền của mình chi cho những công việc, hoạt động chung của tập thể mà có được sự đồng ý, chỉ đạo của cấp trên. Đối với trường hợp cá nhân tự ý chi mà không có sự cho phép của cấp trên thì coi như đề nghị thanh toán đó không hợp lệ và cá nhân đó sẽ không được thanh toán khoản tiền đã bỏ ra.
Bên cạnh đó, nếu doanh nghiệp chậm trả lương cho người lao động thì người lao động có thể sử dụng giấy đề nghị thanh toán để yêu cầu phía người sử dụng lao động thanh toán tiền lương cho mình.
Cá nhân muốn nhận được tiền tạm ứng hoặc thanh toán cần phải thực hiện theo trình tự như sau:
+ Nhân viên làm giấy yêu cầu thanh toán theo mẫu, điền đầy đủ nội dung, ghi lại danh sách toàn bộ các khoản đã chi và kèm theo những hóa đơn, chứng từ có liên quan. Ví dụ như: phiếu xuất hàng, phiếu giao nhận hàng, giấy biên nhận giao tiền…
+ Nộp giấy đề nghị thanh toán đã có đầy đủ thông tin cho kế toán trưởng đơn vị.
+ Kế toán trưởng sẽ nộp giấy đề nghị thanh toán lên Giám đốc/ Tổng giám đốc hoặc người có thẩm quyền duyệt chi xem xét và ký duyệt.
+ Giấy đề nghị thanh toán nếu được chấp thuận và duyệt chi, kế toán trưởng sẽ lập phiếu chi gửi kèm theo văn bản yêu cầu thanh toán cho nhân viên có yêu cầu và chuyển xuống bộ phận thủ quỹ xuất tiền.
2. Khi nào cần dùng giấy đề nghị thanh toán?
Trong quá trình làm việc, công tác, khi thực hiện các hoạt động nhằm mục đích chung của tập thể, phát sinh từ chi phí của cơ quan, doanh nghiệp như việc đi công tác, mua sắm văn phòng phẩm, trang thiết bị văn phòng… mà cá nhân sử dụng tiền riêng để thực hiện hoặc chưa được tạm ứng thì sẽ thực hiện đề nghị thanh toán. Cụ thể, giấy đề nghị thanh toán sẽ được sử dụng trong các trường hợp sau:
– Người lao động đã chi nhưng chưa được thanh toán hoặc tạm ứng.
– Tổng hợp các khoản đã chi kèm theo chứng từ (nếu có).
– Làm thủ tục thanh toán, căn cứ thanh toán và ghi vào sổ kế toán.
3. Cách viết giấy đề nghị thanh toán
Giấy đề nghị thanh toán được các văn bản do Bộ Tài Chính ban hành quy định mẫu và các cá nhân chỉ cần điền thông tin theo mẫu định sẵn. Cụ thể như sau:
– Phía bên trái của giấy đề nghị thanh toán ghi rõ họ tên, đơn vị và bộ phận
– Ghi rõ tên, chức vụ của người có thẩm quyền xét duyệt giấy đề nghị thanh toán như Giám đốc, Tổng giám đốc.
– Điền đầy đủ thông tin họ tên, chức vụ người đề nghị thanh toán.
– Ghi rõ nội dung thanh toán.
– Số tiền (bằng số và chữ) cần thanh toán.
– Phương thức thành toán: chuyển khoản hoặc tiền mặt. Nếu lựa chọn phương thức chuyển khoản phải ghi rõ thông tin tài khoản ngân hàng.
– Nguồn kinh phí: có thể là chi phí quản lý công ty, chi phí quản lý dự án…
– Số lượng chứng từ và ghi rõ từng loại hóa đơn, chứng từ.
4. Khi nào sử dụng giấy đề nghị thanh toán?
Hiện nay, không có quy định pháp luật nào về các trường hợp được sử dụng giấy đề nghị thanh toán. Chủ thể có nhu cầu có thể đề nghị bên có nghĩa vụ thanh toán những khoản mà mình đã chi trước đó.
Trường hợp các bên viết giấy đề nghị thanh toán bao gồm:
– Bên có nghĩa vụ thanh toán, chậm thanh toán so với quy định trong hợp đồng dân sự mà các bên đã được giao kết.
– Các bộ phận, phòng ban, trong công ty đã bỏ ra chi phí để nhằm phục vụ nhiệm vụ: chi phí đi công tác, chi phí lắp đặt thiết bị,… các phòng, ban sẽ viết giấy đề nghị thanh toán cho các chủ thể có quyền hạn để xác nhận.
– Có nhiều trường hợp khác, tuy nhiên đặc điểm chung là chủ thể đã chi khoản chi phí đều có quyền sử dụng giấy đề nghị thanh toán đối với các bên có nghĩa vụ thanh toán. Và sử dụng tại thời điểm mà hai bên thỏa thuận hoặc khi người có quyền có nhu cầu cần được thanh toán.
5. Quy trình thanh toán trong kế toán như thế nào?
Đối trượng tham gia và chịu trách nhiệm bao gồm:
- Người có nhu cầu thanh toán (Ví dụ: Nhân viên cần thanh toán khoản tạm ứng).
- Kế toán và kế toán trưởng.
- Thủ quỹ.
- Trưởng bộ phận hoặc quản lý.
- Giám đốc.
Cụ thể các thành phần ở trong quy trình kế toán thanh toán sẽ được đề cập chi tiết như sau:
Lập phiếu đề nghị thanh toán
Người có nhu cầu thanh toán cần phải chuẩn bị một bộ chứng từ đề nghị thanh toán như sau:
- Phiếu đề nghị thanh toán.
- Các chứng từ gốc và 01 bản sao kèm theo (Hóa đơn, biên bản giao nhận,…).
- Hợp đồng kinh tế.
- Các chứng từ kèm theo khác.
Người có nhu cầu thanh toán lập Phiếu đề nghị thanh toán trình quản ký duyệt (hãy ghi rõ số tiền đã tạm ứng nếu có). Sau đó gửi cho bộ phận kế toán Phiếu đề nghị thanh toán cùng toàn bộ chứng từ liên quan để được xác nhận và có căn cứ thanh toán.
Tiếp nhận và kiểm tra chứng từ thanh toán
Kế toán chính là thành phần tham gia chủ yếu có nhiệm vụ kiểm tra hồ sơ, số liệu đã tạm ứng. Đảm bảo tính chính xác và tính pháp lý của các chứng từ đã nhận.
- Nếu chứng từ chính xác và đáp ứng đủ điều kiện, kế toán sẽ trình lên kế toán tưởng ký duyệt.
- Nếu chứng từ không đáp ứng yêu cầu thì phải ghi rõ lý do và trả lại cho những người có nhu cầu thanh toán.
Hồ sơ liên quan bao gồm: Bộ chứng từ đề nghị thanh toán.
Duyệt đề nghị thanh toán
Các chứng từ tại bước 3 đều đáp ứng đủ điều kiện và được trình lên kế toán trưởng ký duyệt. Sau khi kế toán trưởng ký duyệt cần phải thông qua giám đốc.
- Nếu không được chấp nhận tại bước này, kế toán sẽ ghi rõ lý do và trả lại cho người có nhu cầu thanh toán.
- Nếu được thông qua và chấp nhận, kế toán sẽ căn cứ vào chứng từ đề nghị thanh toán đã ký duyệt để lập phiếu và hạch toán.
Hồ sơ liên quan: Bộ chứng từ đề nghị thanh toán.
Lập phiếu chi, ủy nhiệm chi
Kế toán sẽ tiến hành lập phiếu chi và ủy nhiệm chi.
=> Trình lên kế toán trưởng để ký duyệt.
=> Giám đốc ký duyệt
=> Gửi phiếu chi cho thủ quỹ để được nhận chi tiền
=> Kế toán thanh toán chuyển tiền đến các ngân hàng.
Hồ sơ liên quan:
- Bộ chứng từ đề nghị thanh toán.
- Ủy nhiệm chi.
Thu – chi tiền
Dựa vào phiếu thu, phiếu chi đã được duyệt, kế toán sẽ thực hiện việc thu chi tiền và ghi chép vào sổ quỹ.
=> Phiếu thu, phiếu chi được lập 3 liên đó là: Người thanh toán (01 liên) , thủ quỹ (01 liên) và kế toán (01 liên).
=> Ủy nhiệm chi được ký và đóng dấu.
=> Kế toán ngân hàng sẽ chuyển ủy nhiệm chi ra ngoài ngân hàng thanh toán.
=> Ngân hàng báo nợ trong tài khoản.
=> Kế toán sẽ tiến hành lập phiếu báo nợ.
Hồ sơ liên quan:
- Bộ chứng từ đề nghị thanh toán.
- Phiếu thu.
- Phiếu chi.
- Ủy nhiệm chi.
Đối soát, kiểm tra số liệu và thực hiện báo cáo
- Kế toán phải đối chiếu số dư tiền mặt với thủ quỹ thông qua sổ quỹ và lưu lại chứng từ đối chiếu.
- Kế toán ngân hàng phải đối chiếu với sổ phụ ngân hàng.
- Thủ quỹ có trách nhiệm báo cáo tồn quỹ mỗi ngày cho kế toán trưởng và giám đốc theo yêu cầu.
Hồ sơ liên quan:
- Sổ kế toán.
- Sổ quỹ.
- Báo nợ.
- Các báo cáo khác.
Lưu hồ sơ
Kế toán có trách nhiệm sẽ lưu hóa đơn và các chứng từ liên quan đến thanh toán.
Hồ sơ liên quan:
- Chứng từ đề nghị thanh toán.
- Phiếu chi.
- Phiếu thu.
- Báo nợ.
- Sổ sách.
Trên đây là một số thông tin về hướng dẫn viết giấy đề nghị thanh toán. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Luật ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn.
Nội dung bài viết:
Bình luận