Hồ sơ thanh toán hợp đồng xây dựng gồm những gì?

Hồ sơ thanh toán trong hợp đồng xây dựng là bộ tài liệu giúp ghi chép và xác nhận việc thanh toán tiền cho các công việc đã hoàn thành, gồm các tài liệu như phiếu công việc, biên bản nghiệm thu, phiếu báo giá, cùng các văn bản pháp lý liên quan. Trong bài viết sau hãy cùng ACC tìm hiểu về Hồ sơ thanh toán hợp đồng xây dựng gồm những gì? để có nhiều thêm một sự lựa chọn khi cần đến.

Hồ sơ thanh toán hợp đồng xây dựng gồm những gì?

1. Hồ sơ thanh toán hợp đồng xây dựng gồm những gì?

Theo quy định của Điều 20 Nghị định 37/2015/NĐ-CP, hồ sơ thanh toán trong hợp đồng xây dựng được bên nhận thầu lập phù hợp với từng loại hợp đồng xây dựng, giá trị hợp đồng và các thỏa thuận trong hợp đồng. Đây là một tập hợp các tài liệu quan trọng ghi chép và xác nhận việc thanh toán tiền cho các công việc đã hoàn thành trong dự án xây dựng. Hồ sơ thanh toán phải được ghi rõ trong hợp đồng xây dựng và phải được bên giao thầu xác nhận. Các tài liệu chính trong hồ sơ thanh toán bao gồm:

• Đối với hợp đồng trọn gói: Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành, bảng tính giá trị công việc phát sinh, đề nghị thanh toán của bên nhận thầu.
• Đối với hợp đồng theo đơn giá cố định: Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành thực tế, bảng tính giá trị công việc phát sinh, đề nghị thanh toán của bên nhận thầu.
• Đối với hợp đồng theo đơn giá điều chỉnh: Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành thực tế, bảng tính đơn giá đã điều chỉnh, bảng tính giá trị công việc phát sinh, đề nghị thanh toán của bên nhận thầu.
• Đối với hợp đồng theo thời gian: Biên bản nghiệm thu thời gian làm việc thực tế, bảng tính giá trị công việc phát sinh, đề nghị thanh toán của bên nhận thầu.
• Đối với các hợp đồng có công việc cung cấp thiết bị: Tài liệu chứng từ, hóa đơn liên quan đến việc cung cấp thiết bị.
• Đối với các hợp đồng có công việc tư vấn: Các tài liệu và sản phẩm đã hoàn thành được xác nhận phù hợp với giai đoạn thanh toán.

Lưu ý rằng các tài liệu trong hồ sơ thanh toán cần phải tuân thủ đúng quy định và thỏa thuận trong hợp đồng, đồng thời không được can thiệp vào quy trình thanh toán theo đúng thỏa thuận hợp đồng.

2. Thanh toán hợp đồng xây dựng theo thời gian như thế nào?

Dựa trên quy định tại khoản 7 của Điều 19 trong Nghị định 37/2015/NĐ-CP, việc thanh toán hợp đồng xây dựng theo thời gian được điều chỉnh như sau:

• Chi phí cho các chuyên gia sẽ được xác định dựa trên mức lương cố định cho từng chuyên gia và các chi phí phát sinh khác mà các bên đã thỏa thuận trong hợp đồng. Các chi phí này sẽ được tính theo thời gian thực tế mà các chuyên gia đã làm việc, có thể là theo tháng, tuần, ngày hoặc giờ tùy thuộc vào thỏa thuận trong hợp đồng.
• Ngoài các chi phí cho chuyên gia, các khoản chi phí khác cũng sẽ được thanh toán theo cách quy định trong hợp đồng, không thuộc vào mức thù lao cho chuyên gia.

Điều này đảm bảo rằng việc thanh toán cho các chuyên gia trong hợp đồng xây dựng theo thời gian được thực hiện một cách công bằng và minh bạch, đồng thời tuân thủ đúng các điều kiện và thỏa thuận đã được đưa ra trong hợp đồng.

3. Các nguyên tắc thanh toán hợp đồng xây dựng

Dựa trên quy định của Điều 19, Khoản 1 và Khoản 9 trong Nghị định 37/2015/NĐ-CP, nguyên tắc thanh toán hợp đồng xây dựng phải tuân thủ như sau:

• Thanh toán phải tuân thủ nguyên tắc phù hợp với loại hợp đồng, giá hợp đồng và các điều kiện đã được thỏa thuận trong hợp đồng, không cần phải ký kèm phụ lục hợp đồng trừ khi có sự bổ sung về công việc chưa được liệt kê ban đầu.
• Thanh toán cho các khối lượng công việc phát sinh phải tuân thủ các thỏa thuận đã được quy định trong hợp đồng hoặc thông qua các bổ sung hợp đồng đã được đồng ý trước khi thực hiện, cũng như phải tuân thủ các quy định của pháp luật có liên quan.
• Các bên thỏa thuận về số lần, giai đoạn, thời điểm, thời hạn và điều kiện thanh toán trong hợp đồng.
• Bên giao thầu phải thanh toán đầy đủ giá trị của từng lần thanh toán cho bên nhận thầu sau khi đã giảm trừ tiền tạm ứng và tiền bảo hành theo thỏa thuận trong hợp đồng, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.
• Trong trường hợp không đủ điều kiện để thanh toán theo quy định của hợp đồng, có thể tạm thanh toán, nhưng khi đủ điều kiện, bên giao thầu phải thanh toán đúng quy định.
• Đối với hợp đồng trọn gói, thanh toán theo tỷ lệ phần trăm hoặc khối lượng công việc tương ứng với các giai đoạn thanh toán đã thỏa thuận, không cần xác nhận khối lượng hoàn thành chi tiết.
• Đối với hợp đồng theo đơn giá cố định và đơn giá điều chỉnh, thanh toán dựa trên khối lượng thực tế hoàn thành được nghiệm thu và đơn giá trong hợp đồng hoặc đã điều chỉnh theo thỏa thuận.
• Đối với hợp đồng theo thời gian, chi phí cho chuyên gia được xác định dựa trên mức lương và chi phí liên quan, thanh toán theo thời gian làm việc thực tế.
• Đối với hợp đồng theo giá kết hợp, thanh toán phải tuân thủ quy định của hợp đồng xây dựng từ Khoản 5, 6, 7.
• Thanh toán các khối lượng phát sinh chưa có trong hợp đồng phải dựa trên thỏa thuận hợp đồng hoặc thỏa thuận bổ sung, phù hợp với quy định của pháp luật.

4. Lưu ý khi thực hiện thanh toán hợp đồng xây dựng

Lưu ý khi thực hiện thanh toán hợp đồng xây dựng

Trong quá trình thực hiện thanh toán hợp đồng xây dựng, cần chú ý đến các vấn đề sau:

Một, tuân thủ nguyên tắc thanh toán hợp đồng xây dựng để đảm bảo tuân thủ luật pháp và phù hợp với loại hợp đồng, giá cả và các điều kiện đã được thỏa thuận trong hợp đồng.

Hai, chịu trách nhiệm trong quá trình thanh toán hợp đồng xây dựng nhằm bảo vệ quyền lợi của các bên trong hợp đồng và tránh các tranh chấp sau này.

Ba, xem xét phương thức thanh toán phù hợp với loại hợp đồng xây dựng, vì mỗi loại hợp đồng có cách thanh toán riêng biệt. Việc này giúp đảm bảo tính chính xác và tuân thủ pháp luật.

Bốn, quan tâm đến thời hạn thanh toán hợp đồng xây dựng, đảm bảo việc thanh toán được thực hiện đúng kỳ hạn đã thỏa thuận trong hợp đồng.

Năm, lưu ý về đồng tiền thanh toán hợp đồng xây dựng, tránh việc sử dụng ngoại tệ trong thanh toán mà không có sự pháp lý cho phép, trừ trường hợp hợp đồng cụ thể cho phép sử dụng ngoại tệ.

5. Giải quyết tranh chấp thanh toán hợp đồng xây dựng

Tranh chấp thanh toán hợp đồng xây dựng là một vấn đề thường gặp trong quá trình thực hiện dự án. Việc giải quyết tranh chấp hiệu quả và nhanh chóng sẽ giúp đảm bảo tiến độ dự án và quyền lợi của các bên liên quan. Một số phương thức giải quyết tranh chấp thanh toán hợp đồng xây dựng:

Tự thương lượng: Các bên trong hợp đồng có trách nhiệm tự thương lượng và giải quyết các tranh chấp theo cách thức mà họ tự thỏa thuận.

Hòa giải: Có thể thực hiện bởi cơ quan hoặc tổ chức có một số chuyên gia có liên quan.

Cơ chế giải quyết bằng đàm phán hoặc hòa giải thường được thỏa thuận trong các hợp đồng xây dựng.

Trọng tài: Trọng tài được lựa chọn dựa trên tính công tâm và khách quan, với mục tiêu giải quyết nhanh chóng và hiệu quả tranh chấp, đồng thời hạn chế thiệt hại về thời gian và chi phí cho cả chủ đầu tư và nhà thầu.

Tòa án: Phù hợp khi các bên tranh chấp đều là công dân hoặc tổ chức của Việt Nam.

6. Câu hỏi thường gặp

Hồ sơ thanh toán hợp đồng xây dựng phải được lập thành văn bản?

Có. Hồ sơ thanh toán hợp đồng xây dựng phải được lập thành văn bản và có chữ ký của hai bên.

Có thể sử dụng mẫu hồ sơ thanh toán chung cho tất cả các trường hợp?

Không. Nên sử dụng mẫu hồ sơ thanh toán phù hợp với nhu cầu và điều kiện cụ thể của từng trường hợp.

Hồ sơ thanh toán hợp đồng xây dựng bao gồm đề nghị thanh toán của nhà thầu?

Có. Hồ sơ thanh toán hợp đồng xây dựng bao gồm đề nghị thanh toán của nhà thầu, trong đó ghi rõ giá trị khối lượng hoàn thành, giá trị khối lượng phát sinh, giảm trừ tiền tạm ứng, giá trị đề nghị thanh toán.

Hy vọng qua bài viết, Công ty Luật ACC đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về vấn đề hồ sơ thanh toán hợp đồng xây dựng gồm những gì?. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với Công ty Luật ACC nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.