Hướng dẫn các bước hợp pháp hóa lãnh sự qua đường bưu điện

Các bước hợp pháp hóa lãnh sự qua đường bưu điện là vấn đề được nhiều người dân quan tâm, bởi không phải ai cũng có đủ thời gian để đến trực tiếp cơ quan có thẩm quyền thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự. Bài viết dưới đây của chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn đọc về các bước hợp pháp hóa lãnh sự qua đường bưu điện.

Hướng dẫn các bước hợp pháp hóa lãnh sự qua đường bưu điện

1. Hợp pháp hóa lãnh sự qua đường bưu điện là gì?

Theo quy định tại khoản 2 Điều 2 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP, hợp pháp hóa lãnh sự được hiểu là việc chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài bởi cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam. Mục đích của việc hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài là đảm bảo rằng giấy tờ và tài liệu nước ngoài được công nhận và có quyền sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.

Theo đó, việc hợp pháp hóa lãnh sự qua đường bưu điện sẽ có quy định, quy trình theo chuẩn hợp pháp hóa lãnh sự của pháp luật. Thông qua hình thức hợp pháp hóa lãnh sự này thì con dấu, giấy tờ cùng tài liệu sẽ được gửi đến các cơ quan có thẩm quyền xét duyệt hồ sơ bằng dịch vụ vận chuyển hàng hóa, giấy tờ tại bưu điện. Các bưu điện sẽ đảm bảo vận chuyển giấy tờ an toàn, đáng tin cậy, tuân thủ pháp luật, tạo điều kiện thuận lợi để cá nhân, tổ chức, cơ quan có nhu cầu hợp pháp hóa lãnh sự nhanh chóng, hiệu quả.  

2. Tại sao cần hợp pháp hóa lãnh sự qua đường bưu điện?

Hợp pháp hóa lãnh sự qua đường bưu điện tại Việt Nam đang có sự phát triển tích cực trong những năm gần đây. Hình thức này đang được nhiều cá nhân, tổ chức áp dụng thay cho việc đến nộp trực tiếp tại cơ quan với những lợi ích đáng kể như: 

• Tiết kiệm thời gian và công sức: Hợp pháp hóa lãnh sự qua đường bưu điện giúp giảm thiểu thời gian và công sức trong quá trình gửi và nhận tài liệu lãnh sự. Thay vì phải di chuyển đến đại sứ quán hoặc lãnh sự quán, các cá nhân và tổ chức có thể gửi và nhận các giấy tờ thông qua dịch vụ vận chuyển của bưu điện một cách thuận tiện và nhanh chóng.
• Đảm bảo quyền lợi, bảo mật thông tin: Hợp pháp hóa lãnh sự qua đường bưu điện đảm bảo không bị lộ thông tin ra ngoài, bảo mật tuyệt đối cho người gửi. Các bưu điện sẽ tuân thủ quy định, áp dụng các biện pháp an ninh và kiểm soát hàng hóa để đảm bảo tài liệu không hư hỏng, mất cắp hoặc bị lộ trong quá trình vận chuyển. 
• Xúc tiến sự phát triển của ngành bưu chính: Hợp pháp hóa lãnh sự qua đường bưu điện góp phần thúc đẩy sự phát triển của ngành bưu chính. Thu nhập ngành tăng đẩy mạnh sự phát triển kỹ thuật, công nghệ và nâng cao chất lượng dịch vụ cho người dân. 

Tại sao cần hợp pháp hóa lãnh sự qua đường bưu điện?

3. Hướng dẫn các bước hợp pháp hóa lãnh sự qua đường bưu điện

3.1. Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự qua bưu điện

- Theo Điều 14 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Điều 9 Thông tư 01/2012/TT-BNG, hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao gồm:

• 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;
• 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
• Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận;
• 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;
• 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm d và điểm đ Điều 14 Nghị định 111/2011/NĐ-CP để lưu tại Bộ Ngoại giao, cụ thể là: 

• Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận; và
• 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên.

• Trường hợp hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được gửi qua đường bưu điện theo quy định tại khoản 2 Điều 6 Nghị định 111/2011/NĐ-CP thì phải kèm theo phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận.

- Theo Điều 15 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Điều 9 Thông tư 01/2012/TT-BNG, hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài gồm:

• 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;
• 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
• Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài nơi có Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam kiêm nhiệm;
• 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh hoặc tiếng nước ngoài mà cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể hiểu được, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;
• 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm d và điểm đ Điều 15 Nghị định 111/2011/NĐ-CP để lưu tại Cơ quan đại diện.
• Trường hợp hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được gửi qua đường bưu điện theo quy định tại khoản 2 Điều 6 Nghị định 111/2011/NĐ-CP thì phải kèm theo phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận.

Lưu ý:

• Đối với giấy tờ tuỳ thân phải có CMND/CCCD/Hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu.
• Giấy tờ, tài liệu có 01 tờ trở lên thì phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ hoặc phải được buộc dây, gắn xi hoặc áp dụng hình thức bảo đảm khác để không thể thay đổi các tờ của giấy tờ, tài liệu đó.

3.2. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự qua đường bưu điện

Bước 1: Nộp hồ sơ

Cá nhân, tổ chức có nhu cầu liên hệ với các chi nhánh, bưu điện có dịch vụ chuyển phát nhanh EMS nơi gần nhất để làm thủ tục gửi hồ sơ và lệ phí. Công ty EMS sẽ chịu trách nhiệm chuyển hồ sơ và lệ phí đến Cục Lãnh sự, đến nhận hồ sơ tại Cục Lãnh sự và chuyển trả cho đương sự.

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ

- Cán bộ tiếp nhận hồ sơ thông qua dịch vụ bưu điện.

-  Đối chiếu con dấu, chữ ký và chức danh trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài trên giấy tờ, tài liệu với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh đã được nước đó chính thức thông báo cho Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

-  Trường hợp mẫu chữ ký, mẫu con dấu và chức danh của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài chưa được chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực, Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài đề nghị cơ quan này xác minh.

Bước 3: Trả kết quả

Sau khi nhận đủ hồ sơ, Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự cho hồ sơ này.

*Thời hạn giải quyết là 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ.

Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.

4. Cơ quan tiếp nhận hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự qua bưu điện

Căn cứ Điều 14 và Điều 15 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, cơ quan tiếp nhận hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự qua bưu điện là Bộ Ngoại giao và Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài. Địa chỉ của Bộ Ngoại giao là: Số 01 Tôn Thất Đàm, Ba Đình, Hà Nội.

5. Chi phí thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự qua bưu điện

Theo Điều 5 Thông tư 157/2016/TT-BTC phí hợp pháp hóa lãnh sự thu bằng Đồng Việt Nam (VNĐ) là: 30.000 đồng/lần.

Cước phí bưu điện trong phạm vi Việt Nam: cước phí trọn gói 2 chiều từ cá nhân, tổ chức trên toàn quốc đến Cục Lãnh sự là 275.000 VNĐ/1 bưu phẩm (đã bao gồm VAT và không bao gồm phí, lệ phí chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự).

Lưu ý: Ở các nước khác nhau thì cưới phí bưu điện cũng khác nhau.

6. Thời hạn trả kết quả hợp pháp hóa lãnh sự qua đường bưu điện

Căn cứ khoản 5 Điều 11 Nghị định Nghị định 111/2011/NĐ-CP, thời hạn trả kết quả hợp pháp hóa lãnh sự là 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.

7. Câu hỏi thường gặp 

Có thể hợp pháp hóa lãnh sự trực tuyến?

Có. Cổng thông tin điện tử của Bộ Ngoại giao cung cấp dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự trực tuyến.

Có phải tất cả giấy tờ đều cần hợp pháp hóa lãnh sự?

Không. Một số loại giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự, bao gồm:

• Giấy khai sinh, giấy chứng tử, giấy đăng ký kết hôn, giấy đăng ký ly hôn.
• Hộ chiếu còn giá trị sử dụng.
• Giấy phép lái xe quốc tế.
• Các loại giấy tờ, tài liệu đã được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật quốc tế.

Cá nhân có thể thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự không?

Có. Cá nhân và tổ chức có nhu cầu sử dụng giấy tờ ở nước ngoài đều có thể thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự.

Hy vọng qua bài viết, Công ty Luật ACC đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về Các bước hợp pháp hóa lãnh sự qua đường bưu điện. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với Công ty Luật ACC nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.