Hóa đơn và chứng từ khác nhau như thế nào?

Sự khác biệt giữa hóa đơn và chứng từ là gì? Theo quy định hiện hành thì thời điểm lập hóa đơn chứng từ là khi nào? Câu hỏi của chị Vi đến từ Huế.

Theo Khoản 1 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:

Giải thích các từ
Trong Nghị định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. Hoá đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ lập, ghi nhận các thông tin về việc bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện dưới hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn đặt in của cơ quan thuế. Theo Khoản 4 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:

Giải thích các từ
Trong Nghị định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
... 4. Chứng từ là tài liệu dùng để ghi chép thông tin về số thuế khấu trừ, số thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của Luật Quản lý thuế. Các chứng từ quy định tại Nghị định này bao gồm chứng từ khấu trừ tại nguồn thuế thu nhập cá nhân, chứng từ nộp thuế, phí, lệ phí được thể hiện dưới dạng điện tử hoặc đặt in hoặc đặt in. Theo quy định trên, hóa đơn dùng để ghi thông tin về hoạt động mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Hóa đơn có 2 dạng là hóa đơn điện tử và hóa đơn đặt in của cơ quan thuế.
Chứng từ là chứng từ dùng để ghi chép các thông tin về khấu trừ thuế, chứng từ thu thuế, phí, lệ phí.
Như vậy, hóa đơn là một loại chứng từ kế toán do các tổ chức, cá nhân trao đổi hàng hóa, cung ứng dịch vụ lập.
Như vậy, sự khác biệt giữa hóa đơn và chứng từ là hóa đơn dùng để ghi thông tin bán hàng còn chứng từ dùng để ghi thông tin về các khoản khấu trừ thuế, phí, lệ phí đã nộp. 

Theo điều 5 nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:

Các hành vi bị cấm trong lĩnh vực hóa đơn chứng từ
1. Đối với cán bộ thuế
a) Gây vướng mắc, khó khăn cho tổ chức, cá nhân trong việc mua hóa đơn, chứng từ;
b) Hành vi che giấu, thông đồng cho tổ chức, cá nhân sử dụng hóa đơn, chứng từ bất hợp pháp;
c) Nhận hối lộ trong quá trình kiểm tra, xác minh hóa đơn. 2. Đối với tổ chức, cá nhân bán, cung ứng hàng hóa, dịch vụ thì tổ chức, cá nhân có quyền và nghĩa vụ liên quan.
a) Có hành vi gian dối như sử dụng hóa đơn bất hợp pháp hoặc sử dụng bất hợp pháp hóa đơn;
b) Cản trở công chức thuế thi hành công vụ, cụ thể là hành vi cản trở công chức thuế làm ảnh hưởng đến sức khỏe, nhân phẩm của công chức thuế trong quá trình kiểm tra, rà soát hóa đơn, chứng từ;
c) Truy cập trái pháp luật, can thiệp, phá hoại hệ thống thông tin hóa đơn, chứng từ;
d) Đưa hối lộ hoặc thực hiện các hành vi khác liên quan đến hóa đơn, chứng từ nhằm thu lợi bất chính. Theo đó, căn cứ vào chủ thể áp dụng là đại lý thuế hay tổ chức, cá nhân cung cấp hàng hóa, dịch vụ để xác định các hành vi bị cấm trong lĩnh vực hóa đơn chứng từ theo quy định nêu trên.

Theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:

thời gian thanh toán
1. Thời điểm lập hoá đơn bán tài sản (kể cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước, bán tài sản của dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản cho người mua dù đã thu được tiền hay chưa. 2. Thời điểm lập hóa đơn cung ứng dịch vụ là thời điểm kết thúc việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp bên cung ứng dịch vụ nhận tiền trước hoặc trong quá trình cung ứng dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (trừ trường hợp thu tiền đặt cọc, thu tiền tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung ứng). ). tư vấn kế toán, kiểm toán, tài chính, thuế; đánh giá ; khảo sát, thiết kế công trình; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng). 3. Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng dịch vụ, công đoạn thì mỗi lần giao hàng, bàn giao phải lập hóa đơn cho số lượng và giá trị hàng hóa, dịch vụ giao nhận tương ứng. ... Như vậy, cần căn cứ vào từng trường hợp lập hóa đơn như bán hàng, cung cấp dịch vụ,... xác định thời điểm lập hóa đơn theo quy định trên.
Như vậy, thời điểm lập hóa đơn của hoạt động bán hàng sẽ là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng hàng hóa cho người mua.

Theo Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:

Thời gian tạo tài liệu
Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập tại nguồn, tại thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, cơ quan khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, cơ quan thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ, chứng từ nộp cho người nộp thuế có thu nhập là người được khấu trừ thuế, người nộp thuế, phí và lệ phí. Theo đó, thời điểm lập văn bản là thời điểm khấu trừ thuế, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí.