Hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự

Hợp pháp hóa lãnh sự là thủ tục hành chính quan trọng, giúp cho các giấy tờ, văn bản nước ngoài được chứng nhận và có giá trị pháp lý được sử dụng tại Việt Nam. Vậy hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Thủ tục thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự thế nào? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

1. Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Căn cứ khoản 2 Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, hợp pháp hóa lãnh sự được hiểu là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.

2. Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự

- Căn cứ Điều 14 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Điều 9 Thông tư 01/2012/TT-BNG, hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao gồm:

• 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;
• 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
• Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận;
• 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;
• 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm d và điểm đ Điều 14 Nghị định 111/2011/NĐ-CP để lưu tại Bộ Ngoại giao, cụ thể là: 

• Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận; và
• 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên.

• Trường hợp hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được gửi qua đường bưu điện theo quy định tại khoản 2 Điều 6 Nghị định 111/2011/NĐ-CP thì phải kèm theo phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận.

- Căn cứ Điều 15 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Điều 9 Thông tư 01/2012/TT-BNG, hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện gồm:

• 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;
• 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
• Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài nơi có Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam kiêm nhiệm;
• 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh hoặc tiếng nước ngoài mà cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể hiểu được, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;
• 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm d và điểm đ  Điều 15 Nghị định 111/2011/NĐ-CP để lưu tại Cơ quan đại diện.
• Trường hợp hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được gửi qua đường bưu điện theo quy định tại khoản 2 Điều 6 Nghị định 111/2011/NĐ-CP thì phải kèm theo phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận.

Lưu ý:

• Đối với giấy tờ tuỳ thân phải có CMND/CCCD/Hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu.
• Giấy tờ, tài liệu có 01 tờ trở lên thì phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ hoặc phải được buộc dây, gắn xi hoặc áp dụng hình thức bảo đảm khác để không thể thay đổi các tờ của giấy tờ, tài liệu đó.

Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự

3. Thủ tục thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự

Bước 1: Nộp hồ sơ

Người cần thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự nộp hồ sơ nêu trên tại Bộ Ngoại giao/Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ

- Cán bộ tiếp nhận hồ sơ yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu để lưu tại Bộ Ngoại giao/Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

-  Đối chiếu con dấu, chữ ký và chức danh trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài trên giấy tờ, tài liệu với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh đã được nước đó chính thức thông báo cho Bộ Ngoại giao/Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

-  Trường hợp mẫu chữ ký, mẫu con dấu và chức danh của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài chưa được chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực, Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài đề nghị cơ quan này xác minh.

Bước 3: Trả kết quả

Sau khi nhận đủ hồ sơ, Bộ Ngoại giao/Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự cho hồ sơ này.

*Thời hạn giải quyết là 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ.

Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.

4. Phí hợp pháp hóa lãnh sự là bao nhiêu?

Theo Điều 5 Thông tư 157/2016/TT-BTC phí hợp pháp hóa lãnh sự thu bằng Đồng Việt Nam (VNĐ) là: 30.000 đồng/lần.

Chi phí dịch thuật, công chứng; chi phí chuyển phát nhanh và mức phí HPHLS tuỳ theo quốc gia thực hiện mà có sự khác nhau nhất định.

5. Thời gian hợp pháp hóa lãnh sự là bao lâu?

Căn cứ khoản 5 Điều 11 Nghị định Nghị định 111/2011/NĐ-CP, thời hạn trả kết quả hợp pháp hóa lãnh sự là 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.

6. Cơ quan nào thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự

Căn cứ Điều 14 và Điều 15 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, cơ quan tiếp nhận hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự qua bưu điện là Bộ Ngoại giao và Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

7. Câu hỏi thường gặp 

Hợp pháp hóa lãnh sự là thủ tục bắt buộc cho tất cả các loại giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp?

Có. Hầu hết các loại giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp đều cần được hợp pháp hóa lãnh sự trước khi sử dụng tại Việt Nam.

Giấy tờ sau khi được hợp pháp hóa lãnh sự có giá trị sử dụng vĩnh viễn?

Không. Giá trị sử dụng của giấy tờ sau khi được hợp pháp hóa lãnh sự sẽ phụ thuộc vào loại giấy tờ và quy định của cơ quan sử dụng.

Có thể hợp pháp hóa lãnh sự cho bản sao của giấy tờ gốc?

Có. Tuy nhiên, bản sao phải được chứng thực bởi cơ quan có thẩm quyền.

Hy vọng qua bài viết, Công ty Luật ACC đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về Hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với Công ty Luật ACC nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.