Hướng dẫn ký hợp đồng điện tử theo 3 cách đặc biệt

Hiện nay, việc sử dụng hợp đồng điện tử ngày càng phổ biến. Hướng dẫn ký hợp đồng điện tử không chỉ hỗ trợ việc ký kết hợp đồng một cách dễ dàng mà còn đảm bảo tính pháp lý và sự minh bạch. Trong bài viết sau hãy cùng ACC tìm hiểu về Hướng dẫn ký hợp đồng điện tử - Thông tin chi tiết để có nhiều thêm một sự lựa chọn khi cần đến.

Hướng dẫn ký hợp đồng điện tử - Thông tin chi tiết

1. Hợp đồng điện tử là gì? 

Căn cứ theo quy định tại Điều 33 Luật Giao dịch điện tử 2005, quy định hợp đồng điện tử, như sau: “Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của Luật này.”

Như vậy, hợp đồng điện tử là loại hợp đồng được tạo lập, lưu trữ và thực hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, thay vì sử dụng dạng giấy tờ truyền thống. Theo quy định trên, hợp đồng điện tử được xác lập khi các bên thỏa thuận về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ gửi đi, nhận lại, đồng thời được lưu trữ trên các phương tiện điện tử.

2. Chữ ký điện tử là gì? Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử

Theo Khoản 1 Điều 21 Luật Giao dịch điện tử 2005, về chữ ký điện tử, nêu rõ: “Chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gíc với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký.”

Như vậy, chữ ký điện tử (CKĐT) là một dạng dữ liệu điện tử được sử dụng để xác nhận danh tính của người ký và bảo đảm tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu. CKĐT được tạo ra bằng cách sử dụng thuật toán mã hóa không đối xứng, giúp đảm bảo tính bảo mật và chống giả mạo.

Điều 24 Luật Giao dịch điện tử 2005, quy định giá trị pháp lý của chữ ký điện tử, cụ thể:

"1. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu chữ ký điện tử được sử dụng để ký thông điệp dữ liệu đó đáp ứng các điều kiện sau đây:

a) Phương pháp tạo chữ ký điện tử cho phép xác minh được người ký và chứng tỏ được sự chấp thuận của người ký đối với nội dung thông điệp dữ liệu;

b) Phương pháp đó là đủ tin cậy và phù hợp với mục đích mà theo đó thông điệp dữ liệu được tạo ra và gửi đi.

2. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan, tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký điện tử của cơ quan, tổ chức đáp ứng các điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 22 của Luật này và chữ ký điện tử đó có chứng thực."

3. Hướng dẫn ký hợp đồng điện tử

Ký hợp đồng điện tử là một phương thức ký kết hợp đồng sử dụng công nghệ điện tử thay vì sử dụng dạng giấy tờ truyền thống. Việc ký hợp đồng điện tử giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng cường tính minh bạch trong giao dịch. Dưới đây là hướng dẫn chung về cách ký hợp đồng điện tử:

Chuẩn bị:

• Tài khoản đăng nhập: Cả hai bên tham gia ký kết hợp đồng cần có tài khoản đăng nhập vào hệ thống ký hợp đồng điện tử được lựa chọn.
• Chữ ký điện tử: Cả hai bên cần có chữ ký điện tử hợp lệ để ký hợp đồng.
• Hợp đồng điện tử: Hợp đồng điện tử cần được soạn thảo đầy đủ, chính xác và thống nhất giữa hai bên.

Quy trình ký kết:

• Bước 1. Truy cập hệ thống: Hai bên truy cập vào hệ thống ký hợp đồng điện tử và đăng nhập bằng tài khoản đã được đăng ký.
• Bước 2. Tải lên hợp đồng: Bên khởi tạo hợp đồng tải lên bản hợp đồng điện tử đã được soạn thảo.
• Bước 3. Xem xét và điều chỉnh (nếu cần): Bên kia xem xét nội dung hợp đồng và có thể đề xuất điều chỉnh nếu cần thiết.
• Bước 4. Ký hợp đồng: Sau khi thống nhất nội dung hợp đồng, hai bên tiến hành ký hợp đồng bằng chữ ký điện tử.
• Bước 5. Lưu trữ: Hệ thống lưu trữ hợp đồng điện tử đã được ký kết. Hai bên có thể tải xuống và lưu trữ hợp đồng trên thiết bị của mình.

4. Phần mềm ký hợp đồng điện tử nào tiện ích?

Phần mềm ký hợp đồng điện tử nào tiện ích?

Việc lựa chọn phần mềm ký hợp đồng điện tử (PKHĐT) tiện ích phụ thuộc vào nhiều yếu tố như nhu cầu sử dụng, ngân sách, tính năng và độ bảo mật. Dưới đây là một số gợi ý PKHĐT phổ biến tại Việt Nam cùng ưu và nhược điểm để bạn tham khảo:

VNPT Sign:

• Ưu điểm: Do nhà mạng viễn thông lớn cung cấp nên uy tín, an toàn; Giao diện đơn giản, dễ sử dụng; Hỗ trợ nhiều tính năng như ký nhiều bên, tự động hóa quy trình hợp đồng; Giá thành cạnh tranh.
• Nhược điểm: Tốc độ xử lý có thể chậm trong giờ cao điểm; Ít tính năng so với một số phần mềm khác.

VSA Sign:

• Ưu điểm: Giao diện hiện đại, thân thiện người dùng; Hỗ trợ đa nền tảng (web, mobile); Cung cấp nhiều tính năng cao cấp như tích hợp CRM, AI; Bảo mật cao với nhiều lớp bảo vệ.
• Nhược điểm: Giá thành cao hơn so với một số phần mềm khác; Phù hợp cho doanh nghiệp lớn, tập đoàn.

MISA Sign:

• Ưu điểm: Tích hợp với các phần mềm quản lý của MISA như MISA ERP, MISA CRM; Hỗ trợ nhiều tính năng quản lý hợp đồng hiệu quả; Giá thành hợp lý.
• Nhược điểm: Giao diện hơi phức tạp so với một số phần mềm khác; Ít tính năng so với VSA Sign.

FPT.eContract:

• Ưu điểm: Do tập đoàn FPT uy tín phát triển; Hỗ trợ tích hợp với hệ sinh thái FPT; Cung cấp giải pháp toàn diện cho quản lý hợp đồng doanh nghiệp.
• Nhược điểm: Giá thành cao; Phù hợp cho doanh nghiệp lớn, tập đoàn.

Viettel CA:

• Ưu điểm: Do nhà mạng Viettel cung cấp nên uy tín, an toàn; Giá thành cạnh tranh; Hỗ trợ nhiều tính năng cơ bản.
• Nhược điểm: Giao diện đơn giản, ít tính năng nâng cao; Phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ, vừa.

Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm một số PKHĐT khác như: DigiSign, MonaSign, OneSoft Sign, Ciscon Sign.

5. Điểm cần lưu ý khi ký hợp đồng điện tử

Ký hợp đồng điện tử (HĐĐT) mang lại nhiều lợi ích như tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng cường tính minh bạch so với hợp đồng giấy tờ truyền thống. Tuy nhiên, để đảm bảo tính pháp lý và an toàn cho HĐĐT, bạn cần lưu ý một số điểm sau:

Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ uy tín:

• Sử dụng dịch vụ của các nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số (CCA) được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép hoạt động.
• Đảm bảo nhà cung cấp dịch vụ có hạ tầng công nghệ an toàn, bảo mật và có uy tín trên thị trường.

Chuẩn bị đầy đủ các thủ tục cần thiết:

• Cả hai bên tham gia ký kết HĐĐT đều phải có chữ ký số hợp lệ.
• HĐĐT cần được soạn thảo đầy đủ, chính xác và thống nhất giữa hai bên.
• HĐĐT cần được chuyển đổi sang định dạng điện tử phù hợp với hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ.

Quy trình ký kết HĐĐT an toàn:

• Truy cập hệ thống ký kết HĐĐT điện tử của nhà cung cấp dịch vụ và đăng nhập bằng tài khoản đã được đăng ký.
• Tải lên bản HĐĐT điện tử đã được soạn thảo.
• Xem xét kỹ lưỡng nội dung HĐĐT và đề xuất điều chỉnh nếu cần thiết.
• Ký HĐĐT bằng chữ ký số của bản thân.
• Lưu trữ HĐĐT điện tử cẩn thận để có thể truy xuất khi cần thiết.

Bảo mật thông tin:

• Giữ bí mật khóa cá nhân của chữ ký số.
• Không chia sẻ khóa cá nhân với bất kỳ ai.
• Sử dụng phần mềm antivirus và firewall để bảo vệ máy tính.
• Cập nhật phần mềm ký kết HĐĐT điện tử thường xuyên.

Giải quyết tranh chấp:

• Nên ghi rõ quy trình giải quyết tranh chấp trong HĐĐT.
• Sử dụng các biện pháp hòa giải hoặc trọng tài để giải quyết tranh chấp thay vì khởi kiện ra tòa án.

6. Câu hỏi thường gặp

Có những loại hợp đồng điện tử nào phổ biến?

Các loại hợp đồng điện tử phổ biến bao gồm hợp đồng mua bán, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng lao động, và hợp đồng thuê nhà, v.v.

Hợp đồng điện tử có thể được thực hiện thông qua các nền tảng nào?

Hợp đồng điện tử có thể được thực hiện thông qua email, các nền tảng giao dịch trực tuyến, hoặc các ứng dụng và dịch vụ ký kết hợp đồng trực tuyến.

Có cần tuân thủ các yêu cầu cụ thể nào khi ký hợp đồng điện tử?

Tuân thủ các yêu cầu về bảo mật thông tin, xác minh danh tính và xác thực giao dịch là cần thiết khi ký hợp đồng điện tử.

Hy vọng qua bài viết, Công ty Luật ACC đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về vấn đề Hướng dẫn ký hợp đồng điện tử - Thông tin chi tiết. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với Công ty Luật ACC nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.