Hoàn ứng là gì? Tạm ứng là gì?

Định nghĩa Tạm ứng là gì?

Thông thường, khi nhân viên nhận nhiệm vụ đi công tác hay có nhu cầu mua sắm vật tư, nguyên vật liệu… nhằm mục đích phục vụ sản xuất thì sẽ phải ứng trước một khoản tiền theo nhu cầu dự tính ban đầu rồi sau đó sẽ về quyết toán lại theo đúng thực tế. Việc ứng trước này được gọi là tạm ứng.

Vậy để tạm ứng nhân viên cần làm một giấy “Đề nghị tạm ứng”, nội dung phải thể hiện rõ số tiền tạm ứng, lý do tạm ứng, thời gian hoàn ứng, có đủ chữ ký người ứng, trưởng bộ phận, kế toán trưởng, giám đốc. Sau đó chuyển phiếu tạm ứng này cho kế toán lập phiếu chi và nhận tiền tạm ứng.

Sau khi đi về, việc của nhân viên này là phải liệt kê tất cả các khoản tiền liên quan đến quá trình công tác hoặc mua sắm vật tư, quyết toán tiền thừa hoặc thiếu để báo cáo lại với bộ phận kế toán. Tất cả những việc này được gọi chung là thủ tục Hoàn ứng.

Định nghĩa Hoàn Ứng là gì?

Vậy hoàn ứng là gì? Hoàn ứng là quy trình tiếp nối sau sau quy trình tạm ứng, là việc tất toán những khoản chi liên quan đến khoản tiền đã ứng trước đó, báo cáo chi tiết cho lãnh đạo và quyết toán công nợ của cá nhân với công ty.

Khi hoàn ứng nhân viên cần làm mẫu giấy “Thanh toán tạm ứng” trong đó ghi rõ số tiền tạm ứng theo phiếu chi số….ngày…,số tiền đã chi (kèm theo chứng từ chi), dòng chênh lệch giữa số tiền đã ứng với số thực tế chi, có chữ ký đầy đủ của người ứng, trưởng bộ phận, kế toán trưởng, giám đốc. Nếu số tiền tạm ứng nhỏ hơn số tiền thực tế chi thì kế toán sẽ chi bổ sung tiền chênh lệch. Ngược lại, nếu số tiền tạm ứng lớn hơn số tiền thực tế chi thì kế toán sẽ thu lại tiền chênh lệch.

Bộ chứng từ tạm ứng gồm:

• + Phiếu đề xuất, Tờ trình, Quyết định (nếu có), Bảng giá….
• + Giấy đề nghị tạm ứng

Bộ chứng từ Hoàn ứng gồm:

• + Giấy Thanh toán tạm ứng
• + Hóa đơn
• + Phiếu nhập kho/ Biên bản bàn giao
• + Giấy đi đường, vé tàu xe …(trường hợp đi công tác)
• + Tất cả các chứng từ liên quan khác.

Hạch toán:

Khi tạm ứng: N141/ C111

Khi hoàn ứng:

Nếu nhân viên ứng tiền đi công tác về hoàn ứng: N642, N133/C141

Nếu nhân viên ứng tiền mua vật tư: N152,153, N133/C141

Trường hợp có chênh lệch số tiền ứng và số tiền thực tế chi thì kế toán làm thêm phiếu thu hoặc Phiếu chi.

Ví dụ:
Trường hợp nhân viên ứng 100K mua hàng nhưng thực tế mua 150K. Khi làm thủ tục hoàn ứng, kế toán hạch toán vào TK 153,152 đồng thời lập thêm phiếu chi N141/C111: 50K (chi thêm số tiền chênh lệch).

Trường hợp nhân viên ứng 100K mua hàng nhưng thực tế mua 80K. Khi làm thủ tục hoàn ứng, kế toán hạch toán vào TK 153,152 đồng thời lập thêm phiếu thu N111/C141: 20K (thu lại số tiền chênh lệch).

Lưu ý: Tạm ứng tiền phục vụ cho mục đích gì thì khi hoàn ứng kế toán đưa vào TK đó như 152, 153, 211, loại 6 tài khoản chi phí v.v…)

Tùy theo chính sách công ty có theo dõi ngày hoàn ứng không, thường thì phải thanh toán tạm ứng đợt trước hết thì mới được ứng tiếp nên bạn nên theo dõi 141 theo từng đối tượng.

Mọi người cũng hỏi

Câu hỏi 1: Hoàn ứng là gì?

Câu trả lời: Hoàn ứng là việc trả lại một phần tiền trước mà người mua hoặc khách hàng đã thanh toán cho một dịch vụ hoặc hàng hóa trước khi chúng được cung cấp hoặc giao hàng.

Câu hỏi 2: Tại sao hoàn ứng thường được áp dụng?

Câu trả lời: Hoàn ứng thường được áp dụng để tạo lòng tin và động viên cho khách hàng hoặc người mua. Nó giúp giảm rủi ro cho họ khi họ phải trả trước tiền cho một sản phẩm hoặc dịch vụ mà họ chưa nhận được.

Câu hỏi 3: Quy trình hoàn ứng như thế nào?

Câu trả lời: Quy trình hoàn ứng thường bao gồm yêu cầu khách hàng hoặc người mua cung cấp thông tin cần thiết để thực hiện hoàn ứng, như thông tin tài khoản ngân hàng hoặc các chi tiết khác liên quan. Sau khi thông tin được xác minh, người bán hoặc nhà cung cấp sẽ tiến hành hoàn ứng bằng cách chuyển khoản hoặc trả lại tiền mặt theo quy định.

Câu hỏi 4: Hoàn ứng có điều kiện gì cần tuân theo?

Câu trả lời: Hoàn ứng thường tuân theo các điều kiện được quy định trong hợp đồng mua bán hoặc chính sách của doanh nghiệp. Điều này có thể bao gồm thời gian quy định để yêu cầu hoàn ứng, số tiền hoàn trả, và các điều kiện khác liên quan đến việc thực hiện hoàn ứng.