Hướng dẫn thủ tục trích sao hồ sơ bệnh án

1. Quy định 

 Cán bộ cơ quan, tổ chức (theo khoản 4 Điều 59 luật khám bệnh, chữa bệnh năm 2009*) có yêu cầu trích sao phải kèm theo giấy giới thiệu ghi rõ mục đích sử dụng, các nội dung cần trích sao và cung cấp đầy đủ những thông tin sau: 

 Họ tên bệnh nhân, ngày tháng năm sinh 

 Địa chỉ 

 Khoa nằm điều trị trước đó 

 Ngày vào viện, ngày ra viện 

 Mã bệnh nhân (không bắt buộc) 

 NB hoặc NNNB phải điền đơn đề nghị trích sao theo mẫu.  Trường hợp NB không tự đến được thì người nhà phải có giấy ủy quyền của NB có xác nhận của địa phương hoặc xuất trình các giấy tờ chứng minh quan hệ nhân thân (Giấy khai sinh, Giấy đăng ký kết hôn, Sổ hộ khẩu…) thì không cần giấy ủy quyền.  NB hoặc NNNB chỉ được cung cấp trích sao HSBA dưới dạng bản tóm tắt HSBA.  Đóng phí theo quy định.  Tuyệt đối không đòi hỏi thêm bớt hay chỉnh sửa bất kỳ nội dung nào trên HSBA, bản tóm tắt HSBA 

 Danh mục các giấy tờ cần chuẩn bị trong hồ sơ đề nghị trích sao HSBA 

2. Các giấy tờ 

 1 . Đơn đề nghị trích sao HSBA 

 BM.QT.KHTH-20.01 

 2 . Giấy ra viện 

 Bản chính (đối chiếu) và bản sao có công chứng (lưu vào hồ sơ)

3. Chứng minh thư/Thẻ căn cước công dân của người có yêu cầu trích sao 

 Bản chính (đối chiếu) và bản sao có công chứng (lưu vào hồ sơ)

4. Giấy ủy quyền có xác nhận của UBND xã/phường nơi cư trú hoặc các loại giấy tờ chứng minh quan hệ nhân thân (Giấy khai sinh, Giấy đăng ký kết hôn, Sổ hộ khẩu…) 

 Trong trường hợp người đề nghị trích sao HSBA không phải bệnh nhân trực tiếp điều trị tại Bệnh viện

5.Giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức 

 Trong trường hợp cơ quan, tổ chức xin cung cấp thông tin điều trị của người bệnh 

 * Theo khoản 4 Điều 59 luật khám bệnh, chữa bệnh năm 2009, chỉ những cá nhân, cơ quan, tổ chức sau được sao chép thông tin điều trị của người bệnh: đại diện cơ quan quản lý nhà nước về y tế trực tiếp quản lý cơ sở khám bệnh, chữa bệnh, cơ quan điều tra, viện kiểm sát, tòa án, thanh tra chuyên ngành y tế, cơ quan bảo hiểm, tổ chức giám định pháp y, pháp y tâm thần, luật sư.

3. Quy trình cấp lại

1. Giới thiệu khách hàng  đến bệnh viện: In, hướng dẫn khách hàng hoàn thành mẫu yêu cầu sao chụp HSBA và chuẩn bị các giấy tờ cần thiết theo danh sách

2. Liên hệ với khách hàng  qua điện thoại hoặc email: Yêu cầu khách hàng vào trang web của bệnh viện để lấy mẫu yêu cầu cấp lại và danh sách các giấy tờ cần chuẩn bị 

 Nộp lệ phí theo quy định 

 Khách hàng cần cấp lại  giấy tờ

 - Lập đề nghị cấp lại 

 - Trình BGĐ phê duyệt 

 Khách hàng gửi yêu cầu sao chụp HSBA và nộp hồ sơ theo quy định (nếu liên hệ qua email, khách hàng gửi hồ sơ bản scan  –  công chứng vào hồ sơ)  

 – Yêu cầu khách hàng hoàn thiện hồ sơ nếu còn thiếu 

 – Hẹn nhận hồ sơ: sau 05 ngày làm việc 

 Cán bộ Sở Khoa học và Công nghệ 

 - Soạn thảo hồ sơ cấp lại. Trưởng phòng khoa học công nghệ xem xét hồ sơ và trình ban giám đốc phê duyệt  

 – Nếu HĐQT không thông qua, phòng KHĐT sẽ lưu hồ sơ. Liên hệ với lễ tân để giải thích và trả lại tiền cho khách hàng 

 khoa lâm sàng 

  – Thực hiện khai thác sao HSBA 

 - Trình BGH ký. Đánh dấu 

 – Nhận bảng tóm tắt HSBA từ khoa lâm sàng 

 – Trả kết quả theo mẫu và thời gian ghi trong giấy hẹn (trường hợp liên hệ qua email thì scan kết quả có dấu đỏ và gửi cho khách hàng)