Mẫu hợp đồng dịch vụ song ngữ chuẩn nhất

Trong một thị trường ngày càng toàn cầu hóa, việc ký kết các hợp đồng song ngữ không chỉ là một lợi ích mà còn là một yêu cầu cần thiết để tạo điều kiện thuận lợi cho giao tiếp và hợp tác giữa các bên. Hợp đồng dịch vụ song ngữ là một công cụ quan trọng giúp đảm bảo rằng cả hai bên hiểu rõ và đồng ý với các điều khoản và điều kiện được quy định. Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét một mẫu hợp đồng dịch vụ song ngữ và các nội dung quan trọng cần có để đảm bảo sự minh bạch và công bằng cho cả hai bên.

1. Điều khoản cần có trong hợp đồng dịch vụ song ngữ

Các nội dung chính cần có trong Hợp đồng dịch vụ song ngữ bao gồm:

• Quốc hiệu và tiêu ngữ.
• Tên phụ lục hợp đồng.
• Mã số và ngày lập phụ lục.

• Thông tin về bên cung cấp (Seller) và bên sử dụng (Buyer)
• Nội dung hợp đồng (The contract contents)
• Phí dịch vụ và hình thức thanh toán (Service Charge and Payment Method)
• Trách nhiệm mỗi bên (Responsibility for each side)
• Điều khoản chung (Other terms)
• Chữ ký của các bên.

2. Mẫu hợp đồng dịch vụ song ngữ chuẩn nhất

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM/ SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc/ Independence - Freedom - Happiness

HỢP ĐỒNG DỊCH VỤ/SERVICE CONTRACT

Số/No.: 037/2015/HDDV/MK-MH

Căn cứ Bộ Luật Dân sự/ Pursuant to Civil

Căn cứ Luật Thương mại số 36/2005/QH11 do Quốc hội Việt Nam ban hành ngày 14/06/2005/ Pursuant to Trade Code No. 36/2005/QH11 dated on 14/06/2005 by The Viet Nam National Assembly.

Căn cứ vào nhu cầu và sự thỏa thuận của hai bên/ Pursuant to the requirement and capability of both parties;

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ...... (Date: ......), chúng tôi gồm có (Both Parties):

Bên cung cấp (Seller) - Bên B (Part A) 

Đại diện (Representatie): ........................... 

Chức vụ (Position): ........................... 

Địa chỉ (Add): ...........................

Điện thoại (Tel.): ...........................

Mã số thuế (Tax code): ...........................

Bên sử dụng (Buyer) - Bên B (Party B):

Đại diện (Representatie): ........................... 

Chức vụ (Position): ........................... 

Địa chỉ (Add): ...........................

Điện thoại (Tel.): ...........................

Mã số thuế (Tax code): ...........................

Điều 1 / Article 1: Nội dung hợp đồng (The contract contents)

Bên A thực hiện cung cấp dịch vụ kế toán trọn gói cho bên B như sau/ Party A supply to Party B Accounting Service Package follows:

Hỗ trợ đăng ký hồ sơ ban đầu cho doanh nghiệp mới thành lập/ Surport the registration dossiers for new business established.

Nhận chứng từ kế toán định kỳ theo tháng hoặc quý bao gồm: Hóa đơn VAT đầu ra, đầu vào, sổ phụ ngân hàng, bảng chấm công và các chứng từ liên quan khác/ Receive periodic accounting documents by monthly or quarterly include: VAT invoice output, input, bank statements, timesheets and other related documents.

Rà soát, kiểm tra chứng từ đưa ra phản hồi những thông tin cần điều chỉnh, bổ sung nếu có/ Review and check documents to provide feedback information to adjust and supplement if any

Thực hiện khai thuế môn bài và nộp cho cơ quan thuế theo quy định khi có thay đổi/ Decalre license tax and submit to tax authority when changes.

Thực hiện kê khai thuế, báo cáo thuế hàng tháng, quý, báo cáo thuế thu nhập cá nhân, và tình hình sử dụng hóa đơn và các báo cáo có liên quan. Sau đó nộp tờ khai đến cơ quan thuế theo đúng quy định về biểu mẫu và thời hạn/ Implement the tax Declaration, tax reports monthly, quarterly, personal income tax reports , report of using of invoice and related reports. Then submit declaration to tax authority in according with provisions on the form and duration.

Thông báo số thuế phát sinh phải nộp nếu có để doanh nghiệp tiến hành nộp thuế/ Announce incurred tax has to be paid (if any) to business.

Hỗ trợ, hướng dẫn doanh nghiệp đăng ký nộp thuế điện tử nhằm đơn giản hóa tiến trình nộp thuế nếu có phát sinh/ Support and guide enterprises registered electronic tax to simplify the process of paying taxes (if any).

Căn cứ vào tất cả hóa đơn, chứng từ hợp lệ trong năm thực hiện ghi nhận phát sinh, cân đối doanh thu, chi phí sao cho hợp lý để lên bảng báo cáo tài chính, quyết toán năm/ Based on all invoices, valid documents arise noted, balancing revenues and expenses for financial reports, annual settlemen

Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào phần mềm kế toán để cập nhật số liệu của doanh nghiệp/ Record transactions arising into accounting software to update the data of enterprises

Theo dõi hàng tồn kho theo từng mã hàng cụ thể, tính giá vốn hàng bán và trị giá hàng tồn kho/ Follow inventory on each specific item codes, calculate cost of goods sold and inventory value

Lên báo cáo tài chính và thực hiện nộp báo cáo quyết toán năm/ Prepare financial statements and submit annual settlement report.

Báo cáo quyết toán thuế Thu nhập cá nhân, đăng ký mã số thuế cá nhân cho người lao động và người phụ thuộc/ Report finalization personal income tax, registration tax code personal to employees and dependents

In sổ sách, phiếu thu chi, nhập xuất vào mỗi năm tài chính, tiến hành đóng sổ và giao lại để doanh nghiệp lưu tại cơ quan phục vụ thanh kiểm tra về sau/ Print the book, revenue and expenditure patterns, import and export in each financial year, close and hand to quick service agencies for examination after.

Thiết lập bảng lương phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp/ Set up payroll suit for business situation of enterprises

Tư vấn doanh nghiệp về các vấn đề liên quan đến chi phí, hóa đơn, cân đối thuế GTGT đầu ra và đầu vào, … nhằm giúp doanh nghiệp giảm thiểu số thuế phải nộp, tối ưu lợi ích của doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh/ Business consultancy on issues related expenses, invoices, balance output and input VAT... to help enterprises reduce the payable tax amount, optimum benefit of businesses in operation.

Tư vấn, giải đáp thắc mắc về các vấn đề liên quan đến kế toán, thuế cho doanh nghiệp/ Provide advice about other issues related to accounting and tax

Đại diện doanh nghiệp làm việc với cơ quan thuế khi có yêu cầu của cơ quan thuế về các quy định mới, tập huấn thuế, giải trình thanh kiểm tra, đối chiếu hồ sơ khai thuế, số thuế phát sinh, …/ Represent for enterprises to work with tax authorities when requested by the tax authorities about new regulations, tax training, explain the audit and collate dossier of tax returns, tax number generation, ...

Hỗ trợ tư vấn các vấn đề khác liên quan đến lao động, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn, các chính sách phúc lợi khác, …/ Provide advice about other issues related to labor, social insurance, medical insurance, unemployment insurance, trade union funding, other welfare policies.

Đứng tên kế toán trưởng của doanh nghiệp/Representatives of the business chief accountant.

- …

Điều 2 / Article 2: Phí dịch vụ và hình thức thanh toán (Service Charge and Payment Method)

Phí dịch vụ (Service Charge): Áp dụng cho doanh nghiệp phát sinh từ 30 chứng từ đến 50 chứng từ : 3.100.000 vnđ/tháng (Ba triệu một trăm nghìn đồng/tháng) / Applied to business arising from 30 to 50 documents: 3.100.000 vnd/month ( Three million and one hundred thousand Vietnam dong per month)

Phí trên chưa bao gồm thuế GTGT (10%)/ This price does not include VAT (10%)

Khi doanh nghiệp có chứng từ phát sinh ngoài điều kiện đã thỏa thuận ở trên, hai bên cùng bàn bạc với mức phù hợp cho cả hai/ When business documents generated outside the conditions agreed, two parties will discuss the appropriate level for both.

Thời gian thanh toán (Payment Time): Thanh toán sau khi hoàn thành các thủ tục kê khai và công việc trong chu kỳ/ Payment after completion of declaration procedures and other work

Hình thức thanh toán (Payment Method): chuyển khoản hoặc tiền mặt/ Bank transfer or cash.

Điều 3 / Article 3: Trách nhiệm mỗi bên/ Responsibility for each side

Quyền và trách nhiệm bên A (Rights and responsibilities of parties A):

Quyền được yêu cầu bên B cung cấp đầy đủ, chính xác và hợp pháp các chứng từ và số liệu kế toán/ Require Party B to provide complete, accurate and legal documents and accounting data

Không chịu trách nhiệm đối với các hóa đơn, chứng từ và các số liệu kế toán được cung cấp không đầy đủ và không chính xác, hợp pháp bởi bên B/ Not responsible for the bills, documents and accounting data provided incomplete and inaccurate, legitimate by party BQuyền được hưởng phí dịch vụ được quy định trong hợp đồng này/ The right to entitle service charges specified in this contract

Có trách nhiệm giữ bí mật tuyệt đối các số liệu hay thông tin của bên B/ Responsible to keep absolute secrecy or information data of party B

Có trách nhiệm lập và nộp đầy đủ các báo cáo thuế đúng ngày theo quy định của cơ quan quản lý thuế. Thực hiện nghiêm túc và đầy đủ sổ sách kế toán. Nếu phát sinh phạt vi phạm hành chính về việc chậm trễ và sai sót các tờ khai thì bên A phải chịu hoàn toàn trách nhiệm/ Responsible for preparing and submiting tax report on the day prescribed by the tax authorities. Implement seriously and completely accounting records. If incurred administrative penalties for the delay of the declaration, Party A must bear full responsibility.

Quyền và trách nhiệm bên B (Rights and responsibilities of parties B):

Quyền được yêu cầu bên A thực hiện đầy đủ các báo cáo thuế, kế toán trên cơ sở chứng từ và số liệu do mình cung cấp/ Require party A do full implementation of tax reporting and accounting base on documents and data provided by them

Quyền được yêu cầu bên A giải thích số liệu chi tiết liên quan đến hoạt động kế toán phát sinh trong quá trình thực hiện dịch vụ trên cở sở luật pháp và quy định cụ thể/ Repuire party A explain the data related to accounting activities arising during the implementation on the basis of the law and specific regulations

Chịu trách nhiệm về tính đầy đủ, chính xác và hợp pháp các chứng từ và số liệu kế toán khi cung cấp cho bên A/ Responsible for the completeness, accuracy and legitimacy of documents and accounting data as supplied to party A.

Thanh toán phí dịch vụ đúng thời hạn được quy định trong điều 2 của hợp đồng này/ Pay service charges on time that specified in Article 2 of this contract.

Điều 4 / Article 4: Điều khoản chung (Other terms)

Trong quá trình thực hiện hợp đồng nếu có phát sinh các vấn đề khác thì hai bên cùng bàn bạc và thống nhất trên tinh thần hợp tác lẫn nhau/ In the course of implementing the contract if other problems arise, two parties will discuss and agree on the spirit of mutual cooperation.

Hai bên có quyền chấm dứt hợp đồng khi nhận thấy không còn phù hợp và cần thiết, trước khi chấm dứt hợp đồng phải báo trước cho bên kia biết bằng văn bản ít nhất 30 ngày/ Two parties have the right to terminate the agreement if founded not suitable and necessary, notify the other party in writing at least 30 days before the termination of the contract

Hợp đồng này được lập thành 02 (hai) bản có giá trị pháp lý như nhau và có hiệu lực kể từ ngày ký/ This contract is made in 02 (two) copies with the same legal value and is valid from the date of signing.

ĐẠI DIỆN BÊN A            ĐẠI DIỆN BÊN B

PARTY A                         PARTY B

3. Hướng dẫn cách điền mẫu hợp đồng dịch vụ song ngữ

Khi điền mẫu hợp đồng dịch vụ song ngữ, cần lưu ý các điều sau:

• Trước tiên, quyết định xem mẫu hợp đồng sẽ có hai ngôn ngữ song ngữ (tiếng Anh và tiếng Việt) được sắp xếp theo kiểu song song (mỗi điều khoản tiếng Anh đối diện với điều khoản tiếng Việt) hay sẽ có một phần tiếng Anh và một phần tương ứng tiếng Việt.
• Thiết kế mẫu hợp đồng. Tạo một bản mẫu có định dạng rõ ràng và dễ đọc, bao gồm tiêu đề, các điều khoản, và chỗ để điền thông tin cho các bên.
• Tiêu đề của hợp đồng cần ghi rõ là một hợp đồng dịch vụ song ngữ, có thể dùng các từ khoá như "Bilingual Service Contract" hoặc "Hợp đồng dịch vụ song ngữ".
• Điền các điều khoản cơ bản của hợp đồng, như đối tượng của hợp đồng, thời hạn, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên, tiền dịch vụ, điều khoản về chấm dứt hợp đồng và giải quyết tranh chấp.
• Tạo các ô trống hoặc chỗ để điền thông tin cho các bên như tên, địa chỉ, thông tin liên lạc và các điều khoản cụ thể.
• Bạn cần đảm bảo cả hai phiên bản tiếng Anh và tiếng Việt đều sử dụng ngôn từ và cấu trúc ngữ pháp phù hợp với mục đích của hợp đồng.
• Sau khi hoàn thành, hãy kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo không có lỗi chính tả, ngữ pháp hoặc sai sót nào trong cả hai phiên bản.
• Sau khi điền đầy đủ thông tin và đảm bảo cả hai bên đều hiểu và đồng ý với các điều khoản, hãy ký và lưu trữ hợp đồng theo quy định của pháp luật.

4. Cảnh báo những rủi ro khi ký kết hợp đồng dịch vụ song ngữ

Cảnh báo những rủi ro khi ký kết hợp đồng dịch vụ song ngữ

Ký kết hợp đồng dịch vụ song ngữ có thể mang lại nhiều lợi ích, nhưng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro. Dưới đây là một số cảnh báo quan trọng cần lưu ý:

Sai lệch nội dung:

• Sự khác biệt về ngôn ngữ: Việc dịch thuật hợp đồng có thể không chính xác hoặc bỏ sót các thông tin quan trọng, dẫn đến hiểu lầm và tranh chấp.
• Sự khác biệt về hệ thống pháp luật: Các quốc gia có hệ thống pháp luật khác nhau, dẫn đến sự khác biệt trong cách giải thích các điều khoản hợp đồng.

Khó khăn trong việc thực thi:

• Xác định phiên bản hợp đồng chính thức: Khi có tranh chấp, việc xác định phiên bản hợp đồng nào có hiệu lực pháp lý có thể gặp khó khăn.
• Thiếu thẩm quyền của tòa án: Tòa án ở một quốc gia có thể không có thẩm quyền giải quyết tranh chấp liên quan đến hợp đồng được ký kết ở quốc gia khác.

Chi phí cao:

• Chi phí dịch thuật: Việc dịch thuật hợp đồng sang nhiều ngôn ngữ có thể tốn kém.
• Chi phí luật sư: Chi phí luật sư có thể cao hơn khi cần giải quyết tranh chấp liên quan đến hợp đồng song ngữ.

5. Câu hỏi thường gặp

5.1 Mẫu hợp đồng dịch vụ song ngữ phải được lập thành văn bản?

Có. Hợp đồng dịch vụ song ngữ phải được lập thành văn bản để đảm bảo tính hợp pháp và ràng buộc của hợp đồng.

5.2 Hợp đồng dịch vụ song ngữ phải được công chứng?

Không bắt buộc. Hợp đồng dịch vụ song ngữ có hiệu lực pháp lý khi có đầy đủ các thông tin cần thiết và được hai bên ký kết hợp lệ. Tuy nhiên, việc công chứng hợp đồng sẽ giúp tăng tính ràng buộc và đảm bảo tính hợp pháp của hợp đồng.

5.3 Hợp đồng dịch vụ song ngữ phải có con dấu của hai bên?

Không bắt buộc. Hợp đồng dịch vụ song ngữ có hiệu lực pháp lý khi có đầy đủ các thông tin cần thiết và được hai bên ký kết hợp lệ. Tuy nhiên, việc đóng dấu của hai bên sẽ giúp tăng tính xác thực và ràng buộc của hợp đồng.

Hy vọng qua bài viết, Công ty Luật ACC đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về Mẫu hợp đồng dịch vụ song ngữ chuẩn nhất. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với Công ty Luật ACC nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.