Hợp đồng mua bán có đóng dấu giáp lai không?

Dấu giáp lai là việc đóng dấu lên tất cả các tờ của văn bản đều có thông tin về con dấu nhằm đảm bảo tính chân thực của từng tờ trong văn bản và ngăn ngừa việc thay đổi nội dung hoặc giả mạo văn bản. Vậy Hợp đồng mua bán có đóng dấu giáp lai không? Hãy cùng Luật ACC tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây.

1. Đóng dấu giáp lai là gì?

Dấu giáp lai là việc đóng dấu lên tất cả các tờ của văn bản đều có thông tin về con dấu nhằm đảm bảo tính chân thực của từng tờ trong văn bản và ngăn ngừa việc thay đổi nội dung hoặc giả mạo văn bản.

2. Mục đích của đóng dấu giáp lai

Đóng giáp lai nhằm mục đích:

• Tránh việc thay đổi tài liệu được trình hoặc nộp đơn khi có yêu cầu giao kết hợp đồng hay làm hồ sơ để nộp lên các cơ quan Nhà nước.
• Đóng dấu giáp lai còn đảm bảo tính khách quan của tài liệu để tránh văn bản bị thay thế. Hoặc người nào đó cố tình làm sai lệnh thông tin kết quả mà các công ty/doanh nghiệp đăng ký trước đó.

Nhìn chung thì việc đóng dấu giáp lai đảm bảo sự khách quan và chuẩn xác cho các văn bản. Vì vậy, các nội dung trong văn bản và giấy tờ cũng hạn chế tối đa tình trạng bị thay đổi.

3. Quy định về đóng dấu giáp lai

Việc đóng dấu giáp lai mới nhất cần phải tuân theo đúng quy định tại Điều 33 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Cụ thể như sau:

"Điều 33. Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

1. Sử dụng con dấu

a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

c) Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.

d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.

đ) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

2. Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật

Thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức được sử dụng để ký số các văn bản điện tử do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử".

3.1. Về giá trị pháp lý của dấu giáp lai

Thường thì con dấu giáp lai sẽ được đóng ở bên lề trái hoặc lề phải của văn bản. Chúng được xếp chồng lên các mặt của đường xếp trồng trang giấy. Con dấu hợp lệ sẽ được đóng ở cạnh phải hay vị trí giữa của phụ lục tại một loại văn bản cụ thể nào đó. Theo các quy định của Pháp Luật, dấu giáp lai sử dụng để chứng thực độ chính xác và khách quan của văn bản. Qua đó tránh tình trạng làm giả hoặc thay thế các thông tin không chuẩn xác. Dấu giáp lai sẽ được đóng toàn bộ các tờ của văn bản.

3.2. Về việc đóng dấu

Không phải người nào cũng biết cách đóng dấu giáp lai hợp đồng. Bởi vậy, dấu giáp lai phải đảm bảo điều kiện sau:

• Dấu đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và được sử dụng đúng mực dấu quy định.
• Đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hay phụ lục văn bản, trùm lên 1 phần văn bản.
• Không phải ai cũng biết cách đóng dấu giáp lai hợp đồng, theo đó, dấu giáp lai phải đảm bảo:
• Tối đa mỗi dấu được đóng 5 trang văn bản.

Nếu như có nhiều trang không thể đóng dấu giáp lai 1 lần thì hãy chia ra. Các dấu giáp lai đều được đóng ở khoảng giữa mép phải của văn bản nối tiếp nhau. Đồng thời, con dấu phải đảm bảo khớp toàn bộ các trang lai với nhau và trùng với giáp lai của doanh nghiệp.

3.3. Về các văn bản, giấy tờ cần đóng dấu giáp lai

Theo Điều 20, Khoản 3, Điểm b của Nghị định 23/2015/NĐ-CP có nêu rõ văn bản cần đóng dấu giáp lai như sau:

“b) Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực. Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai. Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.”

Bên cạnh đó, văn bản cần được đóng dấu giáp lai cũng được quy định một cách chi tiết ở Điều 49 của Luật Công Chứng năm 2014 như sau:

“Văn bản công chứng có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự. Văn bản công chứng có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ.”
Ngoài ra tại Khoản 2 Điều 13 Thông tư 01/2011/TT-BNV cũng có ghi rõ:

“2. Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.”

Qua những thông tin trên có thể hiểu dấu giáp lai được sử dụng để đóng cho những loại hợp đồng, giấy từ, văn bản có 2 mặt trở lên với loại bản in 1 mặt. Còn loại văn bản in 2 mặt phải đảm bảo có từ 3 trang trở lên.

Trên đây là toàn bộ nội dung giải đáp của Luật ACC về Hợp đồng mua bán có đóng dấu giáp lai không? Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp ích cho quý bạn đọc. Trong quá trình tìm hiểu, nếu quý bạn đọc còn có thắc mắc, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua website hoặc Hotline để được hỗ trợ giải đáp.