Hướng dẫn thay đổi tên doanh nghiệp

Thay đổi tên doanh nghiệp là một việc làm quan trọng, có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và thương hiệu của doanh nghiệp. Do đó, việc thực hiện thủ tục thay đổi tên doanh nghiệp cần được tiến hành đúng quy định và đảm bảo đầy đủ hồ sơ. Hướng dẫn này cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về quy trình, thủ tục và các lưu ý khi thay đổi tên doanh nghiệp theo quy định mới nhất của pháp luật Việt Nam.

Hướng dẫn thay đổi tên doanh nghiệp

1. Khi nào thay đổi tên công ty?  

Trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, tên doanh nghiệp là một trong những  nội dung bắt buộc phải có này (Khoản 1 Mục 28 Luật Doanh nghiệp 2020). 

Theo quy định tại Điều 38 Luật Doanh nghiệp 2020, tên thương mại là tên gọi bằng tiếng Việt của doanh nghiệp. Ngoài ra, công ty còn có tên  nước ngoài (thường là tiếng Anh) và tên viết tắt. 

Trong đó, tên tiếng Việt là bắt buộc, còn tên  nước ngoài và các chữ cái viết tắt có thể có hoặc không. Tên công ty tiếng Việt bao gồm 2 thành tố theo thứ tự: Loại hình công ty Tên riêng. Khi thay đổi loại hình doanh nghiệp hoặc tên riêng, doanh nghiệp phải làm thủ tục thay đổi tên.  

Doanh nghiệp có thể thay đổi tên trong quá trình hoạt động. Việc đổi tên được thực hiện theo nhu cầu của công ty. Chỉ có một trường hợp, theo khoản 2 Điều 19 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, công ty phải đổi tên khi tên đó xâm phạm quyền sở hữu công nghiệp thì công ty có tên giả phải đăng ký  đổi tên. 

Bên cạnh đó, khi doanh nghiệp thay đổi loại hình hoạt động, bản chất tên công ty cũng sẽ thay đổi (Ví dụ: Công ty TNHH ABC => Công ty cổ phần ABC) nhưng không phải làm thủ tục đổi tên. 

2. Trình tự thủ tục thay đổi tên công ty mới nhất 

Trong thời hạn 10 ngày, kể từ khi có Quyết định hoặc Nghị quyết thay đổi tên, doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. 

Bước 1: Kiểm tra khả năng sử dụng của tên công ty mới dự kiến 

Tra cứu tên công ty mới trên Hệ thống đăng ký doanh nghiệp quốc gia xem có thể sử dụng tên công ty mới hay không.  

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi tên công ty gồm: 

Bước 3: Nộp hồ sơ và lệ phí thay đổi tên công ty đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi công ty đặt trụ sở chính. 

Đặc biệt tại Hà Nội và TP.HCM bắt buộc phải nộp hồ sơ trực tuyến. Sau khi nhận Giấy biên nhận của Cơ quan đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp nộp hồ sơ bằng bản giấy trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh.  

Cơ quan đăng ký phải ra kết quả xét duyệt hồ sơ hoặc phiếu yêu cầu sửa đổi hồ sơ (nếu có) trong thời hạn 03 ngày kể từ ngày nhận  hồ sơ. 

Phí: 50.000 đồng/giờ (Thông tư số 47/2019/TT-BTC, áp dụng từ ngày 20/09/2019). Lệ phí hiện  được thanh toán trực tuyến thông qua Cổng thông  tin  đăng ký doanh nghiệp quốc gia, sau khi doanh nghiệp đã hoàn tất quá trình đăng ký.  

Bước 4: Khắc  dấu nếu  đổi tên tiếng Việt 

Khi doanh nghiệp đã được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với tên mới, doanh nghiệp thực hiện thủ tục khắc  dấu pháp nhân mới với tên doanh nghiệp mới. 

Tuy nhiên, Đạo luật công ty 2020 quy định rằng các công ty không bắt buộc phải thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu cho Cơ quan đăng ký công ty. Mẫu dấu công ty sẽ do công ty quyết định về số lượng và hình dáng, cơ quan đăng ký công ty không  quản lý nữa.  

Nhưng để thống nhất về hình thức trong các văn bản công ty thì sau khi  đổi tên công ty vẫn cần thay đổi cả hình thức và nội dung của con dấu. 

Bước 5: Công bố thông tin thay đổi hoạt động 

Sau khi thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp phải đăng tải thông tin thay đổi trên Cổng thông tin quốc gia về doanh nghiệp  trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày có sự thay đổi. Phí thông báo thay đổi nội dung  đăng ký doanh nghiệp: 100.000 đồng/giờ. 

Tên thương mại là cơ sở để nhận biết một công ty cụ thể với các công ty khác, là cơ sở để tạo dựng thương hiệu trên thị trường. Do đó, tên doanh nghiệp không nên giống hoặc dễ gây nhầm lẫn với các doanh nghiệp khác.

3. Các thủ tục sau khi thay đổi tên doanh nghiệp/công ty

Có kết quả thay đổi tên công ty do Phòng đăng ký kinh doanh thông báo không có nghĩa tất cả các thủ tục đã hoàn tất. Công ty còn phải thực hiện các thủ tục sau khi thay đổi tên công ty, bao gồm:

1. Thay đổi con dấu công ty

Dấu doanh nghiệp có thể được thay đổi. Việc thay đổi tên doanh nghiệp là một trong những trường hợp doanh nghiệp cần phải thay đổi mẫu dấu.

Mặc dù hiện nay doanh nghiệp được tự quản lý về mẫu dấu và không cần thông báo với cơ quan quản lý nhà nước. Tuy nhiên, để đồng nhất về mặt hồ sơ, tài liệu và tạo niềm tin cho các đối tác, khách hàng, doanh nghiệp cần thay đổi mẫu dấu theo tên doanh nghiệp mới.

2. Thay đổi thông tin ngân hàng, bảo hiểm xã hội

* Tài khoản ngân hàng

Kể từ ngày 01/05/2021, thông tin về tài khoản ngân hàng không còn là thông tin đăng ký thuế nữa. Vì vậy, sau khi thành lập, doanh nghiệp mở tài khoản ngân hàng không cần phải thông báo với bất kỳ cơ quan nào.

Tuy nhiên, tài khoản ngân hàng là thông tin quan trọng của mỗi doanh nghiệp liên quan đến các hoạt động giao dịch. Vì vậy, để thông tin của doanh nghiệp được đồng nhất, sau khi thay đổi tên, doanh nghiệp phải thay đổi thông tin về ngân hàng.

* Bảo hiểm xã hội

Khi có bất cứ thay đổi nào, doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo với cơ quan bảo hiểm xã hội.

Khi đó, theo Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH, doanh nghiệp lập Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (Mẫu TK3-TS) kèm theo bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với tên mới nộp tới cơ quan bảo hiểm xã hội nơi đã tham gia.

Lưu ý: Doanh nghiệp có thể nộp trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc qua dịch vụ I-VAN để thực hiện thủ tục này.

3. Thay đổi thông tin tài sản thuộc sở hữu của doanh nghiệp

* Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất

Doanh nghiệp có thể thay đổi thông tin trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất khi đổi tên, căn cứ vào điểm g khoản 1 Điều 17 Thông tư 23/2014/TT-BTNMT được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 154 Điều 6 Thông tư 33/2017/TT-BTNMT

4. Nhãn hiệu

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, khi thay đổi tên, công ty đó sẽ được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mang tên mới. Tên cũ của công ty sau khi đã được sửa đổi có thể được một trong số các công ty khác đăng ký sử dụng.

Việc tên cũ được công ty khác sử dụng có thể gây nhầm lẫn về chủ sở hữu của nhãn hiệu. Mặt khác, các giấy tờ, tài liệu liên quan đến nhãn hiệu của công ty cũng không được thống nhất.

5. In ấn lại hóa đơn giá trị gia tăng VAT

Đối với các doanh nghiệp phải có hóa đơn VAT thì sau khi thay đổi tên công ty cũng cần phải thay đổi hóa đơn VAT vì trong hóa đơn bắt buộc phải có tên của công ty.

Cách 1: Đóng dấu mới vào hóa đơn và thông báo thay đổi mẫu hóa đơn đặt in cho cơ quan thuế.

- Đối với các số hóa đơn đã thực hiện thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng hết có in sẵn tên trên tờ hóa đơn, khi có sự thay đổi tên nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu công ty vẫn có nhu cầu sử dụng hóa đơn đã đặt in thì thực hiện đóng dấu tên mới vào bên cạnh tiêu thức tên đã in sẵn để tiếp tục sử dụng và gửi thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp (theo mẫu số 3.13 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC).

- Trường hợp công ty khi thay đổi tên thông báo phát hành số lượng hóa đơn còn tiếp tục sử dụng không có hóa đơn mẫu hoặc các chi nhánh trực thuộc sử dụng chung mẫu hóa đơn với trụ sở chính khi thông báo phát hành hóa đơn không đủ hóa đơn mẫu thì được sử dụng 01 số hóa đơn đầu tiên sử dụng theo tên mới hoặc được phân bổ để làm hóa đơn mẫu. Trên hóa đơn dùng làm mẫu gạch bỏ số thứ tự đã in sẵn và đóng chữ “Mẫu” để làm hóa đơn mẫu. Các hóa đơn dùng làm hóa đơn mẫu không phải thực hiện thông báo phát hành (không kê khai vào số lượng hóa đơn phát hành tại Thông báo phát hành hóa đơn).

Cách 2: Thông báo hủy hóa đơn cũ còn tồn đọng, đặt in hóa đơn mới và thông báo sử dụng mẫu hóa đơn mới cho cơ quan thuế.

4. Các câu hỏi thường gặp

1. Tên mới của doanh nghiệp có được trùng với tên của doanh nghiệp khác đã đăng ký trước không?

Không, tên mới của doanh nghiệp không được trùng với tên của doanh nghiệp khác đã đăng ký trước. Doanh nghiệp cần kiểm tra tính độc đáo của tên mới trước khi nộp hồ sơ thay đổi tên.

2. Doanh nghiệp cần thay đổi logo và các ấn phẩm khác sau khi thay đổi tên không?

Doanh nghiệp không bắt buộc phải thay đổi logo và các ấn phẩm khác sau khi thay đổi tên. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên thay đổi logo và các ấn phẩm khác để phù hợp với tên mới. Việc thay đổi logo và các ấn phẩm khác sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh thương hiệu mới và tránh nhầm lẫn cho khách hàng.

3. Doanh nghiệp có cần thông báo thay đổi tên cho cơ quan thuế hay không?

Có, doanh nghiệp cần thông báo thay đổi tên cho cơ quan thuế trong vòng 15 ngày kể từ ngày nhận Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có tên mới. Doanh nghiệp cần nộp tờ khai thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế và các giấy tờ liên quan khác.