Hồ sơ, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Phần Lan

Các giấy tờ, tài liệu được cấp ở Việt Nam muốn được sử dụng tại Phần Lan thì phải thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự. Vậy Hồ sơ, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Phần Lan như thế nào? Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây của chúng tôi để được giải đáp.

1. Hợp pháp hóa lãnh sự Phần Lan là gì?

Căn cứ khoản 2 Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, Hợp pháp hóa lãnh sự được hiểu là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.

Như vậy, từ quy định trên có thể hiểu Hợp pháp hóa lãnh sự Phần Lan là:

• Việc cơ quan ngoại giao thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu và chữ ký trên văn bản của Phần Lan để sử dụng hợp pháp tại Việt Nam, hoặc
• Việc cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của Phần Lan chứng thực con dấu và chữ ký trên văn bản của Việt Nam để sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.

2. Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự ở Phần Lan

Căn cứ Điều 15 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Điều 9 Thông tư 01/2012/TT-BNG, hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện của Việt Nam tại Phần Lan gồm:

• 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;
• Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;
• 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
• Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài nơi có Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam kiêm nhiệm;
• 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh hoặc tiếng nước ngoài mà cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể hiểu được, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;
• 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm d và điểm đ Điều 15 Nghị định 111/2011/NĐ-CP để lưu tại Cơ quan đại diện.
• Trường hợp hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được gửi qua đường bưu điện theo quy định tại khoản 2 Điều 6 Nghị định 111/2011/NĐ-CP thì phải kèm theo phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận.

Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự ở Phần Lan

3. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự ở Phần Lan

3.1. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Phần Lan cho giấy tờ Việt Nam để sử dụng ở Phần Lan

Bước 1: Dịch thuật công chứng sang tiếng Anh tại Phòng dịch thuật công chứng nhà nước hoặc Sở Tư pháp.

Bước 2: Xin chứng nhận lãnh sự của Cục lãnh sự Bộ Ngoại giao/Sở Ngoại vụ TPHCM.

Hồ sơ nộp tại:

• Cục lãnh sự Bộ Ngoại giao tại Hà Nội (đối với giấy tờ được cấp từ Huế trở ra): 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội
• Sở Ngoại Vụ TP Hồ Chí Minh: 6 Alexandre De Rhodes, Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh.

Thời gian xử lý chứng nhận lãnh sự từ 3-5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Có thể lâu hơn nếu cần xác minh thêm thông tin.

Phí chứng nhận lãnh sự là 30.000 VNĐ/tem.

Bước 3: Xin chứng nhận lãnh sự Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Phần Lan tại Việt Nam

Trước tiên, vào đây để đặt lịch hẹn trước với ĐSQ/TLSQ Phần Lan tại Việt Nam

Nộp hồ sơ theo mục 2 bài viết này tại:

• Đại sứ quán Phần Lan tại Hà Nội: tầng 24 Lotte Center, 54 Liễu Giai, Ba Đình, Hà Nội.
• Tổng lãnh sự quán Phần Lan tại TPHCM: Room 501, 5/F Sailing Tower – 111A Pasteur Ben Nghe  – Q1 – TP Hồ Chí Minh, Việt Nam.

Thời gian nộp hồ sơ: từ thứ Hai đến thứ Năm 08:00 – 12:00 và 13:00 – 17:00, thứ Sáu từ 08:00 – 12:00.

Phí dịch vụ: 30 EUR/tem tương đương 807,000 VNĐ.

3.2. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự cho giấy tờ Phần Lan để sử dụng ở Việt Nam

Bước 1: Công chứng/chứng thực hồ sơ tại Cơ quan Dịch vụ dữ liệu Dân số và Kỹ thuật số.  

Bước này áp dụng đối với các tài liệu sau:

• Bản sao của tài liệu gốc.
• Tài liệu cấp bởi tư nhân, công ty, hoặc hiệp hội.
• Giấy ủy quyền.
• Chứng chỉ do các cơ sở giáo dục bậc phổ thông, trung học phổ thông, dạy nghề cấp.
• Bản dịch bởi các dịch giả không nằm trong danh sách các dịch giả có thẩm quyền. 

Các tài liệu sau không phải thực hiện bước này gồm có:

• Các giấy tờ cấp bởi cơ quan có thẩm quyền của Phần Lan.
• Chức danh và chữ ký của công chứng viên.
• Các giấy tờ trích xuất từ sổ đăng ký, như tài liệu do cảnh sát cấp.
• Giấy chứng nhận độc thân, giấy đăng ký kết hôn.
• Bằng đại học, trung học và khoa học ứng dụng.
• Tài liệu cấp và ký bởi phòng thương mại.
• Các bản dịch được dịch bởi dịch giả có thẩm quyền.

Bước 2: Chứng nhận lãnh sự của Bộ Ngoại giao Phần Lan

• Bạn chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu và nộp trực tiếp tại Phòng Dịch vụ khách hàng của Bộ Ngoại giao Phần Lan tại Helsinki, hoặc gửi hồ sơ qua bưu điện, hoặc nhờ người khác nộp hộ. 
• Nếu gửi qua đường bưu điện, bạn cần ghi cụ thể thông tin liên hệ (gồm tên, địa chỉ, số điện thoại và địa chỉ email) và gửi tới địa chỉ: Bộ ngoại giao Phần Lan, KPA-40/Legalisations, PO Bõ 176,00023 Government. 
• Phí chứng nhận lãnh sự: 20 EUR/tem. 
• Thời gian xử lý chứng nhận lãnh sự là 07 ngày làm việc.
• Kết quả sẽ được gửi qua đường bưu điện. Bạn sẽ thanh toán phí chứng nhận lãnh sự khi nhận bưu phẩm.

Bước 3: Xin hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Việt Nam tại Phần Lan

• Bạn chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu và nộp tại: 
• Đại sứ quán Việt Nam tại Helsinki: Kulosaarentie 12, 00570 Helsinki – ĐT: +358-9- 622 99 00 hoặc +358-9-5626302​

• Thời gian xử lý hợp pháp hóa lãnh sự của Đại sứ quán Việt Nam tại Helsinki: 3-5 ngày làm việc
• Phí hợp pháp hóa lãnh sự của Đại sứ quán Việt Nam tại Phần Lan là 10USD

4.  Hợp pháp hóa lãnh sự Phần Lan ở đâu?

Hợp pháp hóa lãnh sự Phần Lan cho giấy tờ Việt Nam cần được thực hiện tại Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Phần Lan tại Việt Nam

Hợp pháp hóa lãnh sự cho giấy tờ Phần Lan để sử dụng tại Việt Nam chỉ có thể được thực hiện tại Đại sứ quán Việt Nam tại Phần Lan.

5. Một số lưu ý khi hợp pháp hóa lãnh sự Phần Lan

Dưới đây là một số lưu ý khi hợp pháp hóa lãnh sự Phần Lan:

• Một số giấy tờ sẽ không được hỗ trợ hợp pháp hóa lãnh sự, gồm có: Có chi tiết mẫu thuẫn với các giấy tờ khác trong hồ sơ, chữ ký không ký trực tiếp, giấy tờ bị tẩy xoá, chỉnh sửa mà không có đính chính, dấu không đóng trực tiếp,...
• Các giấy tờ có từ 02 trang trở lên phải được đóng giáp lai.
• Giấy tờ của người ngoài cần phải được chứng nhận lãnh sự Phần Lan của cơ quan có thẩm quyền.

6. Câu hỏi thường gặp 

Có thể hợp pháp hóa lãnh sự cho giấy tờ có chữ ký hoặc con dấu bị mờ?

Có. Tuy nhiên, cần phải có bản sao công chứng của giấy tờ.

Có thể hợp pháp hóa lãnh sự cho giấy tờ được viết bằng ngôn ngữ nước ngoài?

Có. Giấy tờ cần phải được dịch sang tiếng Việt và được chứng thực bởi cơ quan có thẩm quyền.

Có thể hợp pháp hoá lãnh sự cho giấy tờ đã được hợp pháp hoá lãnh sự trước đây?

Có. Tuy nhiên, cần phải kiểm tra xem giá trị pháp lý của hợp pháp hoá lãnh sự trước đây còn hiệu lực hay không.

Hy vọng qua bài viết, Công ty Luật ACC đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về Hồ sơ, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Phần Lan. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với Công ty Luật ACC nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.