Hóa đơn đầu vào là gì? Các quy định về hóa đơn đầu vào

Hóa đơn đầu vào là một phần không thể thiếu trong quy trình kế toán. Các quy định liên quan đến hóa đơn đầu vào thường được quy định cụ thể bởi luật pháp và quy định kế toán. Trong bài viết sau hãy cùng ACC tìm hiểu về Hóa đơn đầu vào là gì? Các quy định về hóa đơn đầu vào để có nhiều thêm một sự lựa chọn khi cần đến.

Hóa đơn đầu vào là gì? Các quy định về hóa đơn đầu vào

1. Hóa đơn đầu vào là gì? 

Pháp luật hiện tại chưa có định nghĩa cụ thể về hoá đơn đầu vào. Nhưng chúng ta có thể hiểu hóa đơn đầu vào là hóa đơn được doanh nghiệp nhận được khi mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh. Nó đóng vai trò quan trọng trong việc hạch toán chi phí, giảm trừ thuế và quyết toán thuế với cơ quan thuế.

2. Các quy định về hóa đơn đầu vào

Các quy định về hóa đơn đầu vào theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

Trường hợp được sử dụng hóa đơn đầu vào:

Hóa đơn đầu vào được sử dụng để kê khai khấu trừ thuế thu nhập doanh nghiệp, khấu trừ thuế GTGT và xác định giá vốn hàng hóa, dịch vụ mua vào khi đáp ứng các điều kiện sau:

• Hóa đơn đầu vào hợp lệ về hình thức và nội dung.
• Hóa đơn đầu vào liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
• Hóa đơn đầu vào có đầy đủ các chứng từ liên quan khác (nếu có).

Trường hợp không được sử dụng hóa đơn đầu vào:

Hóa đơn đầu vào không được sử dụng để kê khai khấu trừ thuế thu nhập doanh nghiệp, khấu trừ thuế GTGT và xác định giá vốn hàng hóa, dịch vụ mua vào trong các trường hợp sau:

• Hóa đơn đầu vào không hợp lệ về hình thức và nội dung.
• Hóa đơn đầu vào không liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
• Hóa đơn đầu vào thiếu các chứng từ liên quan khác (nếu có). 

Nội dung bắt buộc trên hóa đơn đầu vào:

• Thông tin chung: Tên hóa đơn; Ký hiệu hóa đơn; Ký hiệu mẫu số hóa đơn; Số hóa đơn; Ngày lập hóa đơn.
• Thông tin của người bán: Họ và tên, tên doanh nghiệp; Địa chỉ; Mã số thuế; Tài khoản thanh toán (nếu có).
• Thông tin của người mua: Họ và tên, tên doanh nghiệp; Địa chỉ; Mã số thuế; Tài khoản thanh toán (nếu có).
• Thông tin về hàng hóa, dịch vụ: Tên hàng hóa, dịch vụ; Đơn vị tính; Số lượng; Đơn giá; Thành tiền.
• Tổng cộng tiền hàng, thuế GTGT, thành tiền thanh toán: Số tiền bằng chữ; Ký hiệu tiền tệ.
• Ký tên, đóng dấu của người bán: Họ và tên người lập hóa đơn; Chức danh người lập hóa đơn.

Điều kiện để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào:

• Hóa đơn đầu vào phải hợp lệ theo quy định.
• Hàng hóa, dịch vụ mua vào được sử dụng trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp có đầy đủ các chứng từ liên quan khác (nếu có).

Lưu trữ hóa đơn đầu vào:

• Hóa đơn đầu vào phải được lưu trữ trong thời gian tối thiểu 10 năm kể từ ngày lập hóa đơn.
• Hóa đơn phải được lưu trữ an toàn, bảo mật, đảm bảo nguyên vẹn, không bị thay đổi, sửa chữa.

Quy định về hóa đơn điện tử:

• Kể từ ngày 01/7/2022, doanh nghiệp được yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử đối với toàn bộ hoạt động sản xuất, kinh doanh.
• Hóa đơn điện tử phải được lập, quản lý, lưu trữ theo quy định của Bộ Tài chính.

Trường hợp được sử dụng hóa đơn đầu vào:

Hóa đơn đầu vào được sử dụng để kê khai khấu trừ thuế thu nhập doanh nghiệp, khấu trừ thuế GTGT và xác định giá vốn hàng hóa, dịch vụ mua vào khi đáp ứng các điều kiện sau:

• Hóa đơn đầu vào hợp lệ về hình thức và nội dung.
• Hóa đơn đầu vào liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
• Hóa đơn đầu vào có đầy đủ các chứng từ liên quan khác (nếu có).

Trường hợp không được sử dụng hóa đơn đầu vào:

Hóa đơn đầu vào không được sử dụng để kê khai khấu trừ thuế thu nhập doanh nghiệp, khấu trừ thuế GTGT và xác định giá vốn hàng hóa, dịch vụ mua vào trong các trường hợp sau:

• Hóa đơn đầu vào không hợp lệ về hình thức và nội dung.
• Hóa đơn đầu vào không liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
• Hóa đơn đầu vào thiếu các chứng từ liên quan khác (nếu có).

Các trường hợp bị xử phạt khi vi phạm quy định về hóa đơn đầu vào:

• Sử dụng hóa đơn đầu vào không hợp lệ.
• Không lưu trữ hóa đơn đầu vào theo quy định.
• Cố ý làm sai lệch nội dung hóa đơn đầu vào.

3. Các chứng từ đi kèm hóa đơn đầu vào

Các chứng từ đi kèm hóa đơn đầu vào là những chứng từ có liên quan đến giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ được ghi trên hóa đơn đầu vào. Những chứng từ này đóng vai trò quan trọng trong việc chứng minh tính hợp lệ của hóa đơn đầu vào và giúp doanh nghiệp thực hiện các thủ tục hạch toán chi phí, giảm trừ thuế một cách chính xác. Dưới đây là một số loại chứng từ đi kèm hóa đơn đầu vào phổ biến:

• Hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ: Chứng từ này ghi rõ các thông tin về bên mua, bên bán, mặt hàng, số lượng, giá cả, điều khoản thanh toán,... của giao dịch.
• Phiếu nhập kho: Chứng từ này ghi nhận việc doanh nghiệp nhận hàng hóa về kho sau khi mua.
• Phiếu thu, biên lai: Chứng từ này ghi nhận việc doanh nghiệp thanh toán tiền mua hàng hóa, dịch vụ.
• Tờ khai hải quan: Chứng từ này được sử dụng cho trường hợp mua hàng hóa nhập khẩu.
• Chứng từ nộp thuế nhập khẩu: Chứng từ này chứng minh doanh nghiệp đã nộp thuế cho lô hàng nhập khẩu.
• Biên bản thanh lý hợp đồng: Chứng từ này được sử dụng trong trường hợp có điều chỉnh giá trị giao dịch sau khi đã lập hóa đơn đầu vào.

Ngoài ra, tùy vào từng trường hợp cụ thể mà có thể có thêm các loại chứng từ đi kèm hóa đơn đầu vào khác.

4. Cách quản lý và lưu trữ hóa đơn đầu vào

Cách quản lý và lưu trữ hóa đơn đầu vào

Quản lý hóa đơn đầu vào là việc thu thập, phân loại, sắp xếp, lưu trữ và sử dụng hóa đơn đầu vào một cách khoa học, hiệu quả để phục vụ cho công tác hạch toán chi phí, giảm trừ thuế và quyết toán thuế với cơ quan thuế. Việc quản lý hóa đơn đầu vào hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức, giảm thiểu nguy cơ thất lạc hóa đơn và đảm bảo an toàn cho dữ liệu. Dưới đây là một số cách quản lý và lưu trữ hóa đơn đầu vào hiệu quả:

Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn:

• Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý hóa đơn trên thị trường giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình thu thập, phân loại, sắp xếp và lưu trữ hóa đơn đầu vào.
• Việc sử dụng phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức và giảm thiểu sai sót trong quá trình quản lý hóa đơn.
• Một số phần mềm quản lý hóa đơn phổ biến như: Fast e-Invoice, MISA MeInvoice, KiotViet,...

Lưu trữ hóa đơn theo phương pháp phù hợp:

• Doanh nghiệp có thể lưu trữ hóa đơn đầu vào theo nhiều phương pháp khác nhau như: lưu trữ dạng giấy, lưu trữ điện tử hoặc kết hợp cả hai phương pháp.
• Lưu trữ dạng giấy: Doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn trong các bìa hồ sơ, sắp xếp theo thứ tự thời gian hoặc theo từng nhà cung cấp.
• Lưu trữ điện tử: Doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn dưới dạng file PDF hoặc XML và đảm bảo an toàn cho dữ liệu.
• Kết hợp cả hai phương pháp: Doanh nghiệp có thể lưu trữ bản gốc hóa đơn dạng giấy và lưu trữ bản sao điện tử để tiện sử dụng và tra cứu.

Định kỳ kiểm tra và cập nhật dữ liệu:

• Doanh nghiệp cần định kỳ kiểm tra và cập nhật dữ liệu hóa đơn đầu vào để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ.
• Việc kiểm tra dữ liệu giúp doanh nghiệp phát hiện sớm các sai sót và kịp thời sửa chữa.

Bảo mật dữ liệu:

• Doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp bảo mật dữ liệu hóa đơn đầu vào để tránh bị đánh cắp hoặc thất lạc.
• Một số biện pháp bảo mật phổ biến như: sử dụng phần mềm antivirus, mã hóa dữ liệu, lưu trữ dữ liệu tại nơi an toàn,...

Tuân thủ các quy định của pháp luật:

• Doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định của pháp luật về quản lý hóa đơn đầu vào.
• Một số quy định quan trọng như: lưu trữ hóa đơn trong thời gian tối thiểu 10 năm, xuất trình hóa đơn khi cơ quan thuế yêu cầu,...

5. Làm mất hóa đơn đầu vào bị phạt như thế nào?

Mức phạt đối với hành vi làm mất hóa đơn đầu vào theo Điều 26 Nghị định 125/2020/NĐ-CP như sau:

Trường hợp làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng:

• Doanh nghiệp đã thực hiện kê khai và nộp thuế, có hồ sơ, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và không có tình tiết giảm nhẹ: Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng.
• Có tình tiết giảm nhẹ: Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng.

Trường hợp làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập, đã khai thuế trong quá trình sử dụng hoặc trong thời gian lưu trữ:

• Doanh nghiệp đã thực hiện kê khai và nộp thuế, có hồ sơ, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và không có tình tiết giảm nhẹ: Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.
• Có tình tiết giảm nhẹ: Phạt tiền từ 2.500.000 đồng đến 5.000.000 đồng.

Trường hợp làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập sai và đã xoá bỏ: Phạt cảnh cáo.

6. Câu hỏi thường gặp

Hóa đơn đầu vào ảnh hưởng đến quy trình kế toán như thế nào?

Hóa đơn đầu vào cung cấp thông tin cần thiết để nhập vào hệ thống kế toán, giúp phát triển báo cáo tài chính và quản lý nguồn lực.

Có những hình thức hóa đơn đầu vào nào phổ biến?

Hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử ký số là những hình thức phổ biến của hóa đơn đầu vào.

Hóa đơn đầu vào ảnh hưởng đến việc tính thuế của doanh nghiệp như thế nào?

Thông tin trên hóa đơn đầu vào cần phải chính xác để đảm bảo việc tính toán và khai báo thuế được thực hiện đúng đắn và tránh việc bị phạt do sai sót kế toán.

Hy vọng qua bài viết, Công ty Luật ACC đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về vấn đề Hóa đơn đầu vào là gì? Các quy định về hóa đơn đầu vào. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với Công ty Luật ACC nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.