Hồ sơ cán bộ công chức gồm những gì

1. Hồ sơ nhân viên là gì?  

 Hồ sơ công chức là văn bản pháp lý phản ánh những thông tin cơ bản nhất về công chức, bao gồm:  xuất thân, quá trình học tập,  trình độ chuyên môn, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ, năng lực,  gia đình và quan hệ xã hội của công chức, được ghi trong lý lịch, văn bằng, chứng chỉ và các  tài liệu khác có liên quan  được cập nhật trong quá trình  tuyển dụng. 

 Như vậy, hồ sơ ban đầu của công chức là hồ sơ công chức do cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức lập và xác nhận lần đầu trong quá trình tuyển dụng công chức  theo quy định của pháp luật.  

 2. Nguyên tắc quản lý hồ sơ công chức

 Theo Điều 8 Thông tư 11/2012/TT-BNV có 5 nguyên tắc quản lý hồ sơ cán bộ công chức như sau: 

 - Việc quản lý hồ sơ công chức thuộc trách nhiệm của cơ quan quản lý công chức. Nghiêm cấm phổ biến thông tin trong hồ sơ của các công chức. 

  - Việc xây dựng, quản lý hồ sơ công chức được thực hiện thống nhất, khoa học và phải phản ánh  đầy đủ, chính xác thông tin của từng công chức từ khi được tuyển dụng  đến khi thôi việc trong cơ quan, tổ chức, đơn vị nhà nước.  

 - Hồ sơ công chức được quản lý, sử dụng và lưu giữ theo chế độ tài liệu mật do Nhà nước quy định, chỉ những người được sự đồng ý bằng văn bản của tổ chức hoặc người được ủy quyền quản lý hồ sơ công chức  mới được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ  công chức.  

 - Công chức phải kê khai đầy đủ, rõ ràng, chính xác và chịu trách nhiệm về tính xác thực của các thông tin trong hồ sơ do mình kê khai, cung cấp. Các tài liệu do công chức kê khai phải được cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức kiểm tra, xác  nhận.  

 - Hồ sơ công chức phải được xây dựng, lưu trữ và lưu giữ dưới dạng tệp điện tử để phục vụ công tác quản lý, sử dụng, khai thác nhanh chóng, chính xác,  hiệu quả đáp ứng yêu cầu quản lý công chức. 

  3. Hồ sơ viên chức bao gồm những gì?  

 Thành phần hồ sơ công chức mà người được tuyển dụng phải chuẩn bị  được quy định chi tiết tại Điều 9 Thông tư 11/2012/TT-BNV  hướng dẫn  Điều 4 Quyết định 2693/QĐ-BNN-TCCB  2013 có hiệu lực  ngày 12/11/2013 như sau: 

 Thứ nhất, đối với công chức tuyển dụng lần đầu 

 - Sơ yếu lý lịch  công chức: Là tài liệu chủ yếu, bắt buộc có trong  hồ sơ của công chức, do công chức tự  khai và được cơ quan có thẩm quyền kiểm tra, xác minh, xác nhận, phản ánh toàn diện về bản thân, gia đình và các mối quan hệ  xã hội của người đó.  - Sơ yếu lý lịch của công chức, viên chức quản lý: là văn bản do công chức tự  khai hoặc  người có trách nhiệm lập từ Sơ yếu lý lịch của công chức, viên chức quản lý; bao gồm một bản tóm tắt về bản thân quan chức, gia đình và các mối quan hệ  xã hội của anh ta. 

 - Lý lịch tóm tắt: Là tài liệu được trích từ  Lý lịch của Cán bộ, công chức do cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý công chức tóm tắt, xác nhận và xác nhận. 

 - Giấy khai sinh bản chính (bản sao có chứng thực); 

 - Giấy khám sức khỏe do đơn vị y tế  cấp huyện trở lên cấp; 

 - Tài liệu liên quan đến trình độ đào tạo của công chức, cụ thể: bảng điểm, văn bằng, chứng chỉ bồi dưỡng chuyên môn, lý luận chính trị, ngoại ngữ, tin học, bồi dưỡng nghiệp vụ. 

  - Quyết định tuyển dụng hoặc tuyển chọn, tiếp nhận công chức.  

 Thứ hai, đối với công chức làm việc 

 - Các giấy tờ, tài liệu như khi tuyển dụng viên chức mới. - Bảng bổ sung Quyền hạn của cán bộ, công  chức quản lý: Bản kê khai bổ sung của công chức hàng năm hoặc theo yêu cầu. 

  - Quyết định xét điều động, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, biệt phái, nâng ngạch, nâng bậc lương, khen thưởng, kỷ luật công chức. 

  - Bản tự kiểm điểm, nhận xét, đánh giá của công chức hàng năm, khi kết thúc nhiệm kỳ, bầu cử, bổ nhiệm, giới thiệu ứng cử, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật hoặc tổng kết sau chuyến công tác,  học tập của cơ quan sử dụng công chức. 

  - Bản kê khai tài sản (đối với công chức phải kê khai tài sản).  

 - Đơn, thư kèm theo tài liệu thẩm tra, xác minh, biên bản, kết luận của cơ quan, tổ chức, đơn vị có liên quan về những vấn đề liên quan đến cán bộ và gia đình cán bộ được phản ánh trong đơn. - Các văn bản liên quan đến việc bổ nhiệm công chức (đối với công chức được bổ nhiệm giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý).  

 Trên đây là tổng hợp tất cả những giấy tờ phải có trong hồ sơ của viên chức kể từ khi viên chức được tuyển dụng lần đầu và trong suốt quá trình làm việc của viên chức, người được tuyển dụng cần lưu ý.