Hợp đồng có được đóng dấu chữ ký không ? (Cập nhật 2024)

1. Dấu giáp lai là như thế nào ?

Hiện nay, trong các văn bản pháp luật hiện hành không có định nghĩa về dấu giáp lai. Có thể hiểu dấu giáp lai là con dấu đóng vào lề phải của tài liệu gồm hai tờ trở lên để tất cả các tờ có thông tin về con dấu đảm bảo tính xác thực của từng tờ văn bản và ngăn chặn thay đổi nội dung, tài liệu sai lệch.

2. Quy định về đóng dấu giáp lai

Khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về sử dụng con dấu như sau:

Cụ thể theo quy định chi tiết tại Điều 33 về Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quy định như sau:

1. Sử dụng con dấu

a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

c) Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.

d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.

đ) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

Như vậy, dấu giáp lai phải được đóng theo các quy định sau:

- Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy.

- Mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

3. Con dấu trong doanh nghiệp là như thế nào ?

Pháp luật quy định doanh nghiệp có con dấu riêng và con dấu là tài sản của doanh nghiệp. Như vậy, theo quy chuẩn của pháp luật hiện hành thì con dấu đóng vai trò là đại diện về mặt pháp lý của doanh nghiệp. Khi văn bản được đóng dấu mang đại diện pháp lý của doanh nghiệp, thì đồng thời những người có liên quan và có trách nhiệm trong doanh nghiệp sẽ phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về mặt pháp lý về thông tin cũng như tính xác thực được ghi trên văn bản. Nhờ có con dấu, những văn bản mới được xác thực giá trị cũng như được thực thi đầy đủ và những người có trách nhiệm thực hiện phải bắt buộc tuân theo.

4. Con dấu chữ ký là như thế nào ?

Con dấu chữ ký không phải là chữ ký trực tiếp (ký tươi) mà là con dấu mô phỏng chữ ký thật, được khắc ra có chứa thông tin chữ ký của người sở hữu con dấu, không được đăng ký hay công nhận ở bất cứ một cơ quan có thẩm quyền nào. Việc sử dụng con dấu chữ ký khá phổ biến hiện nay, dùng trong các văn bản, hợp đồng, chứng từ,… cho các chức vụ khác nhau. Với những người thường xuyên phải ký tên thì việc sử dụng con dấu chữ ký thay cho chữ ký tươi giúp tiết kiệm thời gian và thuận tiện hơn rất nhiều cho công việc. Sử dụng dấu chữ ký được coi như là biện pháp tối ưu nhất.

5. Hợp đồng có được đóng dấu chữ ký không ?

Cụ thể theo quy định chi tiết tại Khoản 1 Điều 19 Luật Kế toán 2015, chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai và được ký trực tiếp lên văn bản, giấy tờ (trừ các trường hợp khác do pháp luật quy định).

“Điều 19. Ký chứng từ kế toán

1. Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất. Chữ ký trên chứng từ kế toán của người khiếm thị được thực hiện theo quy định của Chính phủ.”

Đồng thời, theo Khoản 8 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư thì bản gốc văn bản phải có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử.

Đồng thời, theo Khoản 8 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư thì bản gốc văn bản phải có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử.

"Điều 3. Giải thích từ ngữ
...
8. “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử."

Hiện nay, không có văn bản, quy định nào về con dấu chữ ký hay việc sử dụng, làm dấu chữ ký, có thể khẳng định con dấu chữ ký khắc sẵn không mang giá trị pháp lý.

Việc xử phạt hành chính đối với việc ký bằng dấu chữ ký khắc sẵn chỉ áp dụng đối với chứng từ kế toán. Như vậy, các cá nhân vẫn có thể linh động sử dụng con dấu chữ ký cho các tài liệu lưu hành trong nội bộ doanh nghiệp.

Tuy nhiên, trên nguyên tắc để đảm bảo tính pháp lý, thì đối với các văn bản, hồ sơ, chứng từ,... đều yêu cầu chữ ký phải là chữ ký tươi - chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền (trừ trường hợp đối với các văn bản điện tử và các trường hợp khác do luật định).

6. Các điểm cần lưu ý khi sử dụng con dấu chữ ký

- Mặc dù con dấu chữ ký chỉ nên sử dụng trong các văn bản nội bộ, nhưng khi giao con dấu chữ ký cho người khác sử dụng cũng cần phải có văn bản ủy quyền quy định rõ ràng phạm vi được đóng dấu chữ ký.

- Con dấu chữ ký chỉ nên được sử dụng trong các văn bản nội bộ của doanh nghiệp.

- Không được dùng dấu chữ ký khắc sẵn đóng vào chứng từ kế toán. Theo đó, nếu doanh nghiệp ký chứng từ kế toán bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn sẽ bị xử lý theo quy định tại Khoản 2 Điều 6 (sửa đổi bởi khoản 2 Điều 5 Nghị định 102/2021/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/01/2022), Điểm d Khoản 1 Điều 8 Nghị định 41/2018/NĐ-CP về quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập.

Trên đây là những nội dung về Hợp đồng có được đóng dấu chữ ký không ? (Cập nhật 2023) do Công ty Luật ACC cung cấp kiến thức đến khách hàng. ACC hy vọng bài viết này sẽ là nguồn thông tin hữu ích gửi đến quý bạn đọc !