Hoá đơn điện tử là gì? Những điều cần biết (Cập nhật 2024)

Theo quy định hiện hành, các tổ chức, doanh nghiệp khi kinh doanh phải chuyển đổi từ sử dụng hóa đơn giấy sang sử dụng phần mềm hóa đơn bởi tính nhanh chóng và hiệu quả. Để thực hiện được điều này, các doanh nghiệp cần hiểu rõ các vấn đề liên quan đến Hoá đơn điện tử. Tất cả những thông tin bạn cần biết về HĐĐT có trong bài viết dưới đây. Bài viết Hoá đơn điện tử dưới đây của ACC hi vọng sẽ giúp Quý bạn đọc có thêm thông tin cụ thể và chi tiết.

Hoá đơn điện tử là gì?

1. Tổng quan về hóa đơn điện tử

1.1 Hoá đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử (Electronic Invoice), thường được viết tắt là "e-invoice/ eBill," là một loại hóa đơn được tạo, phát hành, và truyền qua hệ thống điện tử hoặc máy tính của tổ chức, thay vì in và gửi bằng giấy truyền thống. Hóa đơn điện tử thường chứa các thông tin tài chính, như giá trị sản phẩm/ dịch vụ, số lượng, thuế, và các thông tin liên quan đến thanh toán.

1.2 Các loại hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử bao gồm các loại:Hóa đơn điện tử bao gồm các loại:

• Hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…
• Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…

Hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

1.3 Hóa đơn điện tử gốc khác gì bản thể hiện của hóa đơn điện tử

Khái niệm:

• Hóa đơn điện tử gốc: Là hóa đơn được lập ra khi phát sinh các giao dịch mua bán và được lưu trữ dưới định dạng XML để mã hóa thông tin, chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống thông tin.
• Bản thể hiện hóa đơn điện tử: Là cá hóa đơn điện tử được xuất dưới dạng PDF, HTML hoặc in ra giấy giúp người đọc dễ dàng kiểm tra, tra cứu thông tin trên HĐĐT.

Ngoài ra còn 1 số các thông tin sau:

1.4 Các hình thức hoá đơn điện tử

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 3 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định hoá đơn chứng từ, hoá đơn điện tử gồm hai loại:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

2. Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử

Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử đảm bảo rằng mỗi số hóa đơn được xác định theo thứ tự thời gian liên tục và chỉ được sử dụng một lần duy nhất. Hóa đơn được lập bằng giấy nhưng sau đó được xử lý, truyền, hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử không được coi là Hóa đơn Điện tử (HĐĐT). HĐĐT có giá trị pháp lý khi đáp ứng các điều kiện sau:

• Tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin trong HĐĐT từ khi được tạo ra ở dạng cuối cùng là HĐĐT được đảm bảo.
• Tính toàn vẹn được đánh giá dựa trên việc thông tin không bị thay đổi, trừ những thay đổi hình thức trong quá trình trao đổi, lưu trữ, hoặc hiển thị HĐĐT.
• Thông tin trong HĐĐT có thể truy cập và sử dụng hoàn chỉnh khi cần thiết.

3. Doanh nghiệp được phép sử dụng hoá đơn điện tử nào?

Hóa đơn điện tử là gì?

3.1 Những doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Theo khoản 1, khoản 3, khoản 4, khoản 5 Điều 12 NĐ 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 quy định:

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế thì sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

- Hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên và có doanh thu năm trước liền kề từ 03 (ba) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước liền kề từ 10 (mười) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc nhưng có thực hiện sổ sách kế toán, có yêu cầu thì cũng được áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định.

- Hộ, cá nhân kinh doanh trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc tân dược, bán lẻ hàng tiêu dùng, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng tại một số địa bàn có điều kiện thuận lợi thì triển khai thí điểm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

3.2 Những doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Tại Khoản 2 Điều 12 NĐ 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 quy định Doanh nghiệp kinh doanh ở các lĩnh vực: điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại và các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và đảm bảo việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế thì được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế (trừ trường hợp nêu tại khoản 3 Điều 12 NĐ/2018/NĐ-CP và trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế) khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

3.3 Doanh nghiệp được sử dụng miễn phí dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Theo Khoản 1 Điều 13 NĐ 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 Tổng cục Thuế cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không thu tiền đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc các trường hợp sau:

- Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội khó khăn, địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội đặc biệt khó khăn.

- Doanh nghiệp nhỏ và vừa khởi nghiệp sáng tạo theo quy định của pháp luật và hộ, cá nhân kinh doanh chuyển đổi thành doanh nghiệp (trừ doanh nghiệp quy định ở trên) trong thời gian 12 tháng kể từ khi thành lập doanh nghiệp.

- Hộ, cá nhân kinh doanh. Riêng hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trước liền kề từ 03 (ba) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước liền kề từ 10 (mười) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ theo quy định tại khoản 4 Điều 12 Nghị định 119/2018/NĐ-CP trong thời gian 12 tháng kể từ tháng áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

- Doanh nghiệp nhỏ và vừa khác theo đề nghị của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và quy định của Bộ Tài chính trừ doanh nghiệp hoạt động tại các khu kinh tế, khu công nghiệp, khu công nghệ cao.

- Các trường hợp khác cần thiết để khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử do Bộ Tài chính quyết định.

4. Tính ưu việt của hoá đơn điện tử

Tính ưu việt của hoá đơn điện tử