Hồ sơ, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Hà Nội

Hợp pháp hóa lãnh sự là thủ tục quan trọng đối với người dân muốn sử dụng giấy tờ, tài liệu của nước ngoài tại Việt Nam. Vậy Hồ sơ, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Hà Nội được thực hiện thế nào? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Hồ sơ, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Hà Nội

1. Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Căn cứ khoản 2 Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, hợp pháp hóa lãnh sự được hiểu là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam. Nói cách khác, đây là bước cần thiết để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu lực của các giấy tờ này khi sử dụng cho mục đích pháp lý tại Việt Nam.

2. Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại Hà Nội

Theo quy định tại Điều 14 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Điều 9 Thông tư 01/2012/TT-BNG, hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại Hà Nội gồm có các giấy tờ sau đây:

• 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;
• Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;
• 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
• Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận;
• 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;
• 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm d và điểm đ Điều 14 Nghị định 111/2011/NĐ-CP để lưu tại Bộ Ngoại giao/Sở Ngoại vụ Hà Nội, cụ thể là: 

• Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận; và
• 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên.

• Trường hợp hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được gửi qua đường bưu điện theo quy định tại khoản 2 Điều 6 Nghị định 111/2011/NĐ-CP thì phải kèm theo phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận.

Một số lưu ý đối với hồ sơ hợp pháp hoá lãnh sự như sau:

• Đối với giấy tờ tuỳ thân phải có CMND/CCCD/Hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu.
• Giấy tờ, tài liệu có 01 tờ trở lên thì phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ hoặc phải được buộc dây, gắn xi hoặc áp dụng hình thức bảo đảm khác để không thể thay đổi các tờ của giấy tờ, tài liệu đó.

• Giấy tờ, tài liệu phải được lập hợp pháp, không tẩy xóa, sửa chữa.
• Bản dịch sang tiếng Việt phải được dịch bởi dịch giả có chuyên môn và được chứng thực bởi cơ quan có thẩm quyền.
• Nên nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ Ngoại giao hoặc Sở Ngoại giao Hà Nội để được hướng dẫn cụ thể.

Ngoài ra, bạn cũng có thể ủy quyền cho người khác nộp hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự thay cho mình.

Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại Hà Nội

3. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Hà Nội

Để thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự tại Hà Nội cần thực hiện theo các bước như sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ

Người cần thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự nộp hồ sơ nêu trên tại Bộ Ngoại giao/Sở Ngoại giao Hà Nội.

Bước 2: Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ

- Cán bộ tiếp nhận hồ sơ yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu để lưu tại Bộ Ngoại giao/Sở Ngoại giao Hà Nội.

-  Đối chiếu con dấu, chữ ký và chức danh trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài trên giấy tờ, tài liệu với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh đã được nước đó chính thức thông báo cho Bộ Ngoại giao/Sở Ngoại giao Hà Nội.

-  Trường hợp mẫu chữ ký, mẫu con dấu và chức danh của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài chưa được chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực, Bộ Ngoại giao/Sở Ngoại giao Hà Nội đề nghị cơ quan này xác minh.

Bước 3: Trả kết quả

Sau khi nhận đủ hồ sơ, Bộ Ngoại giao thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự cho hồ sơ này.

*Thời hạn giải quyết là 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ.

Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.

4. Hợp pháp hóa lãnh sự tại Hà Nội ở đâu?

Dưới đây là địa chỉ và thông tin liên hệ của Bộ Ngoại giao và Sở Ngoại vụ TP. Hà Nội:

Bộ Ngoại giao:

• Địa chỉ: 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội
• Điện thoại: (+84) 24 3822 2244
• Website: https://www.mofa.gov.vn/

Sở Ngoại vụ TP. Hà Nội:

• Địa chỉ: Số 10 phố Lê Lai, quận Hoàn Kiếm, TP. Hà Nội. 
• Điện thoại: (024) 3825 0471

5. Thời gian thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự tại Hà Nội

Căn cứ theo khoản 5 Điều 11 Nghị định Nghị định 111/2011/NĐ-CP, thời hạn trả kết quả hợp pháp hóa lãnh sự là 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.

6. Chi phí hợp pháp hóa lãnh sự tại Hà Nội

Căn cứ theo quy định tại Điều 5 Thông tư 157/2016/TT-BTC chi phí hợp pháp hóa lãnh sự tại Sở ngoại vụ TP. Hà Nội là: 30.000 đồng/lần.

7. Câu hỏi thường gặp

Giấy tờ, tài liệu đã được hợp pháp hoá lãnh sự có thể sử dụng vĩnh viễn tại Việt Nam?

Không, giá trị sử dụng của hợp pháp hoá lãnh sự thường là 06 tháng kể từ ngày hợp pháp hoá.

Hợp pháp hoá lãnh sự là thủ tục bắt buộc đối với tất cả các loại giấy tờ, tài liệu của nước ngoài được sử dụng tại Việt Nam?

Có, trừ các loại giấy tờ được miễn hợp pháp hoá lãnh sự theo quy định của pháp luật.

Bản sao hợp đồng lao động được miễn hợp pháp hóa lãnh sự khi sử dụng tại Nhật Bản?

Có, theo quy định của pháp luật Nhật Bản, bản sao hợp đồng lao động không cần hợp pháp hóa lãnh sự.

Giấy phép lái xe quốc tế cần hợp pháp hóa lãnh sự khi sử dụng tại Úc?

Không, giấy phép lái xe quốc tế được công nhận theo Công ước Vienna về Giao thông đường bộ, do đó không cần hợp pháp hóa lãnh sự.

Hy vọng qua bài viết, Công ty Luật ACC đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về Hồ sơ, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Hà Nội. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với Công ty Luật ACC nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.