Từ tháng 7.2022, sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào?

Hoá đơn điện tử là gì?

Theo luật sư (LS) Trương Văn Tuấn (Đoàn LS TP.HCM), căn cứ Khoản 2, Điều 3, Nghị định 123, HĐĐT là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

HĐĐT gồm: Hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng.

Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân có trách nhiệm gửi HĐĐT cho người mua theo thỏa thuận như gửi qua Email, SMS hoặc gửi thông qua hệ thống của tổ chức trung gian, đảm bảo phù hợp với quy định pháp luật.

Các bước để tra cứu hóa đơn điện tử trên trang web của Tổng cục Thuế:

Bước 1: Truy cập vào link: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/

Bước 2: Nhập mã số thuế của bên bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn và số hóa đơn… ấn “tìm kiếm”

Bước 3: Hệ thống trả kết quả thông tin về hóa đơn tra cứu.

Bước 4: Lưu về máy hoặc in ra sử dụng.

Nguyên tắc sử dụng HĐĐT

Việc sử dụng HĐĐT đảm bảo xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần. Đối với hóa đơn dạng giấy nhưng được truyền, lưu trữ bằng phương tiện điện tử không phải là HĐĐT.

HĐĐT có giá trị pháp lý khi có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin. Thông tin phải còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị. Thông tin chứa trong HĐĐT có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Theo Thông tư 78/2021 hướng dẫn thực hiện Nghị định số 123/2020 HĐĐT có điểm mới là trên hóa đơn sẽ có mã của cơ quan thuế cấp. "Khi cơ sở kinh doanh xuất hóa đơn, cơ quan thuế sẽ cấp mã cho hóa đơn đó. Hoá đơn sẽ được gửi cho khách hàng sau khi được cấp mã. Điều này hạn chế việc phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn như hiện nay, tránh được tình trạng một số doanh nghiệp chừa trống số để xuất hoá đơn chen ngang", LS Tuấn cho biết.

Theo LS Tuấn, căn cứ Khoản 2, Điều 59 nghị định này thì hiệu lực thi hành của Nghị định 51/2010 về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và Nghị định số 119/2018 quy định về HĐĐT khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đến ngày 30.6.2022.

Như vậy, các doanh nghiệp chỉ được phép sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy đến hết ngày 30.6.2022. Thời hạn bắt buộc các cơ quan, tổ chức, cá nhân trên toàn quốc đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin để sử dụng HĐĐT là từ ngày 1.7.2022.

Mọi người cũng hỏi

Câu hỏi 1: Hóa đơn điện tử là gì?

Trả lời: Hóa đơn điện tử là phiên bản điện tử của hóa đơn giấy thông thường, được tạo ra và gửi đi qua các hệ thống và phương tiện điện tử như email hoặc các hệ thống quản lý hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử có thể chứa thông tin về giao dịch mua bán hàng hóa hoặc dịch vụ cùng với các chi tiết liên quan khác như giá cả, thuế, ngày hạn thanh toán.

Câu hỏi 2: Hóa đơn điện tử 2022 có gì đặc biệt?

Trả lời: Hóa đơn điện tử 2022 có thể bao gồm các cập nhật về quy định, phương thức và tiêu chuẩn về việc tạo ra, quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử. Các cải tiến về an ninh thông tin, khả năng xác thực, và tích hợp công nghệ số cũng có thể xuất hiện trong hóa đơn điện tử 2022.

Câu hỏi 3: Tại sao hóa đơn điện tử quan trọng?

Trả lời: Hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích như giảm thời gian và chi phí so với hóa đơn giấy truyền thống. Nó cũng giúp tạo ra môi trường làm việc tiện lợi, giảm tình trạng sử dụng giấy, và giúp giảm thiểu nguy cơ mất mát hóa đơn. Hóa đơn điện tử còn tạo cơ hội để tăng cường quản lý tài chính và giám sát dễ dàng hơn.

Câu hỏi 4: Hóa đơn điện tử 2022 ảnh hưởng đến doanh nghiệp như thế nào?

Trả lời: Hóa đơn điện tử 2022 có thể yêu cầu các doanh nghiệp tuân thủ các quy định mới liên quan đến việc tạo, gửi và lưu trữ hóa đơn điện tử. Điều này có thể yêu cầu các thay đổi trong hệ thống quản lý dữ liệu, phần mềm hạch toán và hệ thống liên quan khác để đảm bảo tuân thủ các quy định mới và tận dụng lợi ích của hóa đơn điện tử.